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Capítulo 7:

 Implementar y ajustar la solución al problema gerencial

Si existe alguna etapa del proceso que pueda ser tan pasada por alto como la definición del problema, es la etapa de implementación. Es comprensible: es posible que estemos tan aliviados por haber identificado la mejor solución ¡que no pensamos lo suficiente en hacer que ocurra!

Pero puede evitar provocar un cortocircuito con el éxito tomando estas tres medidas con las soluciones que genere: implementar, seguimiento y ajustar

Implementar la solución

Implementar significa realizar los cambios que pongan la solución en marcha. Esto puede incluir instalar equipo nuevo, modificar procedimientos, darle responsabilidades nuevas o diferentes a miembros del equipo, o cualquier combinación de estas y otras medidas.

Puede parecer extraño definir la "implementación" como un paso. Puede pensar: "Por supuesto que se implementa una solución. ¡Todo este trabajo fue para encontrarla!"

Pero piense en todos los estudios bien intencionados y todos los informes de grupos de tareas que terminan juntando polvo en los escritorios de tantos gerentes. (¿Será posible que tenga uno o dos en su oficina?) O para el caso, piense en el abridor de la puerta del garaje que probablemente compró pero nunca instaló o la cinta para caminar o el aparato para hacer gimnasia que tal vez compró pero nunca usó.

Asegúrese de no considerar que la tarea de resolver problemas finalizó hasta tanto no ponga en práctica su solución. A fin de implementar una solución, necesita hacer un plan de acción que enumere objetivos, describa claramente las responsabilidades individuales y establezca tiempos y plazos.

Seguimiento de la solución

En la fase de monitoreo, el desempeño real de la solución implementada se mide y se compara con el desempeño que se anticipó cuando se evaluó y eligió la solución. En otras palabras, la solución, ¿es tan efectiva como se esperaba?

Probablemente monitorea las soluciones a la mayoría de los problemas sin pensar mucho en ello. Si su solución a la necesidad de contar con más trabajadores en el turno nocturno consiste en pagar un plus más por el trabajo nocturno, "monitorea" la solución verificando si encuentra más gente dispuesta a trabajar en las horas de la noche.

Ajustes

Es poco probable que cualquier solución, sin importar lo buena que sea, funcione sin ajustes. Aunque el resto de la variables no lo hagan, las condiciones varían con el paso del tiempo. Por lo tanto, es necesario realizar ajustes ocasionales, que van de un pequeño ajuste a una corrección a gran escala.

¿Qué ocurre si la solución que implementó no funciona como esperaba? En la mayoría de los casos, se puede corregir la dirección. Esto a menudo implica simplemente "ajustar" la solución que implementó.

Pero a veces, es posible que descubra que la alternativa de solución que eligió no funcione. En estos casos, necesita reconsiderar el proceso de resolución del problema.

  1. Asegúrese de haber definido correctamente el problema. ¿Cuenta con datos nuevos que le hacen pensar que el problema es diferente de lo que pensó inicialmente?
  2. ¿Ha habido algún cambio en los objetivos de su solución? ¿Cuenta con información nueva que antes no tenía? Tal vez el presidente de la empresa anunció un cambio de estrategia que agrega o modifica uno o más objetivos. Tal vez considera que un objetivo debería haber tenido más peso y otro menos.
  3. ¿Ha descubierto, o puede pensar en, una solución alternativa que no se tuvo en cuenta la primera vez? ¿O adquirió una perspectiva diferente que hace que reevalúe los datos o los comentarios que ha recibido? De ser así, esto ciertamente tendrá un efecto sobre su evaluación.
  4. Repase su proceso de evaluación una vez más, preferentemente sin volver a mirar los resultados de su evaluación anterior. Con la experiencia adquirida por la implementación de su alternativa seleccionada, es posible que cambie de opinión sobre la manera en que las alternativas cumplirán con algunos de los objetivos.

Después de haber evaluado qué tan bien cada alternativa podría cumplir cada objetivo, mire los resultados de su primera evaluación. Si encuentra discrepancias entre la primera evaluación y ésta, decida cuál es más acertada a la luz de lo que sabe ahora.

Cómo resolver problemas de negocios
Definir los problemas

Comience describiendo el problema en términos de los síntomas, no de las soluciones. La "falta de entrenamiento" no es un síntoma.
Algunos problemas no merecen la pena ser resueltos: el problema puede ser pequeño o la solución demasiado costosa.

Subdivida los problemas complejos en partes pequeñas: resuelva cada parte, luego combine estas soluciones más pequeñas en una solución integral para el problema mayor con el que comenzó.
Cuando no esté seguro o cuando no haya consenso en relación a cuál es el problema, ¡consiga la información! No se base en sus prejuicios.
Cuando tenga dificultad para entender el problema, déjelo descansar un tiempo: cambie de contexto y esto frecuentemente disparará nuevos puntos de vista.
Cuando esté definiendo un problema, haga tomar parte a personas de otras áreas y especialidades.
Los grandes problemas no necesariamente tienen grandes causas: un pequeño cambio puede tener un gran impacto.
Cuando esté buscando la causa de un problema, analice qué fue lo que cambió al mismo tiempo que se generó el problema: frecuentemente encontrará allí la causa.
A menudo, las soluciones acarrean nuevos problemas.

Alternativas de solución creativas

La creatividad no es un agregado: necesita crear una cultura que permita que la creatividad surja en toda la organización y en cada etapa del proceso de trabajo.
No se apure: la creatividad requiere de tiempo.
Haga muchas preguntas. Recuerde: en esta etapa no existen las preguntas tontas.
Reencuadre el problema utilizando diferentes perspectivas o diferente lenguaje.
No reinvente la rueda: la primer manera de buscar soluciones es ver cómo otros han solucionado el mismo problema.
Cuando esté generando soluciones múltiples, las primeras soluciones serán las obvias. Siga adelante: las más profundas suelen llegar después.
La prueba y error no es una forma eficiente de resolver problemas.
Separe la fase de generación de soluciones de la evaluación de posibles soluciones. Si evalúa las soluciones a medida que las genera, dejará de generar soluciones cuando encuentre una satisfactoria. Las soluciones satisfactorias no necesariamente son las mejores soluciones.
Cuando realice una lluvia de ideas en búsqueda de soluciones, tome nota de las ideas utilizando las palabras textuales de cada persona; no reexprese lo que los demás dicen.
Una vez definido el problema, reformúlelo en términos de la oportunidad que representa.
¿Busca una fuente rápida de ideas creativas? Concéntrese en lo que falló la última vez. Analice por qué su solución podría no funcionar. ¿Cuáles son los problemas potenciales? ¿Pueden ser eliminados?
Acepte el hecho de que usted sabe menos de lo que cree saber. Reúna los hechos. Pida la opinión de los demás.
No confunda confianza con capacidad: el simple hecho de que alguien se sienta confiado en relación a una solución no implica que esa sea la solución correcta.
Consiga propuestas y comentarios de todos los interesados que se verán afectados por su solución.

Los grupos generalmente pueden tomar mejores decisiones que las personas, y mejores decisiones que la mejor persona del grupo.
Recurra a los grupos cuando tenga tiempo, cuando el problema o la solución no sean obvios, y cuando haga falta compromiso durante la implementación.
No subestime el valor de la tensión creativa: cierto grado de desacuerdo y puntos de vista diferentes entre los miembros de un grupo tienden a producir soluciones más innovadoras.

Como implementar soluciones

Desarrolle un plan de acción para implementar su solución. Explique quién hará qué, para cuándo, y cómsabrá que lo hicieron. df

Cuando vaya a implementar un gran cambio, primero haga una prueba en una parte pequeña de la empresa. Resuelva las pequeñas fallas antes de aplicar la solución a toda la compañía.
Esté preparado para fracasar y aprender de su experiencia para así crear una mejor solución. Cuanto más complejo, o más ambiguo sea el problema, más posibilidades habrá de que falle en el primer intento.
Sea adaptable durante la implementación: a medida que vaya aprendiendo más acerca del problema y la solución, quizás necesite realizar ajustes.
Cuando tenga que decidir continuar con un proyecto que esté fracasando, no tenga en cuenta los costos irrecuperables. Analice dónde se encuentra el proyecto hoy y qué es lo que necesita invertir en el futuro para terminarlo.

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