Curso: Desarrolle sus habilidades directivas

15. Gestión del tiempo - Encauzar reuniones

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En la siguiente unidad didáctica le explicamos una serie de técnicas que emplean diversas empresas para mantener las reuniones dentro del cauce establecido. Cada técnica tiene una efectividad distinta según el propósito del grupo, la frecuencia de las redacciones, y la historia del grupo:

1) En el caso de los grupos en los que los participantes han sido entrevistados y el programa repartido por adelantado, los participantes cronometran a menudo sus comentarios para que encajen dentro del tiempo asignado al asunto.

2) Algunos grupos tienen un cronómetro a la vista de todos los participantes para animarles a ser breves en sus comentarios. Otros se reúnen en una habitación con un reloj de pared a plena vista.

3) En algunos grupos, el director de la reunión anuncia al próximo conferenciante y el tiempo que se va a dedicar al tema a tratar según el programa.

4) En algunos grupos, los participantes distribuyen circulares con los resúmenes de sus comentarios, gráficos o demostraciones ilustradas de las cuestiones que quieren exponer.

A continuación le citaremos otras ideas para mantener las reuniones dentro de su cauce:

1) En algunas reuniones, a los participantes se les pide que se pongan en pie cuando hablen. Esto tiende a limitar el tiempo de su discurso, porque la mayoría de las personas prefieren quedarse sentadas. Hay algo en el hecho de ponerse de pie para dirigirse a un grupo que infunde miedo en los corazones hasta de los profesionales más curtidos.

2) Las reuniones pequeñas, de 18 personas o menos, se suelen celebrar en torno a una serie de mesas puestas juntas o de una mesa circular. De este modo, si las personas se ponen de pie para hablar o si hablan desde sus asientos en lugar de dirigirse a un extremo de la habitación, se ahorrará mucho tiempo.


Consejo.- Si alguien no puede asistir a la reunión, pídale que resuma en un párrafo o dos lo que le hubiese gustado decir. Luego puede dar lectura a este párrafo ante el resto del grupo.