Capítulo 5:

 Analizar y definir el problema gerencial

Braimstorming

A continuación encontrará una rápida guía para llevar adelante una sesión productiva de lluvia de ideas.

Reglas básicas

1. Puede participar cualquier cantidad de gente, con un mínimo de dos. Pero la experiencia demuestra que lo mejor es trabajar en grupos de 5 a 15 personas.
2. La sesión debe estar guiada por un moderador. Los puestos y los cargos no deben tener importancia durante la sesión.
3. Todos deben aceptar todas las ideas y respuestas sin disputas, críticas ni correcciones. Estos juicios y correcciones vienendespués de la sesión y están en manos de todo el grupo o de un subgrupo. La idea clave de una lluvia de ideas es que "todo sirve".
4. Haga todo lo posible para alentar el libre flujo de ideas. Las reglas y la estructura, a nos ser las pocas que aquí se indican, pueden ser contraproducentes para una sesión productiva.

Proceso

1. Escriba el problema, asunto o pregunta sobre la cual el grupo hará una lluvia de ideas en una pizarra o rotafolios, donde todos puedan verlo durante la sesión. Asegúrese de que todos consideren que el problema está correcta y precisamente expresado.
2. Haga que cada persona genere ideas primero por su cuenta. Después abra la sesión para obtener ideas o respuestas de todos los participantes. Puede ser un proceso estructurado o desestructurado. En un proceso estructurado, se recorre la sala y se pide una idea a cada persona por vez. el participante que no tenga una idea cuando sea su turno, podrá "pasar" el turno. Cuando todos "pasen" el turno en una misma ronda, la sesión habrá finalizado. En un proceso desestructurado, todos pueden mencionar una idea o respueta en cualquier momento. Cuando pasa un minuto completo sin que nadie de una nueva idea, se da por terminada la sesión.
3. En la pizarra o rotafolios, escriba todas las ideas o respuestas que surjan. No las reformule; intente capturar las palabras exactas de la persona.
4. Cuando la lluvia de ideas haya finalizado, clasifique todas las ideas y respuestas. Encontrará similitudes y puntos de contacto que le permitirán ponerlas en varios grupos generales. Los grupos que surjan después deuna sesión de lluvia de ideas para resolver un problema serán sus alternativas de solución.

El problema al revés da más visión

Otro método que nos puede ayudar en el análisis de un problema, es éste, el de presentarlo al revés. Veamos sus puntos básicos.

1. Declare su problema al revés. Cambie una oración afirmativa en negativa y analice que le dice.
2. Trate de definir lo que algo no es y exprese lo que todos los demás no están haciendo.
3. Redacte una lista de pares de acciones opuestas aplicables a un problema "Que pasaría si..."
4. Cambie la dirección de su perspectiva a través de cambiar alrededor o hacer algo diferente.
5. Invierta resultados. Para conseguir algo pensar que se habría de hacer para no conseguirlo.
6. Si algo resulta mal, pensar en los aspectos positivos de la situación.

Los prismas del pensamiento

Analizar un problema desde diversos prismas nos puede ayudar a descubrir facetas desconocidas hasta aquel momento.

1. Analizar desde el pensamiento Objetivo. Este tiene que ver con hechos, cifras, necesidades y ausencias de información.
2. Analizar desde el pensamiento Emotivo. Este tiene que ver con intuición, sentimientos y emociones.
3. Analizar desde el pensamiento Cerebral. En relación al juicio y la cautela. Es el prisma más valioso.
4. Analizar desde el pensamiento Positivo. Tiene que ver con la lógica positiva. Por qué algo va a funcionar y por qué ofrecerá beneficios.
5. Analizar desde el pensamiento Creativo. El pensamiento de la creatividad, alternativas, propuestas, lo que es interesante, estímulos y cambios.

Analizar desde el pensamiento Glogal. Vista global y control del proceso. No se enfoca el asunto en si,  sino el 'pensamiento' acerca del asunto.

Las soluciones

Fijar los objetivos de la solución
Una vez definido el problema, necesita determinar qué es lo que desea que logre su solución. Para muchos de los problemas que enfrenta como gerente, deseará una solución que logre más de un objetivo.

Siempre que tenga un problema con más de un objetivo para la solución, necesita fijar prioridades. ¿Cuál es el objetivo más importante? ¿Cuál es el segundo en importancia? ¿Y el tercero? Y así sucesivamente.

Fijar prioridades es esencial porque una sola solución a un problema de negocios rara vez cumplirá con todos sus objetivos por completo. Su meta consiste en elegir la solución que haga el mejor trabajo para cumplir con los objetivos más prioritarios.

Es posible que desee incluso asignar un valor numérico a cada uno de los objetivos de su solución. Por ejemplo, puede asignar un valor de 10 a su principal objetivo. Después asignar valores a los demás objetivos en base a su importancia, en comparación con el objetivo primordial. Si su objetivo de segunda prioridad es la mitad de importante, le asignará un valor de 5. Pero si es casi tan importante como el primoridal, le dará un valor de 9 u 8. Asigne valores a todos los objetivos del mismo modo.

Si está resolviendo un problema con un equipo, tómese unos minutos para que cada uno asigne, en forma individual, un valor a cada objetivo de la solución. Después sume los valores que cada uno asignó para obtener un valor total para cada objetivo y utilice este total para evalúe sus soluciones y seleccione una).

En el caso de los problemas que no son los pequeños y rutinarios que maneja por su cuenta, es importante que conoza los objetivos de la solución de aquellas personas que se ven afectadas por el problema. Estas personas pueden ser gerentes de otras unidades de negocios, clientes, operadores de la línea y proveedores.
Generar soluciones alternativas
Esta es la etapa de la resolución de problemas a la que mucha gente tiende a dedicar demasiado tiempo en lugar de muy poco. La explicación pareciera estar dada por una frase que tal vez ya haya escuchado: "La respuesta que se le ocurre primero es probablemente la correcta".

No tome la expresión al pie de la letra y se quede siempre con la primera solución que viene a su mente. Esta es una manera segura de pasar por alto muchas soluciones prometedoras y perder oportunidades de mejorar posibilidades de solución utilizadas en el pasado. El objetivo consiste en descubrir tantas soluciones razonables, no ridículas, como sea posible, sin perder demasiado tiempo en el problema.

La cantidad de tiempo que se convierte en demasiado, depende de la importancia del problema. El problema de decidir si comprar cubiertas para la flota de vehículos de servicio de la compañía merece mucho menos tiempo que el problema de dónde ubicar el nuevo centro de distribución de la compañía.

Aún así, determinar en qué momento las alternativas se vuelven ridículas es un tema subjetivo. Algunos de los inventos más famosos del mundo se consideraron ridículos cuando estaban en la etapa de diseño.

En esta etapa, la lluvia de ideas puede ser una manera efectiva de solucionar los problemas del tiempo y de la ridiculez de las alternativas de solución. El tiempo habrá finalizado cuando nadie tenga más soluciones para sugerir. Y ninguna idea será considerada ridícula hasta que haya finalizado la sesión de lluvia de ideas y se evalúen las alternativas.

Cuando se está intentando resolver un problema grave, no es conveniente hacer una lluvia de ideas para buscar alternativas de solución en la misma reunión en la que se realiza una lluvia de ideas para definir el problema o los objetivos de la solución. ¿Por qué? La mayoría de las personas se quedan sin combustible después de aproximadamente una hora de pensamiento creativo intenso. Para obtener las mejores y más efectivas alternativas de solución propuestas por usted y los demás, realice una lluvia de sugerencias cuando todos estén descansados.

A veces lo mejor es enemigo de lo bueno
¿Esta es la etapa de la resolución de problemas a la que más le teme? Para la mayoría de la gente, lo es. Pero le tenemos buenas noticias: los expertos en resolución de problemas han descubierto que elegir la mejor alternativa generalmente es sencillo si (y sólo si) las etapas previas del proceso se realizaron correctamente.

En otras palabras, si hizo un buen trabajo al definir el problema, identificar y priorizar los objetivos de la solución, y al proponer soluciones alternativas, en la mayoría de los casos, la mejor solución resultará obvia.

Ahora pasemos a las noticias no tan buenas: cuando los problemas son muy importantes o realmente complejos, la mejor solución a menudo no resulta obvia. En estos casos, la clave consiste en evaluar.

La evaluación es el proceso de combinar cada una de las alternativas de solución con cada uno de los objetivos de la solución e imaginar cuán bien cumplirá los objetivos la alternativa en cuestión. La alternativa que debe elegir es la que satisfaga más completamente sus objetivos; en especial los objetivos que identificó como altamente prioritarios.

Pero, ¿qué ocurre con los problemas que son más complejos, en los que hay más objetivos para la solución? ¿Qué hacer si una alternativa satisface mejor su prioridad número uno mientras que otra satisface mejor sus prioridades número dos y tres? En estos casos, es posible que desee volver a asignar valores numéricos.

Cuando fijó las prioridades de los objetivos de su solución, asignó una carga de 10 a los objetivos primordiales y asignó una carga menor a otros objetivos en base a su importancia en relación con el objetivo primordial. Ahora, debe llevar ese proceso un paso más lejos: asigne un valor numérico a cada alternativa de solución de acuerdo a lo bien que cumple con cada objetivo de la solución.

Una alternativa que cumpla completamente con un objetivo podría recibir un valor de 10. Una alternativa que no contribuya en nada a cumplir con un objetivo en particular recibirá un valor de 0. La mayor parte de las alternativas tendrán valores intermedios entre cero y diez, en relación a la manera en que cumplen con cada objetivo de la solución.

Una vez que haya asignado un valor para la efectividad con la que cada alternativa de solución podría cumplir con cada objetivo de la solución, multiplique los valores por la prioridad que asignó a los objetivos de la solución. Después puede sumar los valores para obtener un puntaje total para cada alternativa. La alternativa con el puntaje total más alto es la que usted espera que haga el mejor trabajo para resolver el problema.

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