Curso: Gestión documental en la oficina

2. Normas, usos, distribución (continuación)

Capítulo anterior: 1 - Documentos en la organización
Capítulo siguiente: 3 - Elementos esenciales

Manuales, procedimientos, instructivos.

Normas:
1.- Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro previa autorización del Personal Directivo.
2.- Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales en los casos que así se requieran.
3.- Cada Supervisor que reciba un manual, Instructivo, Procedimiento, deberá dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento.
4.- Las observaciones producidas por la aplicación de los mismos, deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor.
5.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos.
6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción que lo requiera.
7.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos actualizados, de acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se hagan.

Usos:
1.- Procedimientos, normas, relacionadas con el área de prestación de servicios de la Organización, los cuales deben ser formar parte de la documentación de la misma.
2.- Resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros del área en cuestión.

Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.

Memorando.

Normas:
1.- Tienen carácter de comunicación formal entre una Línea de mando a otra; en consecuencia, serán emitidos por los Supervisores o representantes de la Línea.
2.- Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá referirse a la codificación del Memorando que se va a contestar.

Usos.
1.- Instruir o informar dentro del área de actividades de cada funcionario sobre actividades específicas, de acuerdo a las atribuciones señaladas a cada quien y dentro de las normas y disposiciones vigentes sobre la materia.
2.- Llamar la atención o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias originadas por las actividades normales.
3.- Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes interesadas.
4.- Cualquier información de la que se desee dejar constancia escrita.

Distribución.
Entre las partes.

En el próximo capitulo veremos el mínimo de elementos que deben contener los documentos.