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Trabajar con Word 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,29/10 (14 opiniones) |24668 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 9:

 Formato del documento en Word

Dar formato al documento completo es fácil con la ficha Diseñode página y su grupo Configurar página. Aunque la mejor forma es hacerlo desde el cuadro de diálogo Configurar página (figura 4.11), que se abre con su lanzador.

formato del documento

Figura 4.11. Pestaña Papel del cuadro de diálogo Configurar página

Tamaño del papel

Siempre debes empezar por el tamaño del papel, ya que es el que va a definir el resto de formatos del documento. No tiene sentido modificar los márgenes si el tamaño de página seleccionado no es el idóneo. Los siguientes pasos resumen cómo seleccionar el tamaño y orientación de la página:

1.  Selecciona el comando Configurar página con el lanzador de cuadros de diálogo de su grupo de comandos.

2.  Si es necesario, haz clic en la pestaña Papel (figura 4.13) para ver esta pestaña del cuadro de diálogo.

3.  En el cuadro Papel, define el tamaño en el que vayas a imprimir el documento. El más normal es el A4, pero cámbialo si vas a usar otro tamaño distinto.

4.  Indica en la pestaña Márgenes  si vas a componer en Vertical o en Horizontal (apaisado) en la sección Orientación.

5.  Haz clic en el botón Aceptar para volver al documento.

Es extraño que cambies el tamaño predeterminado del papel, pero sí es muy normal tener que modificar la orientación, para imprimir un documento en apaisado.

Nota

La sección Vista previa muestra la apariencia del documento antes de cerrar el cuadro de diálogo. Esto permite que «pruebes» las distintas opciones antes de hacer clic en Aceptar.

Márgenes

Los márgenes de un documento definen el espacio que Word va a dejar entre el texto del documento y el borde de la página. Como la mejor forma de verlo es una figura, vamos a usar la figura 4.12 para explicar los márgenes de un documento.

Aunque hay un comando en la cinta de opciones con configuraciones de márgenes ya predefinidos, para aprender a definirlos nosotros, utiliza los siguientes pasos:

1.  Abre el cuadro de diálogo Configurar página.

2.  Si es necesario, haz clic en la pestaña Márgenes para ver esta pestaña del cuadro de diálogo.

3.  Indica los márgenes respectivos en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Observa el resultado en la sección Vistaprevia.

4.  Para terminar, haz clic en el botón Aceptar para volver al documento.

márgenes en un doc word

Figura 4.12. Los márgenes en un documento impreso a una cara (izquierda) y a dos (derecha)

Encabezados y pies de página

Observa que este libro contiene un elemento común en la parte superior e inferior de cada página. Son el encabezado y pie de página. El encabezado es todo aquello que se repite en la parte superior del documento y el pie de página lo que se repite en la parte inferior. Para crear un encabezado en un documento de Word:

1.  Selecciona el comando Encabezado en la ficha Insertar de la cinta de opciones. Observa que aparece una nueva ficha en la cinta de opciones y un recuadro en la parte superior llamado Encabezado.

2.  Introduce en el cuadro del encabezado todo lo que quieras que aparezca en la parte superior de las páginas de tu documento.

3.  Puedes añadir el número de la página actual, el número total de páginas del documento, la fecha e incluso la hora.

4.  Cuando termines tu encabezado, haz clic en el botón Cerrar de la ficha Herramientas para encabezado y pie de página.

Para crear el encabezado mostrado en la figura 4.13, escribe el texto Formato de caracteres, párrafos y documentos, pulsa la tecla Tab, escribe Página y pulsa el botón Número de página, Posición Actual. Así conseguirás que en cada página del documento aparezca el título del capítulo y el número de página.

encabezado de un documento

Figura 4.13. El encabezado de un documento

Para crear el pie de página, los pasos son similares. El único cambio es que cuando aparezca la ficha Herramientaspara encabezado y pie de página, tienes que hacer clic en el botón Ir al y pie de página. En ese momento, aparecerá un cuadro llamado Pie de página en la parte inferior de la página para que lo rellenes igual que hemos hecho con el Encabezado.

Saltos de página

Además de los márgenes y del tamaño y orientación del papel, también puedes definir la posición exacta en la que debe empezar una página. Ya sabemos que Word va «distribuyendo» automáticamente el texto de un documento entre distintas páginas cuando no cabe en una única página. Sin embargo, hay ocasiones en las que la posición de un salto de página no es el que queremos.

En estos casos, hay que introducir un salto de página manual, como se indica en estos pasos:

1.  Coloca el punto de inserción al inicio del párrafo que quieras situar en la página siguiente.

2.  Selecciona el comando Salto de página de la ficha Insertar en la cinta de opciones.

Así de fácil. Puedes elegir otros tipos de salto de página en el comando Saltos, del grupo de comandos Configurar página, en la ficha Diseñode página de la cinta de opciones. Los saltos de página manuales aparecen en la pantalla cuando tienes activado el botón Mostrar todo como una línea de puntos con el texto Salto de página en el medio de dicha línea. Para eliminar un salto de página, sólo tienes que borrar esa línea con las teclas Supr o Retroceso.

Secciones de un documento

Aunque no parezca muy normal, hay muchas ocasiones en las que es necesario tener distintos tipos de formato de página en un mismo documento.

Por ejemplo, la figura 4.14 muestra un documento con todas las páginas en orientación vertical, excepto la última que está apaisada (en este caso, es una tabla que no cabría con la hoja en vertical). Para estos casos, Word permite dividir un documento en secciones. Una sección no es más que un conjunto de hojas de un documento que tienen el mismo formato de páginas. Para añadir una sección:

1.  Sitúa el punto de inserción donde quieras empezar la siguiente sección.

2.  Selecciona el comando Salto del grupo de comandos Configurar página, en la ficha Diseñode página.

3.  Elige la opción Páginasiguiente del apartado Saltos de sección.

4.  Haz clic en el botón Aceptar.

Los saltos de sección aparecen en el documento como una doble línea de puntos con el texto Salto de sección en su interior.

formatos de página

Figura 4.14. Ejemplo de dos formatos de página distintos en un documento (vista preliminar)

Nota

Una vez creada la sección, puedes definir no sólo el diseño de la
página, sino también un encabezado y pie de página para cada sección.

Estilos y plantillas en documentos

Para terminar con el tema del formato, hay dos términos en Word que te facilitarán mucho el trabajo con grandes documentos. De hecho, son términos que provienen de los programas de preimpresión o maquetación (que son los programas creados para el diseño de revistas, periódicos y libros): los estilos y las plantillas.

Estilos

Observa el texto de este libro. Todos los títulos de apartado principal tienen el mismo formato tanto de caracteres (usan la misma fuente y el mismo tamaño), como de párrafos (dejan el mismo espacio por encima y por debajo, están todos alineados a la izquierda, etcétera). Lo mismo ocurre con todas las notas y consejos, con todos los títulos de apartados secundarios y con las secuencias de pasos.

Un estilo (de párrafo) es un conjunto de formatos de un párrafo a los que se les asigna un nombre para volver a usarlos cada vez que se desee. Por ejemplo, la figura 4.15 muestra los estilos que aparecen en un documento cuando se crea, con un ejemplo de aplicación de los mismos.

El estilo Título 1 está pensado para los títulos de los apartados principales de un documento y Título 2 para los secundarios. Además, el estilo Normal es el que se usará para los párrafos normales de dicho ­documento.

Para usar un estilo, sólo tienes que usar estos dos pasos:

1.  Selecciona el párrafo o párrafos a los que quieras asignar el estilo en cuestión.

2.  Selección el estilo en la galería de estilos del grupo Estilos en la ficha Inicio.

estilo de un doc

Figura 4.15. Estilos de un documento cuando se crea

Crear un estilo

Sin embargo, no estás limitado a usar los estilos que te propone Word por omisión. Puedes crear tantos estilos como desees (al escribir este libro, nosotros hemos usado más de 20). Para crear un estilo, utiliza los siguientes pasos:

1.  Selecciona completo (todos los caracteres incluida la marca de párrafo) un párrafo que tenga todos los formatos que desees guardar con el nombre de un estilo.

2.  Haz clic en el párrafo con el botón derecho del ratón y en el menú contextual que aparece elige la opción Estilos, y luego Guardar selección como un nuevo estilo rápido. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato.

3.  Escribe el nombre que quieras asignar al nuevo estilo. Por ejemplo, apartado1, viñetas, nota, etcétera.

4.  Pulsa Aceptar después de escribir el nombre del estilo. En ese momento, habrás creado el estilo nuevo.

Como ves, crear y usar un estilo es muy sencillo, y te aseguramos que ahorra gran cantidad de tiempo.

Nota

En el tema de los estilos, hemos tratado durante todo el tiempo los de párrafo, aunque también existen los estilos de carácter

Plantillas

Las plantillas es el último paso en las posibilidades de ahorrar tiempo a la hora de dar formato a los documentos. Si los estilos son perfectos para definir las características de los párrafos, las plantillas están pensadas para aplicar formatos homogéneos a distintos documentos de Word. Por ejemplo, todos los capítulos de este libro son homogéneos. Todos tienen el mismo tamaño de página, los mismos márgenes, encabezados y pies de página, y todos presentan los mismos estilos de párrafo. Para conseguir esto, crea una plantilla usando los siguientes pasos:

1.  Crea un documento nuevo mediante el comando Nuevo de la lista de opciones del Botón Office. Pulsa en Crear.

2.  En el nuevo documento, aplica los formatos de documento que desees: tamaño del papel, márgenes, encabezados y pies.

3.  Introduce el texto (y los gráficos como veremos en el capítulo 6) que tengan que aparecer en todos los documentos que usen esta plantilla. Por ejemplo, en nuestro libro podría aparecer el título del libro en el encabezado o en el pie.

4.  Define todos los estilos de párrafo que vayas a usar.

5.  Cuando tengas el formato del documento, los estilos de párrafo y el texto común a todos los documentos, selecciona el comando Guardar como plantilla de Word. Para ello pulsa el Botón Office y ve al submenú Guardar.

6.  Asegúrate de que el cuadro Guardar como tipo señala Plantilla de Word (*.dotx). Elige la carpeta donde vayas a almacenarla en el cuadro Guardar en.

7.  Para terminar, escribe el nombre de la nueva plantilla en el cuadro Nombre de archivo y haz clic en Guardar.

Usar una plantilla existente

Una vez creada una plantilla, la manera de usarla es muy sencilla. Sólo hay que indicar a Word, a la hora de crear un documento, que queremos que lo haga usando como base dicha plantilla. Los siguientes pasos muestra cómo hacerlo:

1.  Crea el nuevo documento usando el comando Nuevo desde el Botón Office.

2.  Se abrirá la ventana Nuevodocumento, donde puedes buscar plantillas en internet de Office Online, o en el disco duro de tu ordenador. Si haces clic en Mis plantillas... verás las que crearas en el apartado anterior.

3.  Selecciona la plantilla que quieres usar y haz clic en Aceptar para crear un nuevo documento con la plantilla seleccionada.

El nuevo documento tendrá el formato de página y los estilos definidos en la plantilla por nosotros. Nuestro consejo es que veas las pestañas restantes con plantillas de cartas, de faxes, de informes, etcétera. Estas plantillas que proporciona Word pueden facilitarte la creación de tus documentos para no tenerlos que hacer desde cero.

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