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Trabajar con Word 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,29/10 (14 opiniones) |24668 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 10:

 Herramientas de escritura en Word

Objetivos del capítulo 10 y 11

•   Aprender las herramientas de escritura más importantes de Word.

•   Aprender a buscar un texto en un documento de Word.

•   Aprender a reemplazar automáticamente un texto por otro.

•   Aprender a usar la corrección ortográfica y gramatical.

•   Aprender a cambiar el idioma del texto.

•   Aprender a usar la corrección automática de Word.

¿Qué son las herramientas
 de escritura?

En los capítulos anteriores hemos aprendido las técnicas básicas para crear y dar formato a nuestros documentos. En este penúltimo capítulo dedicado a Word en este libro, vamos a ver un conjunto de herramientas que Word pone a nuestra disposición para mejorar los escritos o para facilitarnos el trabajo.

Buscar y Reemplazar

La herramienta de búsqueda de Word permite localizar rápidamente un texto determinado en un documento. Ya sabemos que mediante el comando Ir a, podemos movernos al inicio de una página de Word, pero ¿qué ocurre si queremos localizar un texto de un documento que no sabemos dónde se encuentra?

Evidentemente, una opción es leer todo el documento. Esto es fácil en nuestro documento de ejemplo, que sólo tiene una página, pero bastante difícil cuando se trata de un informe de 25 páginas o de un documento tan extenso como este libro.

Buscar

Para localizar un texto en un documento, los pasos que te recomendamos que sigas son los siguientes:

1.  Sitúate al inicio del documento (recuerda que puedes hacerlo con la combinación de teclas Ctrl+Inicio). Este paso no es obligatorio, pero es conveniente para que la búsqueda se realice en todo el documento.

2.  Selecciona el comando Buscar de la cinta de opciones, en la ficha Inicio, grupo Edición (o pulsa Ctrl+B).

3.  En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, que aparece, escribe el texto que quieres localizar en el cuadro Buscar.

4.  Haz clic en el botón Buscar siguiente.

La figura 5.1 muestra el resultado de usar los pasos anteriores en nuestro documento. Lo hemos usado para localizar el texto lo antes posible. Cuando, Word lo encuentra, observa que lo selecciona y que no cierra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

resultados de búsqueda

Figura 5.1. Resultado de una búsqueda

En este momento, se pueden dar dos situaciones:

ð Si el texto encontrado era el que buscabas, sólo tienes que cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y seguir trabajando normalmente.

ð Si el texto encontrado no es el que buscabas, haz clic en el botón Buscar siguiente para buscar la siguiente aparición del texto. En nuestro ejemplo, hay otra aparición casi al final de la carta.

Si Word no encuentra el texto buscado cuando llega al final del documento, te lo indica avisándote de que no lo ha encontrado. En ocasiones, te preguntará si quieres seguir buscando desde el principio del documento (lo hará si no has iniciado la búsqueda desde el primer carácter del documento).

Reemplazar

Uno de los principales motivos para buscar un texto consiste en sustituirlo por otro. Por ejemplo, si has creado un currículum para una empresa, ese mismo documento te servirá para otra con sólo cambiar los datos de la empresa a la que te diriges.

Para reemplazar un texto por otro, puedes usar el comando Buscar y al encontrar el texto, sustituirlo manualmente por el nuevo. Sin embargo, si quieres cambiar varias apariciones de un texto por otro, la forma más rápida es el uso del comando Reemplazar de la cinta de opciones.

La figura 5.2 muestra la pestaña Reemplazardel cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. La forma de usar este cuadro de diálogo es la siguiente:

1.  Sitúa el punto de inserción al inicio del documento (Ctrl+Inicio). Recuerda que este paso no es obligatorio.

2.  Selecciona el comando Reemplazar de la cinta de opciones, en la ficha Inicio, grupo Edición (o pulsa Ctrl+L).

3.  Escribe el texto que quieras buscar en el cuadro Buscar.

4.  Escribe el texto por el que quieras sustituirlo en el cuadro Reemplazar con.

5.  Haz clic en el botón Buscar siguiente.

remplazar texto

Figura 5.2. Reemplazar un texto por otro

Tras unos instantes, Word localizará el texto buscado y lo seleccionará, igual que pasaba con el comando Buscar (figura 5.1). Hay cinco botones en la parte inferior de la pestaña Reemplazar. El primero lo veremos en el apartado siguiente, los otros cuatro los tienes que usar dependiendo de lo que quieras hacer:

ð Utiliza el botón Reemplazar si quieres sustituir el texto localizado por el indicado en el cuadro Reemplazar con. Word buscará la siguiente aparición del texto buscado y la seleccionará.

ð Pulsa el botón Reemplazar todos si quieres sustituir todas las apariciones del texto buscado por el nuevo texto hasta el final del documento. Es la forma rápida de reemplazar un texto por otro en todo un documento.

ð Si quieres dejar el texto encontrado como está, pero seguir buscando otras apariciones del mismo para reemplazarlas, haz clic en el botón Buscar siguiente. Word seleccionará la siguiente aparición del texto buscado.

ð Si quieres dejar el texto encontrado como está y volver al documento sin buscar más, haz clic en el botón Cancelar.

Opciones de Buscar y Reemplazar

En la parte inferior de las pestañas Buscar y Reemplazar aparece el botón Más. Este botón permite acceder a un conjunto de opciones para que definas mejor la manera en que quieres realizar la búsqueda o sustitución.

Nota

Aunque en este apartado veremos cómo modificar las opciones de la pestaña Buscar, las mismas opciones sirven también para la pestaña Reemplazar.

La figura 5.3 muestra la pestaña Buscartras hacer clic en el botón Más. Las  tres opciones más interesantes son:

ð En el cuadro desplegable Buscar, aparece seleccionada la opción Haciadelante. Esta opción indica que la búsqueda se va a realizar desde la situación del punto de inserción hacia el final del documento.

Selecciona Hacia atrás si quieres que la búsqueda se realice desde el punto de inserción hacia el principio del documento. La opción Todo le indica a Word que también busque en el encabezado y en las notas al pie del documento.

ð La casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas. Activa esta casilla si quieres que Word tenga en cuenta el uso de las mayúsculas a la hora de encontrar un texto.

ð La casilla de verificación Sólo palabras completas. Esta casilla es útil cuando se quiere encontrar sólo las veces que el texto escrito en el cuadro Buscar constituyen una palabra completa. Por ejemplo, si quieres encontrar el verbo debe, actívala para que Word no seleccione la palabra deberes.

 pestaña buscar

Figura 5.3. El resto de opciones de la pestaña Buscar 

Nota

El botón Formato permite realizar búsquedas con formato. Por ejemplo, si quieres encontrar sólo un texto que esté en negrita o con una fuente distinta de la normal, puedes usar este botón.

Si observas con detenimiento debajo del cuadro Buscar en las figuras 5.1 y 5.3, verás que aparece la palabra Opciones. A su derecha aparecerán las opciones que tengas activas en ese momento.

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