Braimstorming
A continuación encontrará una rápida guía para llevar adelante una sesión productiva de lluvia de ideas.
Reglas básicas
Proceso
El problema al revés da más visión
Otro método que nos puede ayudar en el análisis de un problema, es éste, el de presentarlo al revés. Veamos sus puntos básicos.
Los prismas del pensamiento
Analizar un problema desde diversos prismas nos puede ayudar a descubrir facetas desconocidas hasta aquel momento.
Analizar desde el pensamiento Glogal. Vista global y control del proceso. No se enfoca el asunto en si, sino el 'pensamiento' acerca del asunto.
Las soluciones
Fijar los objetivos de la solución
Una vez definido el problema, necesita determinar qué es lo que desea que logre su solución. Para muchos de los problemas que enfrenta como gerente, deseará una solución que logre más de un objetivo.
Siempre que tenga un problema con más de un objetivo para la solución, necesita fijar prioridades. ¿Cuál es el objetivo más importante? ¿Cuál es el segundo en importancia? ¿Y el tercero? Y así sucesivamente.
Fijar prioridades es esencial porque una sola solución a un problema de negocios rara vez cumplirá con todos sus objetivos por completo. Su meta consiste en elegir la solución que haga el mejor trabajo para cumplir con los objetivos más prioritarios.
Es posible que desee incluso asignar un valor numérico a cada uno de los objetivos de su solución. Por ejemplo, puede asignar un valor de 10 a su principal objetivo. Después asignar valores a los demás objetivos en base a su importancia, en comparación con el objetivo primordial. Si su objetivo de segunda prioridad es la mitad de importante, le asignará un valor de 5. Pero si es casi tan importante como el primoridal, le dará un valor de 9 u 8. Asigne valores a todos los objetivos del mismo modo.
Si está resolviendo un problema con un equipo, tómese unos minutos para que cada uno asigne, en forma individual, un valor a cada objetivo de la solución. Después sume los valores que cada uno asignó para obtener un valor total para cada objetivo y utilice este total para evalúe sus soluciones y seleccione una).
En el caso de los problemas que no son los pequeños y rutinarios que maneja por su cuenta, es importante que conoza los objetivos de la solución de aquellas personas que se ven afectadas por el problema. Estas personas pueden ser gerentes de otras unidades de negocios, clientes, operadores de la línea y proveedores.
Generar soluciones alternativas
Esta es la etapa de la resolución de problemas a la que mucha gente tiende a dedicar demasiado tiempo en lugar de muy poco. La explicación pareciera estar dada por una frase que tal vez ya haya escuchado: "La respuesta que se le ocurre primero es probablemente la correcta".
No tome la expresión al pie de la letra y se quede siempre con la primera solución que viene a su mente. Esta es una manera segura de pasar por alto muchas soluciones prometedoras y perder oportunidades de mejorar posibilidades de solución utilizadas en el pasado. El objetivo consiste en descubrir tantas soluciones razonables, no ridículas, como sea posible, sin perder demasiado tiempo en el problema.
La cantidad de tiempo que se convierte en demasiado, depende de la importancia del problema. El problema de decidir si comprar cubiertas para la flota de vehículos de servicio de la compañía merece mucho menos tiempo que el problema de dónde ubicar el nuevo centro de distribución de la compañía.
Aún así, determinar en qué momento las alternativas se vuelven ridículas es un tema subjetivo. Algunos de los inventos más famosos del mundo se consideraron ridículos cuando estaban en la etapa de diseño.
En esta etapa, la lluvia de ideas puede ser una manera efectiva de solucionar los problemas del tiempo y de la ridiculez de las alternativas de solución. El tiempo habrá finalizado cuando nadie tenga más soluciones para sugerir. Y ninguna idea será considerada ridícula hasta que haya finalizado la sesión de lluvia de ideas y se evalúen las alternativas.
Cuando se está intentando resolver un problema grave, no es conveniente hacer una lluvia de ideas para buscar alternativas de solución en la misma reunión en la que se realiza una lluvia de ideas para definir el problema o los objetivos de la solución. ¿Por qué? La mayoría de las personas se quedan sin combustible después de aproximadamente una hora de pensamiento creativo intenso. Para obtener las mejores y más efectivas alternativas de solución propuestas por usted y los demás, realice una lluvia de sugerencias cuando todos estén descansados.
A veces lo mejor es enemigo de lo bueno
¿Esta es la etapa de la resolución de problemas a la que más le teme? Para la mayoría de la gente, lo es. Pero le tenemos buenas noticias: los expertos en resolución de problemas han descubierto que elegir la mejor alternativa generalmente es sencillo si (y sólo si) las etapas previas del proceso se realizaron correctamente.
En otras palabras, si hizo un buen trabajo al definir el problema, identificar y priorizar los objetivos de la solución, y al proponer soluciones alternativas, en la mayoría de los casos, la mejor solución resultará obvia.
Ahora pasemos a las noticias no tan buenas: cuando los problemas son muy importantes o realmente complejos, la mejor solución a menudo no resulta obvia. En estos casos, la clave consiste en evaluar.
La evaluación es el proceso de combinar cada una de las alternativas de solución con cada uno de los objetivos de la solución e imaginar cuán bien cumplirá los objetivos la alternativa en cuestión. La alternativa que debe elegir es la que satisfaga más completamente sus objetivos; en especial los objetivos que identificó como altamente prioritarios.
Pero, ¿qué ocurre con los problemas que son más complejos, en los que hay más objetivos para la solución? ¿Qué hacer si una alternativa satisface mejor su prioridad número uno mientras que otra satisface mejor sus prioridades número dos y tres? En estos casos, es posible que desee volver a asignar valores numéricos.
Cuando fijó las prioridades de los objetivos de su solución, asignó una carga de 10 a los objetivos primordiales y asignó una carga menor a otros objetivos en base a su importancia en relación con el objetivo primordial. Ahora, debe llevar ese proceso un paso más lejos: asigne un valor numérico a cada alternativa de solución de acuerdo a lo bien que cumple con cada objetivo de la solución.
Una alternativa que cumpla completamente con un objetivo podría recibir un valor de 10. Una alternativa que no contribuya en nada a cumplir con un objetivo en particular recibirá un valor de 0. La mayor parte de las alternativas tendrán valores intermedios entre cero y diez, en relación a la manera en que cumplen con cada objetivo de la solución.
Una vez que haya asignado un valor para la efectividad con la que cada alternativa de solución podría cumplir con cada objetivo de la solución, multiplique los valores por la prioridad que asignó a los objetivos de la solución. Después puede sumar los valores para obtener un puntaje total para cada alternativa. La alternativa con el puntaje total más alto es la que usted espera que haga el mejor trabajo para resolver el problema.
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