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Una vez se haya terminado la implementación de un sistema de gestión de la calidad en una organización, el siguiente paso es considerar la certificación del sistema ante un organismo de certificación acreditado.

Existen varios organismos de certificación que ofrecen este servicio. Algunos organismos tienen más trayectoria y experiencia que otras, pero el certificado que emiten tiene la misma validez internacional. En Bolivia, el organismo nacional acreditado es INBORCA (Instituto Boliviano de Normalización y Calidad).

No existe obligación que una organización certifique su sistema de gestión de la calidad, pero si existe la necesidad de demostrar a las partes interesadas (clientes, proveedores, sociedad), de que se ha implementado y se mantiene un sistema de gestión de la calidad, entonces la certificación es pertinente. A continuación, se muestra una descripción de los pasos necesarios para lograrlo.

Antes de hacer la solicitud de certificación, es importante que el sistema de gestión de calidad haya estado en funcionamiento por lo menos durante 6 meses. De esta forma, los procedimientos e instructivos habrán sido aplicados y entendidos por las personas. Además, durante este tiempo el sistema habrá generado una buena cantidad de registros, los cuales son la muestra que el sistema de gestión de la calidad está en funcionamiento. Durante este periodo se hacen también las mejoras que sean necesarias al sistema.

Cuando se lleve a cabo la certificación, el auditor revisará el sistema bajo el principio de “lo que ha pasado”, no de “lo que va a pasar”, por lo tanto es muy importante contar con registros suficientes para demostrar lo que se hizo.

Por lo general el proceso de certificación sigue la siguiente secuencia:

La organización realiza una solicitud formal ante el organismo de certificación. Adjunta a la solicitud se incluye una descripción de las actividades empresariales que realiza la organización, los productos y/o servicios que produce, la cantidad de personal que trabaja, la(s) ubicación de las instalaciones, y cualquier otra información que se crea importante.

Seguidamente, el organismo de certificación revisa el manual de la calidad. Con esto se busca conocer la forma en que la organización cumple cada uno de las clausulas de la norma.

Cuando se encuentren deficiencias, el organismo de certificación informará donde se necesitan hacer correcciones. En algunos casos, será suficiente hacer algunas correcciones al manual de la calidad, pero también puede ser necesario escribir un procedimiento nuevo o modificar uno existente. Luego se vuelve a revisar el manual de la calidad.

Posteriormente, el organismo de certificación puede realizar una verificación de pre-evaluación o realizar la auditoría de certificación.

Durante la auditoria de certificación, el auditor utilizará el manual de la calidad y los procedimientos para revisar el sistema de gestión. La auditoria consiste en revisar procedimientos, registros, preguntas al personal que trabaja para la organización y cualquier otra evidencia objetiva que demuestre que lo que dice el manual de la calidad y los procedimientos es lo que en la realidad sucede.

Cuando el auditor encuentre inconsistencias (llamadas no conformidades), se procede de acuerdo a la gravedad de la inconsistencia. Si la no conformidad es mayor, se puede incluso detener la certificación. Si la no conformidad es menor, se puede expedir el certificado con la aclaración de que se corregirán las deficiencias encontradas, en la auditoria de seguimiento.

Cuando se entrega el certificado, el organismo certificador indica las fechas para las auditorias de seguimiento para el periodo de tiempo que el certificado tiene validez. Las auditorias de seguimiento se realizan por muestreo, o sea que se audita solamente parte del sistema.

En el caso de encontrar no conformidades en la auditoria de seguimiento y no se corrijan en las fechas indicadas, se puede llegar a cancelar el certificado.

Estos son todos los pasos durante el proceso de certificación de una organización por un organismo certificador.


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