Un archivo es un elemento que contiene una colección de información relacionada. En un equipo, los archivos son: los documentos de texto, las hojas de cálculo, las imágenes, incluso el audio y el video. Por ejemplo una fotografía digital es un archivo independiente y en un CD de música puede haber una docena de archivos de melodías individuales. El sistema operativo  representa los archivos mediante íconos que se puede reconocer inmediatamente el tipo de archivo.

Ejemplos de iconos:

Carpetas
Una carpeta es básicamente un contenedor donde se pueden almacenar archivos. La organización de los archivos en grupos lógicos facilita la búsqueda de archivos concretos. Ésta es la apariencia de un icono de carpeta habitual:

Una carpeta vacía (izquierda); una carpeta que contiene archivos (derecha)
Las carpetas no sólo contienen archivos, sino que también pueden contener otras carpetas. Una carpeta dentro de una carpeta normalmente se denomina subcarpeta. Puede crear cuantas subcarpetas desee y cada una de ellas puede contener cuantos archivos y subcarpetas adicionales necesite.

Cómo organiza Windows los archivos y las carpetas

En lo que atañe a la organización, no es necesario que comience desde cero. Windows  Vista incluye una serie de carpetas comunes que puede usar como puntos de partida para comenzar a organizar los archivos. A continuación, se incluye una lista de algunas de las carpetas comunes en las que puede almacenar archivos y carpetas:
- Documentos. Utilice esta carpeta para almacenar archivos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, presentaciones y otros archivos comerciales.
- Imágenes. Utilice esta carpeta para almacenar todas las fotografías digitales, independientemente de si las obtiene de una cámara, un escáner o por correo electrónico.
- Música. Utilice esta carpeta para almacenar toda su música digital, por ejemplo, canciones que copie de un CD de audio o descargue de Internet.
- Vídeos. Utilice esta carpeta para almacenar vídeos, tales como clips de su cámara digital, videograbadora o archivos de vídeo que descargue de Internet.
- Descargas. Utilice esta carpeta para almacenar archivos y programas que descargue de la Web.