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Capítulo 5:

 Cuadros de texto. Vincular e incrustrar en Word

Cuadros de texto

Otro de los elementos que hay en la ficha Insertar es la herramienta Cuadrode texto, que te permite insertar un cuadro con el texto que desees.

Es una herramienta que se utiliza mucho para mostrar texto de una forma destacada; físicamente se parece físicamente a un texto con un borde. El contenido de un cuadro de texto puede ser de varios párrafos, cada uno con formatos independientes, y si a esto le unes la posibilidad de poder moverlo por el documento y situarlo donde ­desees, su uso te puede facilitar el trabajo. Además, pueden modificarse igual que las formas, como prueba la galería de estilos que ofrece al pulsar el comando.

Vincular e incrustrar

Ya hemos visto cómo insertar archivos completos en un documento de Word (documentos de Word e imágenes), Ahora, vamos a continuar con la inclusión de archivos en un documento, pero no ya de forma completa, sino incluyendo determinados elementos de esos archivos.

Cuando hablemos de vincular, nos estaremos refiriendo a una forma especial de insertar objetos: un objeto vinculado es parte de un archivo, creado con otras aplicaciones con el que, al vincularlo en el documento, se mantiene una referencia permanente con el archivo original, de modo que si se modificase éste con la aplicación que lo creó, en el documento de Word se registraría esa modificación.

Como puedes ver, con esta aplicación es fácil mantener documentos de Word con información actualizada procedente de otros documentos.

Un ejemplo muy típico de lo que estamos diciendo es la vinculación de tablas y gráficos realizados con Excel (la hoja de cálculo de Microsoft Office) y un documento de Word que informa sobre una situación económica.

La potencia de Excel para realizar cálculos numéricos y la facilidad con la que puedes crear gráficos que los representan, se compagina con la potencia de Word para la realización de informes de texto, en los que aparecen vinculados las tablas y gráficos generados por Excel.

Pero como también es posible que no te interese que estos objetos se actualicen automáticamente, puedes hacer lo que se denomina "incrustar" el objeto.

De esta forma, puedes reflejar una situación producida en un momento dado, evitando que te pueda afectar la modificación del objeto original.

¿Captas la diferencia entre vincular e incrustar? En el primer caso, si se modifica el documento original se produce una actualización automática y en el segundo, no se produce esa actualización.

Y ¿ves la diferencia con insertar? Cuando insertas, estás insertando un archivo completo, no un objeto o parte del mismo.

Antes insertaste todo el contenido del archivo "Insertar texto" y la imagen del archivo llamado "Bosque", pero si hubieras querido incluir un gráfico de una hoja de cálculo, no lo podrías haber hecho así, porque el gráfico es un elemento de la hoja de cálculo, no la hoja completa, que en general tiene los datos con los que se genera la hoja de cálculo.

Para vincular o incrustar objetos debes utilizar la siguiente secuencia:

1.  Selecciona el comando Objeto del grupo Texto de la ficha Insertar, en la cinta de opciones.

2.  En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona la ficha Creardesde archivo.

3.  Utiliza el botón Examinar, para localizar el archivo.

4.  En la ventana de la aplicación con la que se creó el archivo, selecciona el objeto y cierra la ventana (como decíamos, ­podría ser un gráfico de un archivo creado con Excel).

5.  Selecciona la casilla de verificación Vincular al archivo para mantener esta vinculación o no la actives para incrustar el objeto.

6.  Si no deseas que se muestre el archivo, y en su lugar prefieres ver un icono que lo represente, selecciona la casilla de verificación Mostrar como icono.

7.  Pulsa el botón Aceptar.

Respecto al cuadro de diálogo, ten en cuenta lo siguiente:

ð Si no seleccionas la casilla de verificación Vincular al archivo, estarás incrustando el objeto.

ð Si seleccionas la casilla de verificación Mostrar como icono, cuando imprimas el documento imprimirás el icono y no el objeto. Utiliza esta casilla de verificación para indicar el nombre del documento que contiene el objeto en el documento impreso. Cuando hagas doble clic sobre este icono, verás el documento en una ventana de la aplicación con la que se creó.

ð En la pestaña Crearnuevo has de seleccionar el tipo de documento que deseas vincular, para que aparezca una ventana con la aplicación que permite crearlo. Una vez crees el documento y lo guardes, se cerrará la ventana de la aplicación y volverás a Word. Como antes, si seleccionas la casilla de veri­ficación Mostrar como icono, se mostrará un icono de referencia al documento creado.

Por tanto, recuerda que cuando utilizas el comando Insertar insertas un archivo completo y cuando hablas de vincular o incrustar te estarás refiriendo a objetos que están en un archivo, no al archivo completo.

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