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Capítulo 10:

 Excel. Seleccionar los operandos con el ratón

Hasta ahora hemos estado introduciendo las fórmulas escribiéndolas completamente. Sin embargo, cuando los operandos son referencias a celdas o rangos (estos en las funciones), Excel permite que se introduzcan en las fórmulas seleccio­nándolos con el ratón.

En el caso del apartado anterior, es mucho más fácil usar el ratón para seleccionar las celdas que se quieren copiar que recordar la sintaxis que deben tener las fórmulas tridimensionales. En otros casos, aunque hagas referencias a celdas que estén en la misma hoja de cálculo, éstas pueden ser grandes y complejas, con lo que también resulta mucho más fácil utilizar el ratón para seleccionar las celdas que introducir sus direcciones.

En el ejemplo del apartado anterior, si quisieras emplear el ratón para seleccionar las celdas que quieres copiar, el procedimiento sería el siguiente:

1.  Ve a la celda en la que quieras introducir la fórmula (celda C5 de la hoja Total) y escribe un signo igual para comenzar la fórmula.

2.  Ahora quieres seleccionar la celda C5 de la hoja Zona Norte como primer operando, así que haz clic en la pestaña de esa hoja para pasar a ella. Luego haz clic en la celda C5 para introducirla como primer operando (observa que Excel va completando la fórmula en la barra de fórmulas).

3.  Introduce el signo más (el operador).

4.  Haz clic en la pestaña de la hoja Zona Sur para pasar a ella. Luego haz clic en la celda C5 para introducirla como segundo operando.

5.  Por último, pulsa Intro para introducir la fórmula en la celda y volver a la hoja Total.

Puedes ver que la fórmula resultante es la misma, pero que el procedimiento para crearla es mucho más intuitivo. Puedes usar este procedimiento para introducir operandos en las fórmulas siempre que quieras, aunque todavía lo encontrarás mucho más útil cuando tengas que introducir operandos en las funciones (que veremos más adelante).

Referencias a celdas que estén en otro libro de trabajo

Aunque es menos común, también puedes necesitar hacer referencias a celdas que estén en hojas de cálculo pertenecientes a otro libro de trabajo. Es menos habitual porque, como ya hemos comentado, los libros de trabajo persiguen la idea de agrupar todas las hojas de cálculo relacionadas con un mismo tema. Siendo así, si necesitas datos que estén en otra hoja de cálculo, normalmente esa hoja estará en el mismo libro de trabajo, y no en otro separado.

En cualquier caso, lo cierto es que te puede surgir la necesidad de hacer referencia a una celda que esté en otro libro de trabajo. En tal caso, deberás utilizar la sintaxis siguiente:

=’[Libro1]Hoja1’!A1

Por ejemplo, si necesitases hacer referencia a la celda C6 de la hoja de cálculo Marzo del libro de trabajo Compras, la expresión que deberías introducir en la fórmula sería la siguiente:

=’[Compras]Marzo’!C6

Observa que esta fórmula contiene una referencia relativa. Si quieres, también puedes utilizar referencias absolutas en las fórmulas que se refieran a celdas que estén en otras hojas de cálculo o en otros libros de trabajo. De hecho, lo normal es que se utilicen referencias absolutas ya que, al estar los datos en otro lugar, es más difícil seguirles la pista. El ejemplo anterior utilizando referencias absolutas quedaría así:

=’[Compras]Marzo’!$C$6

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