Curso: Gestión documental en la oficina

3. Elementos esenciales

Capítulo anterior: 2 - Normas, usos, distribución (continuación)
Capítulo siguiente: 4 - Clasificación de documentos

El mínimo de elementos que debe contener un documento, ya sea para registrar la parte administrativa, como lo referente a la prestación del servicio se menciona a continuación. Cabe mencionar que algunos elementos señalados, están descritos en acción futura, esto es a lo que se refiere debe tener, pero si el documento es un producto, deberá pasar la acción en pasado.

Índice o Sumario.

Contenido del documento a presentar expresado en términos de descripción -títulos- y número de la página (opcional).

Introducción. (Opcional)

Breve descripción sobre el contenido del documento. Debe indicar claramente el tema a tratar (objetivo), así como también, a quien está dirigido y en qué forma está estructurado. Puede hacer mención a antecedentes, así como también, reseñar el aporte -valor agregado- o contribución, a que se llegará con la presentación de dicho documento.

Fuentes bibliográficas o Referencias. (Cuando amerite)

Contenido de todas aquellas citas bibliográficas las cuales sustentaron la elaboración del documento. Debe mencionar: autor, título, lugar, año.

En la bibliografía se registrarán las obras que tratan el tema, implícita o explícitamente, no es recomendable citar obras de cultura general, como enciclopedias, diccionarios, etc.

Desarrollo.

Desarrollo del documento (ver Clarificación)

Conclusión. (Opcional).

Resultado al cual se pudo llegar con el desarrollo del tema presentado.

Anexos. (Opcional).

Contendrán todos aquellos instrumentos, gráficos, cuadros, actividades, etc., los cuales sustentaron la elaboración del documento y que ilustran el mismo.

En el próximo capitulo veremos la clasificación de los documentos.