Curso: Gestión documental en la oficina

14. Manual para oficina

Capítulo anterior: 13 - Archivo físico y electrónico

Una Organización es dinámica, por lo que siempre debe registrar cualquier tipo de información inherente al manejo de Oficina que pueda serle útil.

Utilidad de este Manual.

Recuerde que la documentación es necesaria en toda Organización y la actualización de la misma es fundamental.

La responsabilidad de conducir la Oficina siempre se estila que sea llevada por una Secretaria, pero cuando no esté presente, cualquier personal de la Organización, puede registrar y archivar correspondencias, documentos, atender y registrar llamadas, atender a un Cliente o Proveedor, etc.; aun así, recuerde que luego debe comunicar a la Secretaria o persona responsable.

La información contenida en este Manual puede serle de utilidad al momento de elaborar un Manual de Normas y Procedimientos, o servirle de referencia para un Manual de Calidad, de Organización, o de Seguridad Industrial.

Índice y contenido.

A continuación le sugerimos el índice para el desarrollo de este Manual:

Capitulo I: Manejo de la oficina.
1.- Registro de documentos.
2.- Registro de correspondencias.
3.- Registro de proyectos.
4.- Archivo de documentación.

Capitulo II: Normas y Procedimientos.

A continuación, algunas sugerencias para Normas y Procedimientos.

- Normas y políticas de la Organización respecto al uso de Uniformes, carnet.
- Uso de teléfonos, impresora.
- Cualquier norma o procedimiento respecto a la recepción de Clientes, Visitantes, Proveedores.
- Uso del papel reciclable.
- Cruz Roja.
- Plan de Evacuación.
- Uso de la Cartelera como medio de comunicación.

El encabezado del Manual puede ser similar al mostrado a continuación:

El ejemplo del Encabezado mostrado, le dice que es un Documento no confidencial (NC), la letra I, luego de la Fecha, le indica que es una versión inicial; cuando sea actualizado, coloque la letra A luego de la fecha. Si coloca CC en el campo copia, debe indicar el número en el campo Número, de lo contrario coloque NC.

Este método empleado podría ser la adoptada por su Organización para la elaboración de sus documentos, o bien podría ser modificado a su conveniencia.