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Si el teléfono es una de las primeras y más importante herramientas de trabajo en los negocios, ¿cómo se puede trasmitir a través de él buena calidad en el servicio?

Esta interrogante tiene variadas alternativas de respuesta, no es más que aprendamos a dominarlas y conseguiremos nuestro objetivo: “conseguir un cliente o retener a los que ya tenemos”.

* Procure contestar el teléfono a más tardar después de que suene dos veces. Respire primero para iniciar su saludo así ayudará a su capacidad de concentración.
* Ponga una sonrisa en sus labios, esto hace que el tono de la voz suene más agradable.
* Sea cortés con el interlocutor. Agradezca su llamada y deséele un buen día.
* NO deje en espera por demasiado tiempo abusando de la “música de espera”.
* Hágale saber que es importante su llamada y que está haciendo su mejor esfuerzo por atenderlo.
* Tome los mensajes correctamente y de ser necesario repítalo para confirmar.
* Derive las llamadas de forma efectiva, es de muy mal gusto esperar y de paso ser atendido por alguien que no podrá ayudar.

Además de lo anterior también es importante recordar lo siguiente:

* Nunca piense que hablar es sencillo, necesariamente le faltaría ser escuchado y comprendido, es por ello que debe adaptarse a su interlocutor para poder establecer un contacto de calidad.

* Aunque usted se sienta en igualdad con su interlocutor, no se deje llevar por ello, no desperdicie ese momento; manténgase afectuoso, use fórmulas corteses y eficaces.

* Cuando usted se enfrenta a un reclamo por teléfono es menos incómodo, pero sigue existiendo la necesidad de resolver la situación; sea positivo para manejar mejor las situaciones delicadas.

* El anonimato pone cómodo y permite decir todo, pero recuerde que no se trata solamente de usted; preserve la imagen de la empresa y la suya al mismo tiempo.

* El aparato telefónico es un instrumento sencillo, pero ¿conoce usted todas las funciones de su teléfono?; adquiera o vuelva a adquirir conocimiento de su equipo para manejar mejor las situaciones.

* Aprenda el manejo de su teléfono con anticipación, no aprenda con alguien que le llama en ese momento.

* Sostenga la bocina del teléfono directamente enfrente de su boca, ya que se necesita más claridad que cuando se habla en persona.

* Trate de que no se le caiga el teléfono, póngalo en un lugar seguro para evitar ruidos innecesarios.

Algunos consejos más a tomar en cuenta:

- Identifíquese al contestar el teléfono y agradezca la llamada.
- Evite interrupciones al hablar por teléfono, la persona con quien habla merece toda su atención.
- No lleve dos conversaciones al mismo tiempo.
- Asegúrese de poner en espera al que llama antes de discutir una situación de trabajo con alguna otra persona.
- No coma ni beba mientras está hablando. Si tiene la boca llena cuando suene el teléfono, termine de comer y espere algunos segundos antes de contestar.
- Si tienen a varias personas en espera, recuerde las prioridades y tome nota para no repetir las preguntas o el motivo de cada llamada.
- Si va a ausentarse de su escritorio, encargue a alguien la atención de su teléfono para que le transfiera la llamada o le tome los mensajes. Si su ausencia será prolongada desvíe las llamadas al teléfono donde va a estar.

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