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Se llama tour de medios a la programación de entrevistas en distintos medios de comunicación, ya sean éstos a nivel departamental, nacional o internacional. En este curso aprenderás con pasos sencillos cómo realizar las programaciones para un tour de medios.

Dichas entrevistas son programadas para que los voceros de la empresa, institución, entidad, etc., llegue a la población a través de distintos medios de comunicación radiales, televisivos o impresos. El fin es que la información sea expandida.

Para la elaboración del tour de medios se deberá hacer una tabla que indique el nombre del vocero, su número celular, la fecha, la hora, el programa, el nombre del contacto (en la mayoría de los casos será un jefe de programación o de prensa) más su teléfono y correo electrónico. Además de una casilla para indicar si la entrevista está confirmada. Estos datos permitirán  programar un tour de medios efectivo sin choques de horario y con la respectiva confirmación tanto del vocero como del medio de comunicación.

Una vez que las casillas sean llenadas, se tendrá que llamar a cada uno de los contactos para programar las entrevistas. En algunos casos será necesario hablar con los gerentes comerciales, por lo que es recomendable contar con sus teléfonos.

Ahora bien, realiza este trabajo una semana antes de la fecha en la que se debe empezar a visitar medios de comunicación, ya que en algunos casos los jefes de programación pedirán que los vuelvas a llamar porque la agenda está llena. Esto puede demorar entre tres y cinco días.Ten un poco de paciencia no seas demasiado insistente y sé amable  a la hora de realizar la llamada telefónica.

Mientras las casillas del tour de medios se van llenando, debes ir informando al vocero sobre las entrevistas agendadas. Evita que éstas sean al medio día y fin de semanas, para no agotar al vocero. Además anota bien el horario y las fechas que el vocero destinará a las entrevistas, en muchos casos suelen suceder viajes u otras actividades imprevistas por lo que deberás llamar inmediatamente al medio para reajustar la cita.

Utiliza dos colores, uno que indique las entrevistas confirmadas y otro que resalte las que aún faltar ser confirmadas.

Una vez que el tour de medios está concluido, se sugiere programar entrevistas vía teléfono para complementar el trabajo de difusión.

Faltando un día para cada entrevista no olvides llamar tanto al medio, como al vocero para recordarle la cita programada. Asimismo, es ideal que la persona que realiza el tour de medios asista a las entrevistas. El beneficio será mutuo, porque el vocero sentirá tu apoyo y apreciará tu organización y tú ganas y mejoras tu relación con los medios de comunicación.


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