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Trabajar con Word 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,29/10 (14 opiniones) |24668 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 7:

 Seleccionar texto en Word

De aquí al final del capítulo vamos a ver la manera de cambiar el formato de los caracteres y de los párrafos de un documento. Ya sabemos cómo añadir y quitar texto en un documento. Ahora vamos a ver cómo «ponerlo más bonito».

La forma general de dar formato a un conjunto de caracteres consta de dos pasos:

1.  Seleccionar los caracteres a los que queremos dar formato.

2.  Ejecutar las opciones de formato correspondientes.

Por ejemplo, si queremos resaltar una palabra en negrita en nuestro documento, los dos pasos que tenemos que llevar a cabo son:

1.  Seleccionar dicha palabra.

2.  Aplicar el formato negrita a la palabra seleccionada.

Comenzaremos por ver cómo se selecciona una parte del documento y, después, veremos los formatos de caracteres y de párrafos.

¿Qué es seleccionar?

Seleccionar en Word no es más que resaltar una parte de un documento. Por ejemplo, en la figura 3.4 hemos seleccionado el texto Concretamente, necesitaría. Observa que Word resalta el texto seleccionado mostrándolo en vídeo inverso: el texto en blanco sobre fondo negro.

Igual que vimos cómo mover el punto de inserción con el teclado y con el ratón, vamos a ver también cómo seleccionar texto de las dos maneras.

texto seleccionado

Figura 3.4. Texto seleccionado

Seleccionar con el ratón

Para seleccionar un texto con el ratón, hay que seguir estos pasos (figura 3.5):

1.  Desplázate por el documento si es necesario, para ver en pantalla el texto que quieres seleccionar.

2.  Sitúa el puntero del ratón delante del primer carácter que quieras seleccionar.

3.  Haz clic y, sin soltar, arrastra el puntero del ratón hasta el último carácter que quieres seleccionar.

4.  Suelta el botón del ratón cuando hayas resaltado el texto deseado.

selección con el ratón

Figura 3.5. Seleccionar con el ratón

Aviso

Observa que cuando seleccionas más de una palabra con el ratón, Word selecciona palabras completas, no dejándote seleccionar sólo una parte de los caracteres que forman cada una de las palabras.

Seleccionar con el teclado

La selección de texto con el teclado es un poco más complicada, pero no mucho. Los pasos que has de seguir son:

1.  Sitúa el punto de inserción al inicio del texto que quieres seleccionar.

2.  Pulsa y mantén pulsada la tecla Mayús.

3.  Mueve el punto de inserción hasta el final del texto que quieres seleccionar.

Esto significa que si mueves el punto de inserción utilizando las teclas de las tablas 3.1 y 3.2 mientras mantienes pulsada la tecla Mayús, irás seleccionando todo el texto por el que vayas pasando.

También puedes utilizar la tecla F8 para seleccionar texto con el teclado en lugar de la tecla Mayús. Es más cómodo ya que no hay que mantenerla pulsada mientras se mueve el punto de inserción (como ocurre con la tecla Mayús).

Atajos de selección

Además de los métodos generales vistos en los apartados anteriores, hay algunos «atajos» para seleccionar texto en Word. Veamos primero los atajos para el ratón:

ð Para seleccionar una palabra, haz doble clic sobre ella.

ð Para seleccionar una oración (desde un punto a otro), pulsa la tecla Ctrl y haz clic en cualquier punto de la oración.

ð Para seleccionar un párrafo, haz clic tres veces en cualquier palabra del párrafo.

Con el teclado, los atajos se basan en el uso de la tecla F8, también llamada tecla de expansión de la selección. Puedesusarla del siguiente modo:

ð Para seleccionar la palabra en la que está el punto de inserción, pulsa dos veces la tecla F8.

ð Para seleccionar la oración en la que se encuentra el punto de inserción, pulsa F8 tres veces.

ð Para seleccionar el párrafo en el que está el punto de inserción, pulsa F8 cuatro veces.

ð Para seleccionar el documento completo, pulsa F8 cinco veces.

También puedes seleccionar el documento completo con la combinación de teclas Ctrl+5 (usando el 5 del teclado numérico).

Seleccionar filas y columnas de texto

Para terminar con la selección de texto en Word, vamos a ver cómo seleccionar una fila y una columna de texto.

La selección de las filas de texto se realiza utilizando la barra de selección, que es el espacio que se encuentra a la izquierda de la página, entre el texto y el margen de la página (figura 3.6).

Al situar el puntero del ratón en la barra de selección, cambia de forma y la flecha apunta hacia la derecha, en lugar de la izquierda. Una vez en la barra de selección:

ð Haz clic una vez para seleccionar una línea de texto. Es una línea, no una oración ni un párrafo.

ð Haz clic dos veces para seleccionar el párrafo.

ð Haz clic tres veces para seleccionar el documento completo.

Cortar, copiar y pegar

Ya hemos indicado que uno de los objetivos principales de la selección del texto es dar formato a dicho texto. Sin embargo, hay otras operaciones muy interesantes y prácticas que también se realizan tras seleccionar un texto, como son copiar, cortar y pegar.

barra selección

Figura 3.6. La barra de selección

Estas operaciones sirven para copiar o mover un texto en un documento. Es muy normal que quieras cambiar de posición un texto que ya tengas escrito, o que desees duplicarlo en dos zonas distintas del documento.

Para duplicar un texto en un documento, utiliza los siguientes pasos:

1.  Selecciona el texto que quieres duplicar.

2.  Haz clic en el botón Copiar en la ficha Inicio de la cinta de opciones, grupo de comandos Portapapeles.

3.  Sitúa el punto de inserción en la posición en la que quieras duplicar el texto.

4.  Clic en el comando Pegar, del mismo grupo de comandos.

Si lo que quieres es «mover» un texto de una parte del documento a otra (pero eliminándolo de su posición original), los pasos son similares, pero hay que usar el comando Cortar, en lugar de Copiar.

1.  Selecciona el texto que quieres mover.

2.  Selecciona el comando Cortar en la cinta de opciones, junto a los comandos que acabamos de ver.

3.  Sitúa el punto de inserción en la posición en la que quieras colocar el texto.

4.  Selecciona el comando Pegar.

Consejo

También puedes usar los atajos de teclado Copiar (Ctrl+C), Cortar (Ctrl+X)y Pegar (Ctrl+V).

Copiar y cortar con el ratón

Si bien usar los comandos Cortar, Copiar y Pegar es la forma tradicional de mover y duplicar texto, también puedes hacerlo con el ratón. Para mover un texto en un documento con el ratón, usa estos pasos:

1.  Selecciona el texto que quieras mover (cortar y pegar).

2.  Sitúa el puntero del ratón sobre la selección y haz clic sin soltar. Observa que aparece en la cola del puntero un recuadro que indica que se moverá el texto seleccionado (figura 3.7).

3.  Arrastra el texto a la nueva posición y suelta el botón del ratón.

mover texto arrastrándolo word

Figura 3.7. Mueve el texto arrastrándolo

Si lo que quieres es duplicar el texto, esto es, copiar y pegar, los pasos son similares, pero tienes que pulsar la tecla Ctrl mientras arrastras el puntero del ratón. Observa que aparece un signo más en el recuadro del puntero del ratón (figura 3.8).

ratón puntero

Figura 3.8. El puntero del ratón mientras corta (izquierda) y mientras copia (derecha)

El Portapapeles

Cuando utilices varias veces los comandos de Copiar y Cortar, Windows va acumulando los textos que vayas copiando y cortando en un área de almacenamiento temporal llamada Portapapeles. La única implicación que tiene para tu trabajo es que al pegar, es posible que Word muestre el Portapapeles con varios trozos de texto. Sólo tienes que seleccionar el trozo que quieres pegar (lo normal es que sea el primero que aparece, que es el último que has copiado o cortado).

Nota

En realidad, en el Portapapeles puedes encontrar texto de Word o elementos de otros programas, y para ver lo que tiene lanza su panel de tareas pulsando en su grupo.

Los comandos Deshacer y Rehacer

En el capítulo 2 indicamos que si te equivocabas cuando borrabas texto usando las tecla Supr y Retroceso, podías usar el comando Deshacer de la barra de acceso rápido para que Word ignore la última acción realizada.

Este comando tiene especial importancia aquí, ya que, al usar copiar, cortar y pegar, es muy normal equivocarse en el texto seleccionado, en la posición del punto de inserción o en el comando seleccionado. Además, el comando Deshacer cambia de nombre según la operación que puedes deshacer en cada momento. Por ejemplo, si acabas de usar el comando Pegar, el comando se llamará Deshacer Pegar. De este modo, siempre sabrás la operación que vas a deshacer.

Te preguntarás qué hacer si la operación que quieres deshacer no es la última realizada. Pues sólo debes utilizar el botón Deshacer de la barra de acceso rápido (figura 3.9). Selecciona hasta qué operación quieres deshacer y haz clic. Verás que Word deshace lo que señales de un golpe. Por si deshaces más operaciones de las que querías, dispones del comando Rehacer en la misma barra. Es la forma de volver a realizar una operación deshecha con el comando Deshacer

deshacer

Figura 3.9. El botón Deshacer permite deshacer varias operaciones a la vez

Imprimir un documento

Aunque todavía no hemos dado formato a nuestro documento, y eso provoca que no tenga una gran apariencia, es el momento de aprender a imprimir.

La operación de imprimir es esencial en nuestro trabajo con Word, ya que suele ser el fin último de nuestro documentos: enviarlos a la impresora para que alguien  pueda verlos.

La forma más rápida de imprimir un documento en Word es haciendo clic en el Botón Office y en el apartado Imprimir seleccionando Impresión rápida. De este modo, Word envía el documento a la impresora sin más preguntas, que es lo que necesitarás en la mayoría de los casos.

El cuadro de diálogo Imprimir

Sin embargo, en otros casos, no querrás enviar el documento a imprimir sin más, sino que querrás controlar lo que vas a imprimir. Por ejemplo, muchas veces querrás imprimir sólo una página, o conseguir varias copias de un mismo documento.

Para controlar la impresión, en lugar de usar Impresión rápida, usa el comando Imprimir del menú Botón Office o pulsa las teclas Ctrl+P. Este comando abre el cuadro de diálogo Imprimir, que controla varias facetas de la impresión:

ð Impresora. Para seleccionar una impresora si tienes varias configuradas. Además, con el botón Propiedades, accederás a un cuadro que te permitirá modificar muchas opciones: bandeja de la impresora, tamaño de papel, efectos especiales, etc.

ð Intervalo de páginas. Esta sección te permite definir si quieres imprimir todo el documento (que es la opción por omisión) o sólo una parte. La opción Páginaactual imprime sólo la pagina en la que se encuentra el punto de inserción.

ð Si quieres imprimir un rango de páginas (por ejemplo, las tres primeras), activa el botón Páginas e indica las páginas que quieres imprimir en el cuadro situado a su derecha. Si las páginas que vas a imprimir están todas seguidas, teclea el número de la primera y de la última página separados por un guión: 3-6. Si las páginas no van seguidas, sepáralas por una coma. Así, para imprimir las páginas 2 y 5, teclea 2, 5.

ð Copias. Esta sección te permite imprimir más de una copia del documento. Sólo tienes que escribir el número de copias en el recuadro Número de copias. Si imprimes varias copias de un documento, Word imprimirá la primera página tantas veces como hayas dicho, después la segunda y así sucesivamente. Activa la casilla Intercalarsi quieres que Word imprima copias completas del documento, unas tras otras.

Vista preliminar

Cuando imprimimos un documento la primera vez, lo normal es que al ver el resultado no estemos del todo satisfechos. Nuestro documento de ejemplo, sin ir más allá, está falto de formato (que veremos en el capítulo próximo).

Ahora vamos a ver cómo evitar tener que imprimir una y otra vez hasta llegar al formato del documento que sea de nuestro gusto. La idea general es ver en pantalla exactamente cómo va a quedar el documento al enviarlo a la impresora.

Para hacerlo, sólo tienes que seleccionar el comando Vista preliminar del menú Imprimir después de pulsar en el Botón Office. La figura 3.10 muestra el resultado con nuestro ejemplo.

vista preliminar

Figura 3.10. La Vista preliminar de nuestro documento

Como hemos dicho, esta vista permite detectar los errores de formato antes de imprimir. Si hay algún error, sólo tienes que pulsar el botón Cerrar de la barra de herramientas de la vista preliminar para volver al documento. Modifica lo que quieras y vuelve a usar la vista preliminar para asegurarte de que está todo bien.

Observa en la figura 3.10 que el puntero del ratón tiene forma de lupa con un signo + dentro de ella. Si pulsas sobre el documento, verás el texto como si estuvieras en la vista Diseño de impresión. Vuelve a pulsar para verlo a página completa.

Los comandos más importantes de esta cinta de opciones son:

ð Imprimir. Es idéntico al comando Imprimir que acabamos de ver; lanza el cuadro de diálogo Imprimir.

ð Zoom. Pulsa y abrirás el cuadro de diálogo para indicar a la vista preliminar el nivel de aumento sobre el documento.

ð Una página. Úsalo cuando quieras ver sólo una página completa en la vista preliminar.

ð Aumentar. Por último, si haces clic en esta botón, podrás editar el documento directamente en la vista preliminar, sin necesidad de salir de la esta vista.

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