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Trabajar con Word 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,29/10 (14 opiniones) |24668 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 4:

 El primer documento de Word

La creación del primer documento en Word es un proceso tan sencillo como ejecutar el programa y ponerse a escribir. Tan pronto como escribas el primer carácter de un documento, podemos considerar que has creado tu primer documento.

En los siguientes apartados se muestran las operaciones básicas para crear el documento. Seguro que la mayoría las conoces, pero no está de más recordarlas.

Escribir en Word

Escribir en un documento de Word no se diferencia mucho de escribir en una máquina de escribir. Sólo hay que pulsar las teclas correspondientes en el teclado, e irán apareciendo en la pantalla del ordenador. Sin embargo, es conveniente que sepas que hay una serie de teclas que tienen una función especial en Word:

ð Intro o Retorno. La tecla Intro sirve para crear un nuevo párrafo en un documento de Word. Por tanto, no hay que pulsarla cuando se llegue al final de una línea, ya que Word automáticamente coloca el texto que no cabe en la línea siguiente.

ð BloqMayús. Para poner una letra en mayúsculas, hay que pulsar la tecla Mayús a la vez que dicha tecla. Si queremos escribir varias letras en mayúsculas, lo mejor es usar la tecla BloqMayús y todo lo que escribamos desde ese momento aparecerá en mayúsculas. Esta tecla funciona como un interruptor: se activa y se desactiva cada vez que la pulsas.

ð AltGr. La tecla AltGr sirve para introducir el tercer símbolo que aparece en algunas teclas del teclado. Por ejemplo en la tecla del número 2, aparecen tres símbolos. El número 2, que aparece cuando se pulsa la tecla normalmente; las dobles comillas, que aparecen cuando se utiliza la tecla Mayús; y el símbolo de la arroba, que se consigue pulsando la tecla AltGra la vez que la tecla 2.

ð Retroceso. La tecla Retrocesose utiliza para borrar el carácter que haya a la izquierda del punto de inserción. Si quieres borrar varios caracteres, púlsala tantas veces como necesites para ir borrando uno a uno.

ð Supr. La tecla Supr también sirve para borrar, pero elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción. Púlsala tantas veces como caracteres quieras borrar.

Aviso

Ten mucho cuidado, si tienes seleccionado texto, las teclas Retroceso y Supr eliminarán todo el texto que esté seleccionado y no sólo el carácter que se encuentre a la izquierda o derecha del punto de inserción. Si borras algo sin querer, utiliza el comando Deshacer de la barra de acceso rápido.

ð Ins. La tecla Ins sirve para pasar del modo Insertar al modo Sobrescribir y viceversa. Lo veremos más adelante en el capítulo.

ð F1 a F12. Las teclas F1, F2, ..., F12 son las teclas de función. Cada una tiene asignada una función concreta. Por ejemplo, F1 sirve para acceder a la ayuda de Office, y F7 para comenzar la revisión ortográfica. Las iremos viendo cuando nos vayan haciendo falta.

Símbolos especiales

Además de los caracteres que se encuentran en el teclado, hay otros que no se ven en él y que tendrás que usar en algunos de tus documentos; por ejemplo, el símbolo del yen o del euro.

Para este tipo de caracteres especiales, tienes que usar el comando Símbolo de la ficha Insertar. En el desplegable que aparece, selecciona el símbolo que quieras incluir en el documento y aparecerá donde tuvieras el punto de inserción.

Insertar y sobrescribir

Antes de crear nuestro primero documento de ejemplo, has de saber que hay dos modos de escritura: el modo Insertar y el modo Sobrescribir.

Lo normal en Word es que cuando escribes texto, éste desplace el que haya a la derecha del punto de inserción. Por tanto, el nuevo texto no reemplaza al ya existente, sino que lo “empuja” hacia el final del documento. Este modo de funcionamiento se llama modo Insertar.

La tecla Ins permite pasar del modo Insertar al modo Sobrescribir (y viceversa, ya que actúa como un interruptor). En el modo Sobrescribir, el nuevo texto que se escribe “sustituye” al texto que haya a la derecha del punto de inserción.

Consejo

No utilices el modo Sobrescribir, es peligroso. Si quieres eliminar texto existente, usa las teclas Supr y Retroceso, como vimos antes.

La forma de saber en qué modo estás es ver la barra de estado de Word, si activaste esa opción. El indicador mostrará Insertar, pero si haces clic sobre dicho indicador, podrás pasar de un modo a otro y pondrá Sobrescribir.

Nuestro primer ejemplo

La figura 2.6 muestra nuestro primer documento de ejemplo. Como ves, es una carta a un banco en el que se le solicita información sobre un préstamo con la entidad.

Para lograr este documento, tienes que teclear el texto que aparece en él y pulsar Intro sólo al terminar cada uno de los párrafos (observa que aparece un símbolo especial al final de cada párrafo, justo donde has pulsado Intro).

Prueba ahora a escribir el documento y no te preocupes de su formato, que ese tema lo dejaremos para el siguiente capítulo.

Aviso

Al final del capítulo se trata el tema de las vistas de Word y de cómo mostrar y eliminar elementos que aparecen en la ventana de Word. Por tanto, si la apariencia de este documento no es idéntica al que consigues tú, no te preocupes.

primer docuemento

Figura 2.6. Ejemplo de nuestro primer documento

Guardar el documento la primera vez

La gran ventaja de los procesadores de texto frente a las antiguas máquinas de escribir es que tras escribir un documento, se puede usar y modificar tantas veces como se desee. Esto significa que puedes almacenar el documento creado de forma que lo vuelvas a usar en el futuro, sin necesidad de tener que crearlo de nuevo.

Te aseguramos que esta operación es de las importantes de Word (y de todas las aplicaciones de Office). Por tanto, presta especial atención para comprenderla bien.

Los pasos que hay que seguir para guardar un documento son los siguientes:

1.  Pulsa en el Botón Office y selecciona el comando Guardar (o haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido). Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como (figura 2.7).

2.  Si no quieres guardar el documento en la carpeta Misdocumentos, selecciona la carpeta en el cuadro Guardar en.

3.  Escribe el nombre que quieras asignar al documento en el cuadro Nombre de archivo.

4.  Para terminar, haz clic en el botón Guardar.

guardar como word

Figura 2.7. Cuadro de diálogo Guardar como

Cuando termines los pasos anteriores, te encontrarás de nuevo en Word con el documento en el pantalla; el cambio es que en la Barra de título aparecerá el nombre del documento. En nuestro ejemplo, CartaBanco – Microsoft Word.

Nombre del documento

A la hora de dar nombre al documento (en el paso 3 de la secuencia anterior), hay dos normas básicas:

ð Puedes usar hasta 255 caracteres para asignar un nombre a un documento.

ð Puedes usar números y letras para el nombre, pero no puedes usar los siguientes caracteres: < > * \

Además, te recomendamos que tengas en cuenta los consejos que te damos a continuación:

ð Asigna al documento un nombre que indique su contenido. Al principio tendrás pocos documentos, pero con el tiempo habrá decenas o centenas de ellos, y el nombre será esencial para encontrar los documentos que busques.

ð El uso de letras mayúsculas o minúsculas no tiene relevancia. Por tanto, no intentes llamar a un documento CartaBancos y a otro CARTABANCOS.

ð Aunque puedes usar espacios en los nombres de los archivos, hay personas, como nosotros, que no suelen hacerlo. Por tanto, no te preocupes si ves documentos llamados CartaBancos u Carta para bancos. Los dos son correctos.

Guardar más veces

La primera vez que se guarda un documento es la más difícil y la más enrevesada. Sin embargo, para guardar un documento las siguientes veces es mucho más sencillo: sólo tienes que utilizar el comando Guardar.

Observa que no vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Guardar como. Word se limita a guardar los cambios realizados en el documento sin más, ya que sabe cuál es el nombre del documento y la carpeta en la que está almacenado.

Consejo

No esperes a terminar el documento para guardarlo. Guárdalo nada más empezar tu trabajo y utiliza el comando Guardar cada poco tiempo para evitar perder trabajo.

Cerrar el documento

Para terminar con el trabajo de nuestro primer documento, vamos a cerrarlo. Cerrar un documento es la operación que le indica al ordenador que no vamos a seguir trabajando con ese documento por ahora.

Para cerrar un documento, sólo tienes que pulsar el botón Cerrar. Si haces clic en el botón Cerrar, además de cerrar el documento, saldrás de Word. Esto sucede cuando el documento que estás usando es el único que está abierto en Word. Si quieres cerrar Word independientemente del número de documentos que tengas abierto has de pulsar el Botón Office y elegir Salir de Word.

Es muy importante que sepas que si intentas cerrar un documento en el que has realizado algún cambio desde la última vez que lo guardaste, Word te preguntará si quieres guardar los cambios antes de cerrar el documento.

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