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Trabajar con Word 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,29/10 (14 opiniones) |24668 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 8:

 Formato de caracteres, párrafos y documentos

Objetivos del capítulo 8, 9 y 10

•   Aprender a dar formato a los caracteres.

•   Aprender a dar formato a los párrafos.

•   Aprender a cambiar el formato de las páginas de los documentos.

•   Aprender a crear secciones en un documento.

•   Plantillas de documentos.

Formato de caracteres

En el capítulo anterior hemos aprendido a seleccionar parte de un documento, tanto con el ratón como con el teclado. Una vez que sabemos seleccionar un texto, ha llegado el momento de aprender a cambiar su formato.

Hay tres formas principales de aplicar el formato a un conjunto de caracteres que estén seleccionados:

ð Utilizar la cinta de opciones o la minibarra de herramientas, que comparten varios comandos de formato.

ð Utilizar el cuadro de diálogo Fuente, que veremos con detenimiento en este capítulo.

ð Utilizar las combinaciones de teclas asignadas a cada formato. Las más importantes las iremos indicando a lo largo de los siguientes apartados.

Como la forma más fácil de aplicar formatos a los caracteres consiste en usar la cinta de opciones, vamos a empezar por ahí.

Herramientas de formato

Aplicar un formato de carácter usando la cinta de opciones es tan sencillo como seleccionar el texto en cuestión y hacer clic sobre uno de los botones de los grupos de comandos, en principio, Fuente o Párrafo, de la ficha Inicio.

Algunos de sus comandos más importantes están compartidos con la minibarra de herramientas. Cuando seleccionas un texto con el ratón, una minibarra de opciones se sobreimpresionará junto a la selección, si en ese momento subes un poco con el ratón se mostrará completamente... ¡con los botones de la cinta!.

La figura 4.1 muestra las herramientas de formato de la cinta de opciones y la minibarra. Puedes compararlas y decidir si merece la pena mover el ratón hasta la cinta para ejecutar ciertos comandos. Ten en cuenta que los botones de la cinta pueden comprimirse para ocupar más espacio o expandirse según la resolución y el tamaño del monitor. Por tanto, los que aparecen en las figuras de este libro pueden ser distintos a los que aparecen en la pantalla de tu ordenador.

herramientas de formato

Figura 4.1. Las herramientas de formato de la cinta de opciones y la minibarra

Otra manera rápida de dar formato es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la selección, en el menú contextual que aparece tienes la minibarra y la opción de lanzar el cuadro de diálogo Fuente y Párrafo.

Ejemplos de formatos de caracteres

Como la mejor forma de comprender un formato es verlo, la figura 4.2 muestra un ejemplo de los formatos de carácter que se pueden aplicar con las herramientas de formato. Creemos que todos estos formatos se explican por sí mismos, excepto el de fuente de letra.

formatos

Figura 4.2. Ejemplos de formatos de caracteres

Nota

Las combinaciones de teclas más usadas son las relativas a los formatos Negrita (Ctrl+N), cursiva (Ctrl+K) y subrayado (Ctrl+S).

Una fuente de texto es un concepto que proviene del mundo de las imprentas y que ha sido incorporado a los procesadores de texto. Observa la figura 4.3. En ella, hemos incluido una misma frase en siete fuentes distintas. En realidad, todas las frases dicen lo mismo, y todas se entienden. El uso de las fuentes, por tanto, tiene una función estética más que de utilidad real.

fuentes

Figura 4.3. Siete fuentes distintas para el mismo texto (el tamaño es también el mismo, de 16 puntos, aunque no lo parezca)

Observa que las diferencias entre las fuentes es el dibujo que se emplea para representar cada una de las letras. Por tanto, selecciona las fuentes que quieras para tus documentos, pero permítenos unos consejos:

ð No utilices más de 3 fuentes en un documento.

ð Utiliza para los títulos una fuente distinta que para el texto.

ð Para el grueso del texto, utiliza una fuente de las llamadas «serif», que son las que terminan con un dibujo al final de cada trazo (las más normales son la Times y la Palatino).

Aplicar una fuente a un texto se hace igual que con el resto de formatos: selecciona el texto y elige la fuente en el cuadro Fuente de la cinta de opciones.

El cuadro de diálogo Fuente

Las posibilidades de formato de caracteres son mayores que las que ofrece la barra de herramientas. Para verlas, utiliza el lanzador  del grupo de comandos Fuente para acceder al cuadro de diálogo Fuente (figura 4.4).

pestaña fuente

Figura 4.4. Pestaña Fuente del cuadro de diálogo Fuente

Este cuadro de diálogo presenta dos pestañas: Fuente y Espacio entre caracteres. La más importante es la primera (figura 4.4), y en ella se puede cambiar la fuente, su estilo, su tamaño o su color. Sin embargo, hay otras posibilidades de formato que no se dan en la cinta de opciones y sí aquí:

ð Estilo de subrayado. Si el subrayado que aplica la barra de herramientas no te gusta, este cuadro permite seleccionar un subrayado especial (figura 4.5).

ð Color de subrayado. Este cuadro permite aplicar un color distinto del negro al subrayado.

ð Efectos. Hay hasta 11 efectos distintos que se pueden aplicar al texto en la sección Efectos. De nuevo, creemos que la mejor forma de explicarlos es mostrarlos, y los tienes todos en la figura 4.6.

subrayado fuente

Figura 4.5. Ejemplos de los distintos subrayados del cuadro Fuente

efectos en un docuemento

Figura 4.6. Ejemplos de efectos en un documento

Nota

El texto oculto sólo se ve en pantalla si está activo el botón Mostrar todo en el grupo Párrafo de la cinta de opciones

Formato de párrafo

Ya hemos visto que un párrafo es el conjunto de caracteres que hay entre dos pulsaciones de la tecla Intro. Si el formato de los caracteres es importante para resaltar parte del texto de nuestro documento, el formato de los párrafos es esencial para conseguir que nuestros documentos tengan una apariencia profesional.

Volvemos a usar una figura para ilustrar lo que queremos decir. La figura 4.7 muestra nuestro documento CartaBanco, con algo más de texto (el referente al remitente y al destinatario, por ejemplo) y, lo más importante, con algunos formatos de párrafos aplicados. Compara esta figura con las figuras del capítulo 3 y tendrás que darnos la razón en la importancia de saber dar formato a los caracteres.

párrafos con formato

Figura 4.7. La carta al banco con los párrafos con formato

Al igual que con los caracteres, el primer paso para dar formato a un párrafo es seleccionarlo. Como vimos al principio del capítulo, la figura 4.1 muestra las herramientas de formato con el grupo de comandos Párrafo.

Alinear párrafos

La alineación de los párrafos se refiere a la manera en que se distribuye el texto de las distintas líneas del párrafo. La figura 4.8 muestra los cuatro tipos de alineación esenciales de Word y su explicación.

cuatro tipos de alineción

Figura 4.8. Ejemplo de los cuatro tipos de alineación

Si vuelves ahora a la imagen de la figura 4.7, verás que la alineación es esencial en algunos tipos de documentos, como las cartas (la fecha alineada a la derecha, el texto justificado y los datos del remitente alineados a la izquierda). Para aplicar la alineación, selecciona el párrafo o párrafos que quieras alinear y haz clic en el botón correspondiente de la cinta de opciones: Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha y Justificar.

Sangrías de párrafos

Hay otro concepto que debes conocer: la sangría, que se refiere a la posición de un párrafo respecto al borde izquierdo o derecho de la página. Veamos un ejemplo. En este caso usaremos este mismo libro que tienes en tus manos para hacerlo. Este párrafo tiene la sangría normal del libro y te servirá de referencia para el resto.

Este párrafo tiene la primera línea más separada del margen izquierdo que el resto de líneas del párrafo. A este tipo de sangría se le llama de primera línea, ya que la primera línea es la única que está «separada» del margen.

Este segundo párrafo tiene la llamada sangría francesa, que consiste en que la primera línea está más cerca del margen que el resto de líneas del párrafo. Es la contraria a la sangría de primera línea.

Este tercer párrafo tiene una sangría izquierda en todas las líneas. De este modo, está más separado del margen izquierdo que los párrafos normales del libro, pero el margen derecho está igual que en los demás.

Este párrafo, por su parte, muestra una sangría derecha, ya que el lado izquierdo está en el margen, pero está más alejado del margen derecho que el resto de los párrafos del libro.

Este párrafo está sangrado a derecha y a izquierda y, por tanto, está separado de ambos márgenes más que los párrafos normales del libro. Este tipo de sangría se suele llamar sangría doble.

Sangría con la cinta de opciones

La forma más rápida de asignar una sangría a un párrafo consiste en seleccionarlo y usar los botones Aumentar sangría y Disminuir sangría en el grupo Párrafo de la cinta de opciones (fig 4.1). Sin embargo, ten en cuenta que estos botones sólo sirven para aumentar o disminuir la sangría izquierda. Eso sí, es la sangría más normal y de ahí que tenga sus propios botones en la cinta.

Cambiar la sangría con la regla

Para el resto de sangrías, hay que seleccionar los párrafos a los que se quiera modificar la sangría y utilizar los símbolos que aparecen en la regla (figura 4.9).

Dependiendo de la sangría que quieras crear, has de usar uno u otro símbolo, siguiendo las siguientes reglas:

ð Arrastra el símbolo de sangría de primera línea (el triángulo hacia abajo) hacia la derecha para crear una sangría de primera línea, o hacia fuera para crear una sangría francesa.

ð Arrastra el símbolo de sangría derecha (el triángulo de la derecha) hacia la izquierda para aumentar la sangría derecha de un párrafo.

ð Para modificar la sangría izquierda de un párrafo, utiliza el símbolo de sangría izquierda (que es el triángulo de la izquierda). Arrástralo hacia la derecha para aumentar la sangría, o hacia la izquierda para reducirla.

ð Finalmente, para crear una sangría doble, arrastra el símbolo de sangría izquierda hacia la derecha y el de sangría derecha hacia la izquierda.

símbolos de sangría

Figura 4.9. Símbolos de sangría en la regla

Viñetas y numeraciones

A lo largo de este libro, hemos usado de manera continuada las llamadas viñetas y numeraciones de Word. Por ejemplo, en el apartado anterior, hemos utilizado viñetas para indicarte cómo crear las sangrías. La diferencia entre las numeraciones y las viñetas, es que las primeras utilizan números para resaltar los párrafos y las viñetas utilizan otros tipos de símbolos, como boliches, flechas, cuadrados, etcétera.

La siguiente enumeración muestra cómo se crean las viñetas en Word:

1.  Selecciona los párrafos a los que quieras asignar la viñeta.

2.  Pulsa en Viñetas del grupo Párrafo en la cinta de opciones.

Si los párrafos no existen todavía y los estás escribiendo conforme les asignas el formato, haz clic en el botón Viñetas en el primero. Cuando pulses Intro, Word asignará la viñeta automáticamente al párrafo nuevo que crees.

Las enumeraciones funcionan igual, pero hay que usar el botón Números en lugar del botón Viñetas de la cinta de opciones.

Nota

Para quitar la viñeta o el número de un párrafo, sólo hay que seleccionarlo y pulsar de nuevo el botón Viñetas o Numeración.

Espacio entre párrafos

Otro de los formatos que se pueden controlar referentes a los párrafos es el espacio existente entre los distintos párrafos de un documento. Por ejemplo, en la figura 4.7, puedes ver cómo hemos aumentado el espacio entre los párrafos de la carta al banco, con el fin de mejorar la claridad del documento.

No todos los formatos de párrafo están disponibles en su grupo de comandos. Para modificar el espacio entre párrafos, usa el lanzador de paneles  para abrir el cuadro Párrafo. Observa que en este cuadro se pueden definir también la alineación y la sangría. Nuestro consejo es que uses el cuadro sólo cuando necesites medidas exactas, ya que es más rápido el uso de la regla.

En la sección Espaciado, puedes aumentar el espacio existente delante y detrás de los párrafos que tengas seleccionados, usando los cuadros Anterior y Posterior.

Espacio entre las líneas de un párrafo

Además de para modificar el espacio entre párrafos, el cuadro de diálogo Párrafo, también sirve para aumentar el espacio entre las líneas de un mismo párrafo. Esta posibilidad es muy útil cuando tenemos poco texto en un documento y queremos que parezca que hemos escrito más. Utiliza el cuadro Interlineado de la sección Espaciado. Las opciones principales son:

ð Sencillo. Es la opción por omisión y la que no deja espacio alguno entre las líneas del párrafo.

ð 1,5 líneas. Esta opción aumenta un 50% el espacio entre líneas de un párrafo.

ð Doble. Como su nombre indica, deja el doble de espacio que la opción Sencillo. En realidad, deja una línea completa en blanco entre dos líneas de un párrafo.

Copiar formatos

Tanto en el caso de los formatos de caracteres como en el formato de párrafos, hay una forma de copiar el formato de un texto determinado para usarlo en otro.  Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo:

1.  Selecciona el párrafo (o caracteres) que tienen el formato que quieres repetir.

2.  Pulsa el botón Copiar formato del grupo Portapapeles, en la cinta de opciones (es un icono de una brocha).

3.  Selecciona el párrafo (o caracteres) a lo que quieres aplicar el formato copiado.

Si deseas copiar varias veces el mismo formato en varios párrafos o caracteres, haz doble clic en el paso 2 de la secuencia anterior. De ese modo, no tendrás que seleccionar el botón Copiar formato una y otra vez.

Consejo

Para que tus documentos sean realmente homogéneos, Word pone a tu disposición los estilos y las plantillas, que también veremos en este capítulo.

Averiguar el formato de un texto

Para terminar con el formato de caracteres y párrafos, vamos a contarte la forma de averiguar el formato que tiene asignado un párrafo o un carácter determinado.

Coloca el punto de inserción en cualquier párrafo o parte del texto, si pulsas las teclas Mayús+F1, se desplegará el panel de tareas en la categoría de Mostrar formato. Observa en la figura 4.10 el resultado.

formato de un carácter

Figura 4.10. Es fácil averiguar el formato de un carácter y de un párrafo

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