Revisión de registros

Con frecuencia en muchas empresas la información ya se encuentra disponible para que los analistas conozcan la actividad u operaciones con las cuales no esta familiarizados.

Los analistas  examinan datos y descripciones que ya están escritos o registradas en relación con el sistema y departamento de usuarios.

Recuperación de datos por medio de la inspección de registros.

El termino de registro se refiere a los manuales escritos sobre política, regulaciones y procedimientos de operaciones estándares que la mayoría de las empresas mantienen como guía para gerentes y empleados. Los manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existentes, o sistemas de información que entran dentro del área de investigación, también proporcionan una visión sobre la forma en que el negocio debería conducirse. Normalmente muestran los requerimientos y restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o  capacidad de almacenamiento de datos) y caracterizaciones del diseño (controles y verificaciones del procesamiento)

Selección de los registros para revisión.

En la mayor parte de las empresas los manuales y estándares sobre procedimientos de operación usualmente son obsoletos, a menudo no se  mantienen al corriente lo suficiente para señalar los procedimientos existentes. Los diagramas de organización muestran como as diferentes unidades deberían relacionarse con otras, pero muchas no reflejan las operaciones actuales.

Los documentos y forman que se utilizan a través del sistema (Aun los que están en blanco), pueden proporcionar conocimientos al analista sobres el sistema,

Al comparar las formas en blanco con el procedimiento y los manuales de operación se muestra al analista como debe llenarse; por lo tanto recabar y comparar las formas ya completas y los informes permiten señalar cualquier variación entre los usos de hechos y el prescrito  en los documentos.

Puede ser muy revelador "Muestrear" algunos de los documentos o formas utilizadas en el proceso. Los analistas pueden obtener copias para observar que hay  y que falta. Analizar un conjunto de copias seleccionada al alzar permite el calculo de porcentajes de error y las estadísticas que describen en forma completa una situación.