Capítulo 5:

 Informes de visitas

El informe detallado

Es posible diseñar informes de visitas cuya elaboración requiera diez minutos o dos horas de trabajo. Para algunos gerentes es suficiente un comentario breve y para otros un informe de dos páginas. Al di­señar un informe de visitas, lo primero que debe decidirse es su propó­sito. ¿Qué clase de información busca el gerente? ¿Utilizará el informe como una especie de vigilante territorial que se asegura de que los vendedores trabajen todo el día llevando la bandera (o "la camise­ta") de la compañía? En este caso, se requiere de muchos informes del tipo de los que mencionan cada visita, la hora en que se realizó, a quién se visitó y qué se dijo. Deberá haber espacio suficiente para anotar tanto las visitas como las llamadas por teléfono. A manera de verificación, se incluye el kilometraje entre visitas. La Presenta­ción 4-4 ilustra un informe de visitas detallado.

Los gerentes saben mejor que nadie si es necesaria este tipo de "vigilancia". El informe detallado explica paso a paso lo que los vendedores hacen cada día. Es fácil comprobar su veracidad porque es difícil falsificarlos. El problema es que requieren mucho tiempo para llenarlos y, algo más importante aún, el gerente debe invertir tiempo en leerlos. Si hay muchos vendedores en la zona o ruta, el gerente pasará buena parte de su valioso tiempo leyendo este tipo de infor­mes de visitas. En ocasiones, puede perderse información valiosa de­bido a la cantidad de papeles que deben leerse. Resultan útiles para los vendedores jóvenes o inexpertos, puesto que el gerente deter­mina cómo invierten el tiempo y puede asesorarlos para que lo inviertan de manera más inteligente. Los gerentes que pidan este tipo de informes por parte de vendedores experimentados recibirán pro­testas.

RESUMEN SEMANAL

VISITAS REALIZADAS A-VISITA SENCILLA

CANTIDAD DE DEMOSTRACIONES B-ENTREVISTA

CANTIDAD DE ENTREVISTAS C- DEMOSTRACIÓN

CANTIDAD DE PROPUESTAS D-PROPUESTA

CANTIDAD DE VENTAS E-SEGUNDA VISITA

VALOR EN DÓLARES DE LAS VENTAS F-CIERRE

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