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Capítulo 8:

 Referencias absolutas en Excel

Volvamos a la hoja Ventasmensuales. He introducido algunos datos:

ð En la celda B10 he introducido TOTALES.

ð En la celda F3 he introducido Comisión.

ð En la celda F4 he introducido 15%.

Ahora vamos a calcular las comisiones de cada vendedor. Esta comisión es igual a la suma de sus ventas por el porcentaje de la comisión. Es decir, para el vendedor Casas, su comisión se calcularía de la siguiente manera:

ð La suma de sus ventas: C5+D5+E5.

ð La comisión (el 15% de las ventas): F4.

ð La fórmula que hay que introducir en F5 y que calcula su comisión: =(C5+D5+E5)*F4. Observa que he puesto entre paréntesis la suma de las ventas de cada mes, puesto que si no Excel realizaría primero la multiplicación de E5*F4, al tener la multiplicación preferencia sobre la suma. En la figura 4.8 puedes ver el resultado.

excel

Figura 4.8. El cálculo de la comisión de un vendedor

Para crear las fórmulas que calculen las comisiones de los restantes vendedores podemos utilizar la técnica de copiar y pegar que ya conocemos.

En este caso, como las celdas se van a pegar contiguas a la original, podemos utilizar Autorrelleno para hacerlo de manera más rápida:

1.  Ve a la celda F5.

2.  Haz clic sobre el gestor de relleno y mantén pulsado el botón del ratón.

3.  Arrastra el ratón hacia abajo hasta que selecciones el rango F5:F9.

4.  Suelta el botón del ratón.

Ahora deselecciona el rango y ve a la celda F6 para comprobar que la fórmula es correcta. La fórmula que hay en F6 es =(C6+D6+E6)*F5. Es decir, suma las ventas de Caballero correctamente, pero luego las multiplica por la comisión de Casas, en lugar de multiplicarlas por el porcentaje de la comisión.

Si compruebas las fórmulas de los demás vendedores verás que en todos los casos ocurre lo mismo: la suma de las ventas está bien, pero no la multiplicación por el porcentaje de la comisión.

Esto ha ocurrido porque al pegar las celdas hacia abajo Excel ha modificado las fórmulas para adaptarlas a su nueva posición. Las sumas de las ventas están correctas porque los vendedores están unos debajo de otros, pero la multiplicación por el porcentaje está mal porque es el mismo porcentaje para todos, y éste está en una sola celda.

En este caso, la copia con referencias relativas que hace Excel produce un resultado incorrecto.

La solución a este problema consiste en utilizar referencias absolutas, es decir, referencias a celdas que Excel no modifique cuando copie las fórmulas. Para crear una referencia absoluta basta con poner delante del nombre de la fila y/o de la columna el signo del dólar. De esta manera hay tres posibilidades, como se puede ver en la tabla 4.3.

Tabla 4.3. Tipos de referencias absolutas

Tipo     EjemploDescripción
Referencia absoluta a la columna$A1 La referencia a la columna no se modi-
ficará al copiar la fórmula.
Referencia absolutaA$1 La referencia a la fila no se modificará a la fila alcopiar la fórmula.
Referencia absoluta$A$1     Al copiar la fórmula no se modificará completa. La referencia ni a la fila ni a la columna.

En nuestro caso nos interesa utilizar una referencia absoluta completa a la celda F4, la que contiene el porcentaje de la comisión, ya que no debe modificarse ni la fila ni la columna. Cambia la fórmula en F5 para que ahora sea =(C5+D5+E5)*$F$4.

Vuelve a copiar esa celda en el rango F6:F9 como hemos hecho antes, y observa que ahora sí funciona correctamente. Si miras las fórmulas de las celdas F6 y siguientes, verás que multiplican correctamente la suma de las ventas de cada vendedor por el porcentaje de la comisión que hay en F4. Es decir, la parte de la fórmula que se refiere a suma de las ventas es una referencia relativa, mientras que la parte que se refiere al porcentaje de la comisión es una referencia absoluta (figura 4.9).

EXCEL

Figura 4.9. El uso de las referencias absolutas en una fórmula (observa la barra de fórmulas)

 

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