Desde luego, el gerente no querrá leer cada detalle de todos los informes. La mayoría invertirá más tiempo en los informes de sus vende¬dores menos capaces o problemáticos que en aquellos de los elementos que presentan mejor desempeño. Al hacer esto ponen en práctica, quizá sin darse cuenta, la teoría de la gerencia por excepción, que es una forma de decir: "Preste atención a aquello que no va bien."

ASEGÚRESE DE QUE LOS INFORMES SE PRESENTEN A TIEMPO

Cuando se maneja un informe de visitas breve y sencillo que indica al gerente lo que desea saber y en el momento en que lo requiere, cuando le proporciona las bases para la información que necesita la alta gerencia y sólo son necesarios unos minutos para elaborarlo, pero aun así algunos vendedores lo presentan tarde, ¿qué puede hacer el gerente? Algunos presentarán los informes sólo después de vanos recordatorios, solicitudes e incluso amenazas. ¿Qué acción debe tomar el gerente? La gerencia necesita la información que contienen los informes cuando está recién salida del horno. Es en ese momento cuando los datos son más valiosos, cuando todavía pueden tomarse acciones apropiadas. Además, la alta gerencia, al solicitar su resumen de datos, no acepta¬rá la explicación de que los informes se retrasaron. No tolerará demo¬ra alguna.

Hay acciones que el gerente puede tomar y que lograrán que los vendedores que siempre presentan tarde sus informes (quizá sean los que tienen mejor desempeño) los entreguen a tiempo en el futuro. Uno de los pasos más sencillos consiste en relacionar la presentación del in¬forme con la autorización de la cuenta de gastos. El gerente deberá informar a su equipo que cualquier cuenta de gastos semanales que no se presente junto con el informe se quedará en un cajón del escritorio, sin autorizar, hasta que se reciba el informe. Una vez que los vendedores comprendan que el pago de los gastos se demorará hasta que cumplan con los requerimientos del informe, la mayoría descubrirá que cuenta con el tiempo suficiente para elaborar sus informes.

TRES FORMAS DE MANEJAR LOS PROBLEMAS DE RETRASO EN LOS INFORMES

Algunos vendedores son tan apáticos para realizar el trabajo de papeleo que incluso dejan de recibir el pago de sus viáticos durante meses. De vez en cuando llegará un sobre que contiene suficientes cuentas de gas­tos para encender una fogata. Para estos individuos, se requiere de otras medidas para obtener los informes a tiempo

Un sistema para asegurar el cumplimiento de los procedimientos de informes por parte de los vendedores que siempre se demoran es pedir­les que asistan a la oficina la tarde del día en que deben entregar el informe. Aquellos que no los han elaborado podrán sentarse en su es­critorio hasta que los terminen. Este procedimiento requiere valioso tiempo de ventas y los vendedores se darán cuenta. No les agradará, pero no se comportan como adultos responsables, de modo que mere­cen que se les trate como niños.

Otro método consiste en hacer que la elaboración oportuna de los informes de ventas sea una de las condiciones para obtener bonos y pre­mios de concursos locales de ventas. Como es obvio, ningún gerente de­sea que el informe de ventas sea el punto central de un concurso de ventas, pero puede ser uno de los factores. Ningún vendedor que haya tenido un desempeño espectacular durante el mes que represente un bono elevado lo va a desperdiciar porque no le agrade llenar unas cuan­tas formas.

Un tercer sistema consiste en organizar juntas privadas con aque­llos vendedores que siempre se demoran en sus informes. Casi todos ellos tienen ambiciones y aspiraciones más allá de su puesto actual y quieren llegar a gerente algún día. Dígales que el puesto de gerentes al que aspiran llegar requiere un compromiso con el trabajo de papeleo. Cuando sea tiempo de un ascenso, uno de los aspectos que pesará en la decisión de quién lo obtendrá será la organización de la persona. Una señal de organización es la capacidad de manejar documentos.