Curso: Desarrolle sus habilidades directivas

14. Gestión del tiempo - Encauzar reuniones

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Un buen programa, ordenado de la mejor manera posible y con estimaciones del tiempo destinado para cada asunto a tratar, constituye la fórmula ganadora para que las reuniones no se salgan de su cauce. A veces se puede originar una discusión, y un tema puede acabar necesitando el doble de tiempo del que se le había asignado. A menudo, sin embargo, los participantes lo compensan siendo más breves en otros temas.


Consejo.- Cuando los participantes conocen por adelantado el tiempo asignado a cada tema, la mayoría hace lo que puede para respetar ese tiempo.
El director de la reunión o líder del grupo va siguiendo el programa, obteniendo la participación de los responsables de cada tarea según lo previsto. Luego se anima a otras personas a participar, una vez que el responsable de la tarea haya acabado con su aportación. Cada tema del programa se discute. Los participantes conservan en sus mentes las siguientes preguntas:

-¿Cuál es el tema específico que se está discutiendo?

-¿Qué pretende el grupo al discutir este tema?

-¿Qué acción se necesita llevar a cabo para manejar el asunto?

-¿Quién va a actuar?

-¿Qué recursos son necesarios?

-¿Cuándo se resolverá el asunto?

-¿Cuándo discutirá el grupo los resultados?

Una vez contestadas satisfactoriamente estas preguntas, el grupo pasa al asunto siguiente.

Pero hay que tener en cuenta que no todos los asuntos requieren la contestación de todas estas preguntas. A veces, un elemento del programa simplemente constituye un anuncio o un informe que se da al grupo, y que no necesita una discusión ni una participación a cambio. A veces, el asunto consiste en una mera sesión informativa, porque ya ha sido resuelto.