Curso: Redacción para administrativas

19. Tipos de cartas - Boletines de garantía (I)

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Indican el envío de la garantía de una máquina, por ejemplo. Son escritos breves que suelen acompañarse del certificado de garantía.

También hay empresas que envían cartas avisando a su cliente de que el plazo de garantía del objeto en cuestión ha finalizado.

Este tipo de correspondencia se lleva a cabo tanto entre empresas como entre una empresa y un particular.

Informes.- El informe se utiliza para conseguir noticias acerca de un suceso, negocio o persona. En un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial, pues normalmente una empresa necesita información sobre otra antes de llevar a cabo un negocio conjunto.

Según el contenido del informe podemos distinguir varios tipos:

1.Informes personales: una empresa solicita a otra información sobre una persona en concreto a la que , normalmente, piensa contratar. La firma interesada se dirigirá a la remitida para que le informe sobre la capacidad de trabajo de la persona en cuestión.

El encargado de redactar el escrito se respuesta debe hacerlo con la mayor objetividad y veracidad. No debe reflejar para nada su opinión personal, sino que debe ceñirse a los datos que se le solicitan. Tanto si el informe es positivo como negativo debe realizarse con concisión - es preferible no comprometerse demasiado y enviar tan sólo los datos precisos.

Si es usted la empresa que solicita recuerde que la información que reciba es totalmente confidencial y debe mantenerse con la mayor reserva y discreción.

2.Informes comerciales: cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya comerciado anteriormente.

En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en los negocios, personal que la configura, comportamiento comercial, etc.

No es aconsejable incluir en la respuesta observaciones u opiniones personales pues pueden influir en el resultado final del acuerdo al que quieren llegar las empresas.

La firma que responda a una solicitud de informes comerciales no debe comprometerse en ningún momento, por lo que sugerimos sea conciso/a contestando tan sólo a aquella información que se le pide.

Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes que envía la empresa interesada junto con una breve carta de presentación. La casa que recibe el formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo remite a la empresa interesada.