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Capýtulo 7:

 Revisión de documentos en Word

Si trabajas en equipo, Word te puede ayudar a la hora de editar un documento creado por varios usuarios. Si haces clic en la ficha Revisar, de la cinta de opciones, puedes observar el grupo de comandos Seguimiento, entre los que se encuentra la opción Control de cambios. (figura 13.2).

word

Figura 13.2. Comandos de Revisar con el Control de cambios activado

En principio, no está activa la opción Controlde cambios; lo cual quiere decir que Word no está controlando los cambios que estés realizando en el documento.

Si activas la opción Controlde cambios pulsando en el icono, quedará resaltado con un fondo en otro color (puedes activar también en la barra de estado, con el botón derecho del ratón, un indicador de cuándo el control de cambios está activado), y Word comenzará a controlar todos esos cambios, según las especificaciones que le indiques. Para mostrar rápidamente los cambios realizados, haz clic en Mostrar marcas del grupo Seguimiento de la ficha Revisar, y cuando muestre todos los comentarios, se seleccionarán todos los tipos de comentario en el menú Mostrar.

Word marcará todas las modificaciones que se realicen en el documento actual de la siguiente forma:

ð Cuando borras un texto éste se sigue mostrando en pantalla en color rojo y tachado por una línea.

ð Todo el texto que añadas se mostrará en rojo y subrayado.

Las herramientas de Revisar te permiten controlar las modificaciones que se realizan en el docu­mento. Vamos a ver los iconos principales pero uno a uno para que puedas observar mejor cómo funcionan:

ð Icono Control de cambios: lo hemos visto, es un icono tipo interruptor. Cuando lo activas, todo del texto que añades se muestra en rojo y subrayado del mismo color, y el texto que eliminas se muestra tachado y en rojo. Cuando lo desactivas, no se registran las modificaciones que hagas a continuación.

ð Iconos Cambio anterior y Cambio siguiente: con ellos, Word recorre el documento buscando el texto que, mediante el icono Control de cambios, se ha decidido controlar.

ð Iconos Aceptar cambio y Rechazar cambiar: cuando ­encuentras un texto con los iconos Cambio anterior y Cambio siguiente, o cuando simplemente pones el punto de ­inserción en un texto del que se está controlando su modificación, estos iconos hacen que Word elimine la marca y acepte el cambio o lo rechace respectivamente; el texto añadido se mostrará como el resto del texto y el rechazado se eliminará físicamente.

ð Icono Nuevo comentario: permite añadir comentarios al texto; se mostrará una división en el lateral de la pantalla en la cual puedes escribir el comentario. El texto donde se realice ese comentario se muestra resaltado en un globo. Una vez que el comentario se haya considerado y se desee borrar, hay que situar el punto de inserción sobre él y hacer clic en el icono Eliminar comentario.

ð Icono Panel de revisiones: despliega en el área de trabajo un panel que resume todos los cambios en ese momento, de qué tipo son, en qué parte del documento se producen (en el encabezado y pie de página, en el cuerpo principal, en cuadros de texto, etc.) y la fecha, hora y usuario que lo realizó. También sirve como localizador, porque con solo hacer doble clic en el cambio listado nos desplaza al lugar donde está.

De esta forma tan sencilla, aunque al principio te puede resultar un poco liosa, puedes hacer que Word te ayude cuando edites un texto.

¡Practica! Sitúate al final del documento, activa la revisión y escribe y borra texto. Posteriormente, acepta alguno de los cambios y rechaza otros, incluye comentarios y elimínalos a continuación, para que veas que no es tan complicado.

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