Curso: Gestión documental en la oficina

4. Clasificación de documentos

Capítulo anterior: 3 - Elementos esenciales
Capítulo siguiente: 5 - ¿Cómo registrar la documentación?

Ahora veremos una clasificación de documentos, los cuales puedes ser los usados para su Organización.

Cabe señalar que además de los elementos indicados, deben contener los Elementos Esenciales, señalados anteriormente, es decir: Índice, Introducción, Fuentes bibliográficas o Referencias, Conclusión, Anexos.

Informe Técnico

Exposición de motivos.
Despliegue de eventos ejecutados o por realizar, que evidencien la elaboración de un proyecto que cumpla o puedan llegar a cumplir con objetivos propuestos.

Metodología.

Breve descripción del diseño y de la Técnicas de recolección de información, y de Análisis. Presentación de la Población y Muestra. Si es trabajo de campo señalar, entre otros: Estudio previo, Equipo de trabajo necesario (grabadoras, cámaras fotográficas, filmadoras, etc.), Elaboración del informe del trabajo de campo, Estimación del personal necesario y costos.

Cursos, Seminarios, Charlas, Otros.

Invitación.
Exposición de motivos.
Certificado (fotocopia al concluir).

Instructivos

Normas, uso y distribución.
Descripción de campos.

Manual de Organización

- Breve reseña histórica
- Visión
- Misión
- Organigrama estructural
- Descripción de funciones y responsabilidades
- Normas, Políticas, Objetivos

Manual de Calidad

- Mapa de proceso general.
- Respuestas a cada una de las exigencias de la norma base, a saber ISO: control de documentos, información de cada uno de los procesos, validación de los procesos de las operaciones de producción y de servicio, auditoria interna, acciones correctivas, acciones preventivas, instalación de equipos

Manual de Usuario

- Navegación de la Aplicación: entrada a la aplicación, elementos para navegar, pantalla del sistema, barras, teclas y botones usadas en el sistema, visión general de la aplicación o sistema, salida.
- Descripción de los Módulos
- Errores.

Propuesta, Presentación de un Proyecto

- Justificación.
- Desarrollo o propuesta
- Cronograma de actividades.
- Anexos

En los próximos capítulos comenzaremos a registros de datos.