Curso: Conocimientos básicos de contabilidad

6. Documentación Mercantil

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Como ya se ha dicho, uno de los elementos principales en el ingreso de información al sistema contable, es la documentación que sirve de respaldo de la exactitud de los hechos económicos.

1. Cheque:

El Cheque es un documento que contiene una orden incondicional de pago, dada por una persona (Librador), a una Institución de crédito (Librado), de pagar a la vista, a un tercero o al portador (Beneficiario), una cantidad de dinero determinada en el documento.

Los requisitos del cheque son:

- Debe contener la mención de ser cheque insertada en el documento.

- Debe aparecer en el documento el lugar y fecha de emisión.

- Debe haber una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero.

- Debe anotarse el nombre del librado.

- Y, para certificar esta autorización de pago, el librador debe firmar.

Los tipos de cheques más importantes son:

a. Cheque Cruzado:

Cheque nominativo(debe contener a qué nombre ha sido emitido) cruzado en su adverso por dos líneas paralelas las cuales indican que ese cheque sólo puede ser cobrado por otra institución de crédito.

Cheque cruzado general: entre ambas líneas no se anota la denominación de ninguna institución de crédito y puede depositarse en cualquier banco.

Cheque cruzado especial: Entre las líneas que cruzan el cheque va el nombre de una institución de crédito y solo puede cobrarse por ésta.

b. Cheque por Caja.

Es un cheque que puede ser nominativo o no, pero se cobra y cancela por el banco de inmediato en efectivo.

2. Factura

Es un documento que el vendedor entrega al comprador detallando las mercaderías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

En la factura aparecerán características del producto vendido como:

- Cantidad y descripción.

- Precio unitario.

- Valor Neto

- Impuesto al Valor Agregado

- Valor Bruto

- Condiciones de venta.

Además, la factura debe contener ciertos datos relacionados con el vendedor, las cuales se encuentran determinadas por el Servicio de Impuestos Internos, las más importantes son:

- Nombre o razón social del vendedor.

- Rol Único Tributario.

- Giro.

- Dirección y Teléfono.

- Nota de débito.

Es un documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.

En general la nota de débito se utiliza en las operaciones comerciales cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se cargan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

 AEA242 - Contabilidad I 16

Nota de crédito

Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.

Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.