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Te presentamos un curso en el cual abordaremos un tema que debe ser tratado con mucha importancia;  ya que tenemos la idea preconcebida en la que vemos a la Secretaria como una simple ayudante en la oficina; pero si usted piensa detenidamente, es la parte principal y fundamental en una oficina. Existe un dicho muy común “detrás de un gran hombre, existe una gran mujer” y ahora aplíquelo a este campo “detrás de un gran jefe, existe una gran Secretaria” o secretario, porque aunque siempre asociamos esta profesión con la mujer, esta es una profesión también asumida por hombres, que de igual manera desempeñan las mismas funciones.

Conoce algunos consejos y conceptos básicos de lo que significa ser una secretaria eficiente.

Para introducirnos al tema explicaremos cual es el significado de la palabra Secretaria, esta deriva del Latín Secretarius que significa: “persona que se hace depositaria de un secreto”, aplicaremos este concepto a la parte subjetiva de ser una Secretaria Eficiente; en este aspecto la buena Secretaria, debe saber escuchar al Jefe en los momentos en los que no se encuentra dando las directrices de la oficina, más bien en su vida personal.

La sensibilidad humana nos indica que el Jefe también es humano; por lo tanto también tiene sus propios problemas personales; que por las circunstancias en las que se encuentra la Secretaria, en la mayoría de los casos se hace parte de la vida personal del Jefe, conoce mejor que los otros empleados: a la esposa/o, a los hijos, a los amigos, compañeros de trabajo y hasta compañeros del colegio, conoce a los padres, etc.

La Secretaria se convierte en el nexo entre el Jefe y su entorno personal.  Este hecho ocasiona que siempre mantenga una conversación con su entorno y por ello conoce detalles de su vida que deberá mantener en “Secreto” y no divulgarlos en la oficina.

La relación entre el Jefe y su Secretaria van más allá de conocer al entorno personal, debe conocer sus gustos, como ser: que le gusta tomar al llegar a la oficina, que colores de camisa le gustan, si le gusta que los ambientes estén iluminados, que le gusta comer, que horarios acostumbra a descansar, cuando es oportuno pasarle una llamada, hasta cuando está de buen humor o mal humor, cuando está triste y cuando está feliz, cuales considera que son fechas importantes para su vida, cumpleaños, aniversarios, etc., etc.

Viendo el lado objetivo de una Secretaria, veremos cuáles son las funciones y que requisitos debe reunir una Secretaria para llegar a ser Eficiente. Con relación a sus funciones, tenemos las siguientes:

-          Una Secretaria es la persona que se encarga de recibir, redactar, clasificar y archivar la correspondencia de su Jefe o de la oficina en general.

-          Debe atender las llamadas telefónicas, tener la destreza en el manejo de la tecnología informática, en el manejo de paquetes de computación, centrales telefónicas, y otros aparatos modernos que se usen, para ello debe actualizarse en esta área constantemente, tomando cursos cada vez más avanzados.

-          Debe llevar adelante la agenda del Jefe, administrar y planificar sus horarios, coordinar sus reuniones, sus salidas, temas que debe enfocar y sobre todo estar informándole sobre estos puntos constantemente.

-          Entre sus funciones también están las de custodiar y ordenar los documentos de una oficina, responder los correos electrónicos, recibir las visitas, coordinar pagos y cobros.

-          Una Secretaria debe ser Estratega al administrar sus funciones y planificar su trabajo.

-          Debe saber cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa en general.

-          Informar sobre los problemas, quejas, reclamos, que conoce de sus colegas de trabajo y evitar que existan conflictos sociales.

Como parte de los requisitos que debe reunir, tenemos que una Secretaria debe ser:  Proactiva, debe generar confianza, seriedad, ser de buen trato hacia las personas que la rodean; debe tener el conocimiento, habilidades y destrezas en las interrelaciones humanas; debe tener disponibilidad horaria, debe tener personalidad, conducta intachable, comportamiento adecuado; debe tener una vestimenta recatada y adecuada, alta autoestima, ser humilde, paciente, servicial, debe capacitarse constantemente, en talleres, cursos, seminarios; y sobre todo ello debe tener una actitud positiva que influya en sus propias funciones y en las de su Jefe, estar consciente  cada día de que es el pilar fundamental en su oficina, y que es de quién depende que el Jefe sea un buen Jefe.


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2 opiniones de Ser secretaria. Consejos para ser eficiente

Valoración usuarios: 9,50/10

Sobre: Ser secretaria. Consejos para ser eficiente- 05/01/2012
Todos los consejos para ser una secretaria eficiente están muy bien,a primera leída de alguien sin experiencia asusta un poquito, pero a pesar de tener que estar tan comprometida/o con la vida del jefe y su Empresa, no debe... leer más »

Ha sido útil para 7 de 8 alumnos

  
Muy bueno
10/10

Sobre: Ser secretaria. Consejos para ser eficiente- 19/12/2011
excelentes recomendaciones, me han servido mucho ya que abarca los puntos claves para ser una buena secretaria

Ha sido útil para 1 de 1 alumno

  

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