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Capýtulo 2:

 Guía para la reunión del equipo

Antes de la Reunión

Aviso previo a todos los participantes del lugar, fecha, hora (a conveniencia de ellos, concensus)

Conocer la sala y facilidades

     Materiales de apoyo (que funcionen)

     Documentación

    Organizar el café

    Agenda y Objetivos

    Asegurar que cada persona está en conocimiento (contesta la invitación)

Al inicio de la  Reunión

Moderador o guía debería llegar antes para chequear todo 

Hacer todo el posible para comenzar a la hora prevista 

Hacer las introducciones  

Revisar la agenda, objetivos y expectativas – pedir aprobación del equipo

Revisar el rol del guía/Moderador

Revisar las reglas de la sala

Durante la Reunión

Anote las (a) Decisiones (b) Acciones (c) Otros temas 

Aplicar herramientas de trabajar en equipo (Brainstorming, priorización,

análisis de causa raíz, votación, consensus...)   

Mantener “control” sobre la reunión pero sin dominarla  

Introducir cada sesión/tema formalmente “ahora vamos a pasar ...”

Forzar el horario en forma frecuente (y no solamente al final de la sesión) 

Asegura que todos participan...invita a las personas “calladas” a opinar

Asegura que todos los temas están perfectamente aclarados, cerrados y no  quedan puntos no resueltos.

En reuniones largas chequea con el equipo como van con la agenda, programa etc y acordar ajustes

Recomendar “breaks” cuando el ambiente se pone pesado y/o cuando se nota cansancio 

No permitas segregación del equipo en un lado versus el otro....

Al final de la Reunión 

Revisar acciones especificas

Acordar cronograma / próximos pasos     

Revisar cumplimiento de expectativas, objetivos

Realizar un “de-brief” para la mejora continua

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