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Capítulo 13:

 Nombres de celdas y rangos

Una de las características de los rangos es que se les puede dar un nombre. Se puede asignar un nombre a cualquier rango o celda individual de la hoja de cálculo (en realidad, una celda individual no es más que un rango de una sola celda).

Para dar nombre a un rango, en primer lugar debes seleccionarlo. Por ejemplo, seleccio­na el rango E5:E9 de la hoja Total. Ahora mira el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, donde habitualmente aparece el nombre de la celda actual. En este momento debe poner E5 (la celda superior izquierda del rango seleccionado). Pues bien, sitúa el puntero del ratón sobre ese cuadro y haz clic. Verás que se selecciona E5. Ahora escribe TotalMarzo y pulsa Intro. ¿Qué ha sucedido? Pues que ha desa­parecido la referencia E5 de la barra de fórmulas y ahora pone TotalMarzo: acabas de dar el nombre TotalMarzo al rango que tienes seleccionado (figura 5.12).

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Figura 5.12. El rango E5:E9. Observa en la barra de fórmulas que se llama TotalMarzo

La utilidad de dar nombres a rangos estriba en la facilidad que ello representa a la hora de trabajar más tarde con los datos que contiene ese rango: en lugar de tener que recordar direcciones de celdas podemos recordar simplemente el nombre descriptivo que hayamos dado a ese rango. Vamos a verlo con un ejemplo, creando una nueva fórmula para sumar las ventas totales de marzo. Ve a la celda E10 de la hoja Total y borra la fórmula que hay ahora. Luego introduce esta fórmula:

=SUMA(TotalMarzo)

Observa que Excel la admite sin problemas y que aparece el resultado correcto (figura 5.13). Como puedes notar, el nombre de un rango en una función aclara mucho qué es lo que hace esa función. Ten en cuenta que en el momento de introducir una función se conoce perfectamente lo que se hace, pero al cabo de unos días a lo mejor ya no se recuerda tan bien.

EXCEL

Figura 5.13. Utilizar el nombre de un rango en una función (observa la barra de fórmulas)

Al igual que ocurre con las referencias a celdas o a rangos, los nombres de los rangos también se pueden utilizar en fórmulas tri o tetradimensionales. Por ejemplo, si estuvieras en la hoja Total y quisieras referirte a las ventas realizadas durante marzo en la Zona Norte, podrías utilizar la siguiente sintaxis: ‘Zona Norte’!Marzo. Sin embargo, cuando utilices nombres de rangos en funciones, debes tener en cuenta que los nombres de los rangos son siempre referencias absolutas. Es decir, si ahora copias en la celda D10 la fórmula que acabas de introducir en E10, ésta no se adaptará a su nueva posición, sino que seguirá sumando las ventas de marzo.

Otras herramientas

Además de las funciones propiamente dichas, Excel dispone de algunas herramientas «menores» que pueden ayudarte durante tu trabajo diario con Excel. En este apartado veremos algunas de las que se usan con más frecuencia.

La función más utilizada

La función SUMA es, con diferencia, la más empleada en Excel y, en la mayoría de los casos, se aplica sobre una columna de números (es decir, es muy frecuente realizar la suma de una columna de números). Pues bien, la cinta de opciones contiene un comando que agiliza extraordinariamente la introducción de esta fórmula: el botón Autosuma.

Para utilizarlo selecciona la celda que está justo debajo de la columna de números sobre la que quieras operar. Luego pulsa el botón Autosuma.

Inmediatamente Excel introducirá en la celda activa la función SUMA y utilizará como argumento la columna de números que haya justo encima. Ahora puedes editar ese argumento (por si Excel no los hubiera seleccionado bien) o directamente pulsar Intro para aceptar la función (figura 5.14).

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Figura 5.14. El botón Autosuma

Autocalcular

Ya vimos en el capítulo 1 que la barra de estado daba información variada, pues bien, cuando seleccionamos varias celdas con valores numéricos calcula automáticamente algunos datos. Pruébalo. El dato más a la derecha es la característica Suma y puedes usarla cuando desees hacer una operación parcial o de comprobación sin tener que introducir una fórmula en una celda.

Por ejemplo, selecciona el rango C5:C9 de la hoja Total y mira la barra de estado: ahora pone Suma=127038. Excel suma automáticamente los números del rango sin que tengas que crear una fórmula al efecto. Excel además te calcula el Promedio, en la barra de estado pasará a poner Promedio=25407,6, que es la media aritmética de los números del rango C5:C9 (figura 5.15).

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Figura 5.15.  La característica Autocalcular de Excel

Nota

¡Recuerda!, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado para configurar qué datos te dará Autocalcular.

Así pues, cuando quieras realizar una operación sencilla o cuando desees comprobar el resultado de una fórmula, puedes utilizar la barra de estado para tal fin. También funciona con rangos discontinuos.

Capítulo anterior - Insertar una función en Excel

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