Curso: Redacción para administrativas

2. La comunicación escrita - Proporcionar información

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Entre las diferentes tareas que tengas que realizar, tal vez una de ellas sea el tener que proporcionar todo tipo de informaciones a los visitantes, a las personas que llaman por teléfono o a los mismos compañeros. Puede ser que tengas que decir a una persona que no está familiarizada con la estructura del edificio cómo encontrar un despacho particular, o explicarle cómo puede llegar desde la estación, en coche etc. Puede que tengas que enseñar a otras personas de la plantilla cómo hacer una cosa, por ejemplo cómo utilizar una fotocopiadora o explicarle el funcionamiento de la caja.

El problema a la hora de suministrar este tipo de información está en que olvides un detalle esencial. Es difícil ponerse en el lugar de alguien que no está familiarizado con lo que estás describiendo; en este caso, también te ayudará el elaborar un plan con antelación.

-Asegúrate de que los detalles están claros

-Ten a mano cualquier documentación que necesites consultar

-Da los detalles con un orden lógico

-Si estás dando instrucciones para el uso de un equipo, cerciórate de que cualquier cosa que necesites este disponible y en funcionamiento

Cuando des indicaciones o instrucciones:

1.Comprueba que has captado la atención de la persona a la que prestas ayuda.

2.Transmite la información en palabras y expresiones precisas y apropiadas del oyente.

3.Desarrolla la información cuidadosamente para que el oyente tenga tiempo suficiente para captar cada detalle.

4.Si estás demostrando el funcionamiento de un equipo, será mejor que separes la explicación de la acción para evitar confusiones.

5.Invita al oyente a comprobar o repetir la información para asegurarte su comprensión.

Puede que, en algunos casos, tengas que entregar información escrita para acompañar o confirmar tus indicaciones o instrucciones.