Curso: Redacción para administrativas

1. La comunicación escrita

Capítulo siguiente: 2 - La comunicación escrita - Proporcionar información

Le sorprenderá, seguramente, que exista la necesidad de estudiar la comunicación oral. Aprender a hablar es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada día en nuestra vida. Puesto que gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente, será necesario que los diálogos, mensajes, preguntas e instrucciones, en general, toda la información que se intercambia con otras personas sea clara, segura, comprensible y cortés.

Es evidente que los modos y costumbres son ahora menos formales. En muchos centros de trabajo los compañeros se llaman entre sí por su nombre de pila, y algunos proveedores, clientes y personal en general, pueden también adoptar esta práctica. De este modo, poco a poco, se va produciendo una relajación en el tipo de lenguaje empleado, con un aumento en el uso de frases coloquiales, expresiones corrientes como las que se utilizan en los ambientes familiar o de amigos.

Sin embargo, a algunas personas puede no gustarles ese tipo de trato y debemos tener el tacto suficiente para reconocer este tipo de situaciones. Deberemos por tanto mantener un tono agradable y cordial en las conversaciones, tomando ejemplo de sus superiores y compañeros más experimentados, que conocerán mucho mejor las costumbres de la empresa, hasta que haya adquirido la confianza suficiente para desarrollar su estilo personal. Obviamente, no se trata de ser impersonal, pero no hay que olvidar que no podemos arriesgarnos a causar ningún tipo de incomodidad.

La recepción.- Cualquiera que sea la localización de tu empresa y el tipo de servicio que se realice, tendrás que ser capaz de tratar con eficacia las visitas personales. En las grandes empresas, especialmente en aquellas en las que la seguridad es un factor importante, posiblemente exista un procedimiento fijado en el que participas cuando recibes visitas personales. Puede ser una parte de tu trabajo explicar y poner en marcha el procedimiento con tacto para evitar inconvenientes o contratiempos con los visitantes.

Tal vez tengas que disculpar el retraso de tu jefe. En este caso, o si la visita llega demasiado pronto, puede que debas entretener al visitante. Evita conversaciones sobre cuestiones espinosas tratando de no aparecer como una fuente de información confidencial o un chismoso/a. En algún caso tu jefe puede pedirte que actúes como sustituto cuando él no esté disponible.

Puedes encontrar problemas cuando se presente una visita que no ha sido citada. Tendrás que utilizar todo tu tacto si quieres evitar que la persona se sienta ofendida cuando tu jefe no puede atenderla. Dependiendo de las circunstancias y del conocimiento de la empresa, puedes hacer lo siguiente:

-Invitarle a esperar

-Sugerirle una fecha para una cita futura

-Intentar atenderle uno mismo

-Buscar otro miembro de la plantilla que pueda atenderle

Obviamente, hay que evitar dar la impresión de que la visita no es bienvenida o resulta incómoda, y, si aún así, el individuo se enfada e insiste en ver a alguien para emitir una queja, debes asegurarte que en ningún momento es mal atendido.

Sin embargo, hay circunstancias en las cuales tendrás que desembarazarte de una visita. Debes entonces, mostrarte firme, aunque sin abandonar los buenos modales. Te encontrarás también con situaciones en las que tu jefe tiene que ser rescatado.