Curso: Redacción para administrativas

16. Tipos de cartas - Órdenes de pedido

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Las cartas u órdenes de pedido sirven para que una empresa que ha entrado en tratos con otra le realice un encargo de compra.

Por este motivo es muy importante redactar el escrito con la mayor claridad y precisión, pues de esta forma se evitarán errores y equívocos que obligarían a demorar la entrega.

No se trata de un estilo de carta de párrafos largos, sino todo lo contrario. Comienza con una introducción -del tipo "Les ruego me envíen"- y a continuación se detalla, al máximo, el género que se desea adquirir.

Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas:

- Datos del comprador y del vendedor

- Métodos de transporte

- Fecha en la que debe hacerse la entrega

- Forma de pago y los términos (bonificaciones, descuentos)

- Detallar al máximo el género (cantidad, modelo, referencia).

- Posibilidad o prohibición de fraccionar los envíos

Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso en forma de orden de pedido. De esta forma el mecanógrafo ahorra mucho tiempo, pues tan sólo ha de rellenar los espacios vacíos del formato del impreso con los datos necesarios.

En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para realizar una acción de este tipo debe hacerlo con la mayor brevedad, pues sino causará molestias a la firma que debía enviar la mercancía.

La mayoría de las veces se cancela por teléfono por ser mucho más rápido. La empresa enviará una carta de contestación se que el pedido ha sido anulado.

Una vez que la empresa recibe la orden de pedido envía una carta en respuesta a la firma remitente. A dicho escrito se le conoce como "Aviso de envío".