Capítulo 5:

 Abrir documentos existentes

Antes decíamos que una de las ventajas de los procesadores de texto es la posibilidad de modificar los documentos existentes. Aunque este tema lo veremos con más detenimiento posteriormente, los pasos generales que hay que seguir son:

1. Abrir el documento que se quiere modificar o ver.

2. Realizar los cambios que se deseen en dicho documento.

3. Guardar los cambios.

4. Cerrar el documento al terminar.

Vamos a ver en este capítulo cómo abrir un documento existente, dejando para el siguiente la forma de modificarlo.

Abrir un documento

Cuando se quiere utilizar un documento que ya se ha creado anteriormente (o que nos ha dejado un compañero o amigo), el primer paso es abrirlo.

Para abrir un documento, utiliza los siguientes pasos:

1.  Ejecuta Word si no lo has hecho ya.

2.  Selecciona el comando Abrir del Botón Office. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir (figura 2.8).

3.  Si el documento no está dentro de la carpeta Mis documentos, selecciona la carpeta en el cuadro Buscar en.

4.  Haz clic en el nombre del documento para seleccionarlo y escribe directamente su nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo.

5.  Haz clic en el botón Abrir y pasados unos segundos, verás el documento en la ventana de Word.

Consejo

Si en el paso 4 de la secuencia anterior haces doble clic en el nombre del documento lo abrirás directamente sin necesidad de hacer clic en el botón Abrir.

Figura 2.8. Cuadro de diálogo Abrir

Las vistas de documento de Word

Para terminar este primer capítulo de Word, vamos a explicarte qué son las vistas de Word. Una vista es cada una de las formas que tiene Word de mostrar los documentos en pantalla. Si bien hay hasta cinco vistas posibles, hay dos que son las que se utilizan casi siempre: Diseño de impresión y Borrador.

Nota

Además de las vistas, hay un botón en la cinta de opciones que se llama Mostrar todo, que permite mostrar los caracteres ocultos en los documentos. Púlsalo para ver la diferencia.

La vista Diseño de impresión

Las figuras 2.4 y 2.6 muestran el documento de Word en la vista Diseñode impresión. Las características principales de esta vista son:

ð Word muestra el documento tal y como se va a imprimir, incluida una representación de la página, de forma que se vea el margen que va a dejar en la zona superior, a los lados, etc.

ð Cuando un documento no cabe en una página, Word muestra cada página por separado, dejando un espacio entre ellas para que sepamos exactamente dónde termina y empieza cada una.

Esta vista es la más completa, ya que nos muestra mucha información sobre cómo va a quedar el documento a la hora de imprimirlo. Sin embargo, tiene la desventaja de que es más lenta que la vista Borrador que veremos a continuación.

La vista Borrador

Las diferencias con la figura 2.6 son las ya indicadas en el apartado anterior:

ð En lugar de mostrar el dibujo de la página como quedará, sólo se muestra el fondo del documento en blanco. Por tanto, no se ve la posición del texto respecto a los márgenes de la hoja.

ð Cuando el documento no cabe en una única página, Word muestra una línea de puntos para indicar la separación entre páginas.

ð Si activas las reglas no se verá la vertical de la izquierda.

La gran ventaja de esta vista es la velocidad. Si notas que el ordenador va lento cuando usas Word, acostúmbrate a emplear la vista Borrador.

Cambiar de una vista a otra

Cambiar de una vista a otra en Word es muy sencillo. Hay dos formas. Elige la que te sea más cómoda:

ð Utiliza los comandos Borrador y Diseño de impresión de la ficha Vista, están en el grupo Vistas de documento a la izquierda.

ð Pulsa los botones Vista Borrador o Vista Diseño de impresión en la zona de botones de vistas (la figura 2.4 muestra que están a la derecha de la barra de desplazamiento horizontal).

Eso sí, ten en cuenta que las vistas sólo sirven para ver el documento, pero no afectan al contenido del mismo. Por tanto, cambia de una vista a otra sin miedo, que no modificarás el contenido del documento.

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