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Capýtulo 15:

 Copiar estilos en Word

Ahora tenemos abiertos los siguientes documentos:

ð Documento de práctica

ð Documento2

ð Documento3-Portada de Fax

Los cuales han utilizado, respectivamente, las siguientes plantillas:

ð Normal

ð Normal

ð Fax intermedio

En este mismo capítulo, hemos creado dos estilos nuevos: "Apartado" y "Elemento", los cuales pertenecen al documento "Mi primer documento". Si, a partir de ahora, quisiéramos utilizar estos estilos en todos los documentos que se creen con la plantilla Normal, lo mejor sería que esos dos estilos formasen parte de esa plantilla.

Para hacer que un estilo personal forme parte de una plantilla, utiliza la siguiente secuencia:

1.  Muestra en la ventana el documento que contiene los estilos (haz clic sobre el icono Documento de práctica en la barra inferior de la ventana).

2.  Haz clic en el Botón Office. Ve al final y elige Opciones de Word. Pulsa en la ficha Complementos. Aparece un nuevo cuadro de diálogo en el que tienes el desplegable Administrar, pues bien, elige en él Plantillas y pulsa el botón Ir.

3.  En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en el botón Organizador.

4.  En el cuadro de diálogo Organizador que se muestra (figura 9.5), localiza en el cuadro desplegable izquierdo que comienza por En... el nombre de uno de los estilos que deseas copiar y haz clic sobre él.

estilo

Figura 9.5. Cuadro de diálogo Organizador

5.  Haz clic en el botón que hay en medio del cuadro de dialogo llamado Copiar.

6.  Una vez veas el estilo en el cuadro desplegable derecho que comienza por A..., repite los dos pasos anteriores si deseas copiar otros estilos.

7.  Cuando hayas finalizado haz clic en el comando Cerrar del cuadro de diálogo Organizador.

Lo que has hecho ha sido copiar en la plantilla Normal los estilos que has creado tu mismo. En nuestro caso, el cuadro de diálogo Organizador muestra tanto los estilos del documento que tienes activo, como los estilos de la plantilla a partir de la cual se ha creado el documento. Observa que en el cuadro Estilos disponibles en que hay bajo los cuadros que comienzan por En... y por A..., se muestra el nombre del documento y la plantilla.

Tenemos un documento nuevo llamado "Documento2" y entre sus estilos no están ninguno de los que hemos copiado en la plantilla Normal. Esto se debe a que este documento ya existía antes de que se hubieran copiado en la plantilla Normal los dos estilos. Crea otro documento con la plantilla Normal (haz clic en el Botón Office elige Nuevo. y luego pulsa el icono Nuevo documento en blanco), y comprueba en el grupo Estilos de la cinta de opciones que ya aparecen en la Galería de estilos rápidos los cinco estilos "tradicionales" de la plantilla Normal y los dos que has copiado.

Si quisieras que el documento "Documento2" tuviera estos dos estilos, ¿sabrías la forma de hacerlo? Para ello, puedes utilizar la anterior secuencia teniendo en cuenta lo siguiente:

ð Debes activar el documento "Documento2" en lugar del ­documento "Mi primer documento".

ð En el cuadro de diálogo Organizador deberás seleccionar los estilos en el cuadro de la derecha (observa como las palabras En... y A... que estaban a la izquierda y derecha respecti­vamente se intercambian, así como la flecha del comando Copiar).

ð Selecciona en el cuadro de la derecha (En Normal.dotx) cada nombre de estilo y haz clic en Copiar para que se añadan a Documento2.docx)

Ahora ya tienes en "Mi primer documento", "Documento2" y en la plantilla "Normal" los estilos "Apartado" y "Elemento".

Hasta ahora has copiado estilos entre documentos y la plantilla Normal. Otra ­acción que te puede interesar hacer es copiar en un documento algún estilo que tenga otro documento como estilo propio.

En nuestro caso, vamos a copiar  "Mi primer documento" el estilo "Organización" del documento "Documento3-Portada de fax". El proceso es similar a la secuencia que vimos anteriormente, pero es necesario hacer algunas modificaciones, por lo que vamos a ver la secuencia completa aunque la mayoría de los pasos sean similares:

1.  Muestra en la ventana el documento que contiene los estilos (haz clic sobre el icono Documento3-Portada de Fax en la barra inferior de la ventana).

2.  Haz clic en el Botón Office. Ve a Opciones de Word. En el nuevo cuadro de diálogo haz clic en Complementos y luego selecciona en el desplegable Administrar, Plantillas, y pulsa el botón Ir.

3.  Dentro de este cuadro de diálogo, haz clic en el comando Organizador.

4.  En el cuadro de diálogo Organizador que se muestra, haz clic en el comando Cerrar archivo de la parte derecha (para cerrar la plantilla Normal), y observa como ese comando se pasa a denominar Abrir archivo.

5.  Haz clic en el comando Abrir archivo para localizar el documento del que deseas copiar algún estilo.

6.  En el cuadro de diálogo Abrir que se muestra (figura 9.6) has de indicar, en el cuadro desplegable Tipos de archivo, la ­opción Todos los documentos de Word, posteriormente, haz clic en Documentos de la parte izquierda y cuando se muestre en la ventana el archivo "Mi primer documento", haz clic en él y luego en Abrir (se cierra el cuadro de dialogo y en Organizador se muestran los estilos de nuestro "Mi primer documento").

estilo

Figura 9.6. Cuadro de diálogo Abrir

7.  Localiza en el cuadro desplegable izquierdo que comienza por En... el nombre de uno de los estilos que deseas copiar y haz clic sobre él (en nuestro caso "Organización").

8.  Haz clic en el botón que hay en medio del cuadro de dialogo llamado Copiar.

9.  Una vez veas el estilo en el cuadro desplegable derecho que ­comienza por A..., repite los dos pasos anteriores si deseas ­copiar otros estilos (en nuestro caso no copiaremos más estilos).

10.  Cuando hayas finalizado, haz clic en el comando Cerrar del cuadro de diálogo Organizador.

Si ahora activas el documento "Documento de práctica", podrás ver que ya ha copiado el estilo.

Conviene que tengas en cuenta lo que hemos hecho en el apartado 6 de la anterior secuencia:

ð Como queríamos copiar un estilo de un documento, hemos tenido que indicar que lo que deseábamos abrir era un documento, y no una plantilla.

ð Como el documento "Mi primer documento" lo hemos creado nosotros y, en su momento, no le hemos especificamos ningún sitio para que se guardara, Word lo ha hecho, por omisión, en la carpeta "Documentos".

ð Si el documento no hubiera estado en esa carpeta, hubiera sido necesario buscarla desplegando el cuadro desplegable superior, a partir de cual puedes acceder a otras carpetas de tus discos.

ð Si el estilo lo hubieras querido copiar directamente de una de las plantillas de Word, no tendrías que haber modificado el contenido del cuadro desplegable Tipo de archivo y localizar la plantilla en la carpeta situada en C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Templates\3082\ (una ruta bastante enrevesada)

Cierra los documentos que hemos creado, pero no hace falta que los grabes, cuando Word te pregunte si deseas grabarlos indícale que no. De esta forma, en la barra Iniciosólo has de tener el documento de práctica.

Hemos visto muchas cosas y quizás, un breve resumen pueda facilitarte la compresión de las mismas

ð Todo documento de Word utiliza una plantilla que, por omisión, es la plantilla Normal.

ð Cada plantilla tiene estilos propios, los cuales utilizan los ­documentos.

ð Los documentos, además de los estilos de la plantilla a partir de la que se crearon, utilizan otros que Word crea automáticamente al aplicar ciertos formatos y otros que el usuario puede crear en cualquier momento.

ð Los estilos pueden estar incluidos en las plantillas y/o en los documentos.

ð Si un estilo pertenece a una plantilla distinta a la que se está utilizando o a otro documento cualquiera, en lugar de crearlo nuevamente, se puede copiar.

Por último, hacemos mención a otras posibilidades que no hemos tratado en el este tema, pero que puedes practicar cuando tengas un dominio mayor de las plantillas y estilos:

ð Cuando creas un estilo, si activas la casilla de verificación Agregar a la plantilla, el estilo formará parte de la plantilla y no será propio del documento. Debes recurrir a esta posibilidad  si deseas utilizar ese estilo asiduamente.

ð En el panel Estilos, puedes borrar estilos que no desees utilizar seleccionándolos y haciendo clic en el comando Eliminar. ¡Ten cuidado si los eliminas de una plantilla! Ya que en este caso, se eliminará para todos los documentos que hacen uso de esa plantilla.

ð En el cuadro de diálogo Organizador, puedes cambiar de nombre estilos, pero ten cuidado si lo haces en plantillas ya que afectará a todos los documentos que las utilicen.

ð Si lo deseas, desde el cuadro de diálogo Organizador también puedes copiar estilos entre plantillas; solo has de cerrar el documento y la plantilla que tengas abierta, y abrir las plantillas entre las que desees copiar los estilos.

ð Si deseas llevarte un documento a otro ordenador y dicho documento hace uso de una plantilla creada o modificada por ti, o en la que simplemente has añadido estilos nuevos, debes llevarte el archivo del documento y el archivo de la plantilla. Si la plantilla es una de las que proporciona Word y los nuevos estilos los has añadido al documento y no a la plantilla, solo sería necesario llevarte una copia del documento.

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