Curso: Gestión documental en la oficina

1. Documentos en la organización

Capítulo siguiente: 2 - Normas, usos, distribución (continuación)

Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio.

En este apartado definiremos algunas normas, usos, y distribución para un tipo de documentos. Veremos también el mínimo de elementos que deben poseer otros tipos de documentos.

Estos documentos, así como: las normas, usos, distribución y elementos, podrían ser los adoptados por su Organización, o bien ser adaptados a conveniencia.

Normas, usos, distribución.

Circular.

Normas:
1.- Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se establezcan a través de ella, tendrán carácter de obligatoriedad para todo el personal.
2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deberá indicar el período de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicación, se anulará oportunamente mediante la emisión de una Circular que haga referencia a la Circular que se anula.
3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisión en cuanto a su cumplimiento y por el control de archivos de las mismas.

Usos:
1.- Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal.
2.- Hacer del conocimiento del personal las políticas adoptadas por la presidencia.
3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.

Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.

Notificación.

Normas:
1.- La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.
2.- Será emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.

Usos:
1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.
2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
3.- Noticias e informaciones de interés para la Organización.
4.- Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros.
5.- Nombramientos de funcionarios.

Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.

En el próximo capitulo continuaremos con mas sobre normas y usos de documentos.