Un equipo que se atraviesa un territorio desconocido y que avanza disperso, cada uno en su puesto, depende necesariamente de la existencia de mecanismos de comunicación ágiles, flexibles y confiables, estos mecanismos incluyen principios, prácticas y herramientas.

Los principios de la comunicación dinámica

Conversar la visión: El proyecto tiene un objetivo sujeto a restricciones de tiempo, costo y calidad, asegurar la transmisión mediante las herramientas sugeridas por el PMBOK es indispensable, pero no es suficiente, cada uno de los integrantes debe tener una visión positiva y alentadora, que incluya lo que hay que lograr, pero también lo que obtendrá cuando se logre, la visión debe incluir razones, pero también emociones, palabras, pero sobre todo símbolos y sensaciones que la conviertan en una experiencia pasional.

Para que la visión exista en la mente de todos hace falta conversarla, hacerla crecer mientras se dialoga sobre ella, uno le dará color, otro sabor, otro textura, uno movimiento, para que al final se trate de una obra común.

Explícitar los supuestos: Los miembros del equipo se eligieron por su especialidad técnica, no por su afinidad personal, hay que aceptar que cada uno tiene un modelo mental diferente, para que todos entiendan y sientan lo mismo al enfrentar el mismo estímulo, hay que hacer patentes los supuestos que se usan para interpretar los hechos, se trata de desarrollar un estilo de comunicación basado en expresiones de tipo :

PIENSO/SIENTO QUE, porque ENTIENDO/CREO QUE, porque DESEO QUE.

Acostumbrando a cada integrante al uso de este tipo de expresiones, se va haciendo explícito el modelo mental de cada uno, con lo que se va creando un modelo común, un meta - lenguaje que pronto hace posible la comunicación por mensajes breves e inequívocos.

Superar los obstáculos: Hay una sola oportunidad cumplir el objetivo, las fallas en la comunicación pueden tener consecuencias catastróficas, cuatros son los obstáculos ha vencer :

El error : haciendo las cosas por primera vez, es frecuente la equivocación, expresar las opiniones como si fueran certezas y permanecer en la ignorancia de lo que ahora sabemos que deberíamos saber, son las fuentes de error en la comunicación. Explícitar los modelos mentales y crear un entorno de aprendizaje son el antídoto contra el error.

La mentira : los miembros del equipo están arriesgando todo, la posibilidad de fallar y perder da origen a que se diga lo contrario de lo que se piensa, buscando la salvación personal alguien trata de engañar al resto del equipo para cubrir las fallas ; cuando se castiga el error se fomenta la mentira. Generar un ambiente de confianza, en el que se aceptan las fallas, pero se reprime la deslealtad, es la forma de evitar que la mentira destruya al grupo.

El ocultamiento : no miento, pero no digo lo que se, me guardo la información que considero útil, a veces para utilizarla como instrumento de dominio, a veces para que no se vean mis fallas. El ocultamiento solo puede superarse con integración suficiente, en la medida que el equipo se integra, se empieza a distribuir la información más valiosa.

La duplicidad : no hago lo que digo, mis palabras no se respaldan por mis acciones, cuando el grupo lo descubre, ya no acepta mis palabras. Exigir formalidad y cumplimiento de compromisos entre los miembros del equipo nos va enseñando a confiar en la palabra del otro.