Curso: Gestión documental en la oficina

6. ¿Cómo registrar correspondencias?

Capítulo anterior: 5 - ¿Cómo registrar la documentación?
Capítulo siguiente: 7 - ¿Cómo registrar los gastos?

Vamos a enseñarle una forma de registrar sus correspondencias, la cual podría ser la adoptada por su Organización, o bien podría ser modificada a su conveniencia. Solo recuerde que es necesario registrar las correspondencias para poder archivar y llevar el Control.

Siga los pasos descritos a continuación.

1.- Establezca una codificación que se adapte a su Organización.

2.- Forme una codificación para los tipos de documentos. (Ver pasos 1 y 2 del apartado: ¿Cómo registrar la documentación?)

3.- Escriba una codificación para relacionar el medio o envió de la correspondencia recibida o enviada. Puede ser la mostrada en la Tabla 4.

4.- Escriba una codificación para relacionar el tipo de clientes internos y externos que tiene su Organización. Podría ser la mostrada en la Tabla 5.

5.- Relacione en un formulario, el cual podría ser en Excel, los siguientes campos señalados a continuación:

Veamos el formulario resultante.

Del formulario ejemplo, podemos decir del código: CRCAR03-001, que se Recibió una CARta de un Cliente, (CAN=CANTV), la Evaluación de Registro de Proveedores.

Por otro lado, podemos decir -siguiendo el ejemplo- que en ese mes solo recibió una cotización a través del Fax, registrado: CRCOT03-001, para un despacho de productos.

No se preocupe si al principio el resultado del código es un poco complicado, de seguro al término de días ya se habrá acostumbrado.

Seria recomendable que el correlativo sea llevado por año.

Recuerde que cada Organización tiene su manera de llevar sus documentos, cuando se trate de Circulares, Memos, Cartas, etc., el documento respuesta, debe hacer mención y estar relacionado al respectivo documento emisor ya sea interno o externo.

Tenga en cuenta, para los casos de entes gubernamentales, que a través de comunicados como Gacetas Oficiales, podrían indicarle a su Organización la manera cómo debe registrar y llevar sus Documentos, Correspondencias, etc.

Una última recomendación, el registro de Correspondencias debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organización.

En el próximo capitulo comenzaremos a registrar los gastos.