12.212 cursos gratis
8.334.913 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Capítulo 12:

 Insertar una función en Excel

En el apartado «Introducir funciones» hemos visto el sistema más sencillo que hay para crear funciones en la hoja de cálculo. Sin embargo, ese sistema presupone dos hechos que, excepto en el caso de las funciones más comunes, nunca se cumplen. A saber:

ð Que conoces el nombre de la función que realiza el cálculo que necesitas en cada momento.

ð Que conoces los argumentos que hay que suministrar a la función para que realice el cálculo.

Estos dos puntos no se cumplen casi nunca porque Excel dispone de cientos de funciones de todo tipo. Acordarse del nombre de cada una de ellas y de los argumentos que necesita es una tarea prácticamente imposible. Así pues, en muchos casos es necesario recurrir a los procedimientos que Excel ha previsto para superar este inconveniente.

El sistema general de creación de funciones en Excel se denomina Insertar función. Siempre que tengas problemas o dudas a la hora de crear una función debes recurrir a él, porque te suministrará toda la información y ayuda que necesitas para que crees tu función.

Cuando quieras introducir una función en una celda, en primer lugar selecciona la celda en la que vas a crear la función. Luego ejecuta el comando Insertarfunción en la ficha Fórmulas o haz clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas. Entonces ocurrirán varias cosas:

ð Excel introducirá el signo igual en la celda seleccionada para dar comienzo a la fórmula.

ð Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función que puedes ver en la figura 5.3.

excel

Figura 5.3.  El cuadro de diálogo Insertar función

ð En esta ventana también aparecerá un botón Ayuda sobre esta función que abre la Ayuda de Office en una ventana flotante. Úsalo si quieres investigar por tu cuenta, aunque para este capítulo nosotros vamos a necesitarlo.

El cuadro de diálogo Insertar función está dividido en dos partes. La superior muestra las categorías bajo las cuales están agrupadas los distintos tipos de funciones. Incluso permite hacer una búsqueda. En la inferior aparecen las funciones relacionadas con la categoría seleccionada en el desplegable (figura 5.4). Observa que en la parte inferior del cuadro de diálogo aparece el nombre de la función seguido de los argumentos que necesita y una pequeña descripción de su uso. Por tanto, en primer lugar utiliza la lista desplegable Seleccionar una categoría para elegir un tipo de funciones. Cuando lo hagas, Excel pondrá en el recuadro Seleccionar una función todas las correspondientes a esa categoría.

excel

Figura 5.4. Función PRONÓSTICO y ayuda sobre los argumentos de la función

Entre las categorías de funciones que se pueden seleccionar en el recuadro Seleccionar una categoría hay algunos especiales:

ð Usadas recientemente. En esta categoría aparecen las funciones que hayas usado recientemente. Seleccionar esta categoría acelera la búsqueda de las funciones que ya hemos empleado.

ð Todas. En esta categoría aparecen todas las funciones que se encuentran disponibles.

ð Definidas por usuario. En esta categoría aparecen las funciones creadas por el usuario, es decir, que no son parte integrante del Excel estándar. Las funciones definidas por el usuario son un tema avanzado que no se trata en este libro.

El siguiente paso consiste en escoger una de las funciones que han aparecido en el recuadro Seleccionar una función. Para eso basta con que hagas clic en la función correspondiente.

Los nombres de las funciones son bastante explicativos de lo que hace cada una, pero si tienes dudas observa dos aspectos:

ð Justo debajo del recuadro Seleccionar una función aparece la sintaxis completa de la función que se encuentra seleccionada y, a continuación, una breve explicación de lo que hace esa función.

ð En la parte inferior del cuadro de diálogo se encuentra el ­botón Ayuda sobre esta función. Al pulsarlo aparecerá se abrirá la ayuda de Excel con toda la información disponible sobre la función seleccionada (observa la imagen de la figura 5.5).

excel

Figura 5.5. Puedes pedir ayuda a Excel sobre cualquiera de las funciones que aparecen en el recuadro Seleccionar una función

Una vez que hayas seleccionado la función deseada en el recuadro Seleccionar una función haz clic en el botón Aceptar. Entonces aparecerá un cuadro de diálogo que se utiliza para introducir los argumentos de la función seleccionada, que es lo único que queda por hacer (figura 5.6).

excel

Figura 5.6. Este cuadro de diálogo te permitirá introducir los argumentos e la función que estés insertando

Muchas funciones requieren un solo argumento, pero otras precisan varios. Y en algunas funciones puede haber argumentos opcionales. Observa que en el cuadro de diálogo de argumentos de la función aparece un recuadro por cada argumento que la función pueda emplear. Si el nombre del argumento aparece en negrita, eso indica que el argumento es obligatorio; si no aparece en negrita, entonces el argumento es opcional y no es obligatorio introducirlo. Por ejemplo, en la figura 5.6 el argumento Número1 es obligatorio, mientras que el argumento Número2 es opcional.

Si la función requiere que se introduzcan varios argumentos (ya sean obligatorios u opcionales), en primer lugar deberás seleccionar el recuadro que corresponde al argumento que vas a introducir haciendo clic en él. Luego introduce el argumento. Esto lo puedes hacer de las dos maneras que ya conoces: introduciéndolo a mano o arrastrando el ratón sobre la hoja de cálculo.

Si decides arrastrar el ratón sobre la hoja de cálculo para seleccionar el argumento es posible que el cuadro de diálogo de argumentos de la función no te permita ver parte de la hoja de cálculo. Observa el botón que hay en el extremo derecho de cada uno de los recuadros de argumentos (figura 5.6). Si haces clic en él, Excel reducirá el tamaño del cuadro de diálogo para que puedas trabajar cómodamente con la hoja de cálculo. Cuando hayas seleccionado el argumento con el ratón, vuelve a hacer clic en el mismo botón para que reaparezca el cuadro de diálogo.

Después de introducir el primer argumento pasa al segundo. Por último, una vez hayas introducido todos los argumentos, pulsa Aceptar y Excel introducirá la función en la celda activa y cerrará el cuadro de diálogo.

Un ejemplo

Selecciona la celda E10 de la hoja de cálculo Total. Vamos a utilizar el comando Insertar función para introducir una función que sume las ventas totales del mes de marzo.

Ejecuta el comando Insertarfunción en la cinta de opciones o haz clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

Ahora debemos seleccionar la función que deseamos utilizar, que es la función SUMA. Observa que en la lista Seleccionaruna categoría, por defecto viene selecionada la categoría Usadasrecientemente (que muestra las funciones que has empleado últimamente). La función SUMA aparecerá, probablemente, la primera en la lista. Sin embargo, vamos a suponer que no apareciese en la categoría Usadasrecientemente. Podríamos seleccionar la categoría Todas, pero como la lista de funciones que aparecería sería muy larga, buscar en ella la función SUMA resultaría difícil. Lo mejor es hacer una búsqueda escribiendo un texto descriptivo y pulsando Ir. O bien seleccionar la categoría de funciones a la que pertenece la función SUMA, es decir, la categoría Matemáticasy trigonométricas.Haz clic en esta categoría y observa la lista de funciones que aparece en el cuadro Seleccionar una función. Ahora sólo tienes que desplazarte hacia abajo por esta lista hasta encontrar la función SUMA y hacer clic sobre ella para seleccionarla.

Cuando lo hagas, observa que debajo del recuadro Seleccionar una función aparece la sintaxis completa de la función y una explicación de su utilidad (figura 5.7).

excel

Figura 5.7. Insertar la función SUMA

Haz clic en el botón Aceptar para pasar al siguiente cuadro de diálogo e introducir el argumento de la función.

Como puedes observar, el recuadro Número1 ya aparece seleccionado, así que puedes introducir el argumento directamente (posiblemente Excel habrá introducido por sí mismo un rango en el recuadro Número1; ese rango es el que Excel se imagina que queremos sumar; si te vale puedes dejarlo, pero si no continúa con el proceso).

Pulsa el botón que hay en el extremo derecho del recuadro para quitar el cuadro de diálogo de la vista y luego utiliza el ratón para seleccionar el rango E5:E9. Observa que aparece un borde móvil discontinuo alrededor del rango, lo que te permite comprobar que lo has introducido correctamente (figura 5.8).

excel

Figura 5.8.  Puedes utilizar el ratón para introducir el argumento de una función

Vuelve a hacer clic en el mismo botón de antes para que reaparezca el cuadro de diálogo. Ahora ya sólo queda que pulses el botón Aceptar para introducir la función en la celda y cerrar el cuadro de diálogo.

Un método abreviado para insertar una función

En el caso de que vayas a introducir una fórmula que conozcas bien o que no sea muy compleja, puedes utilizar un método abreviado del procedimiento que hemos visto en el apartado anterior. Por ejemplo, vuelve a la celda E10 de la hoja Total y pulsa Supr para borrar la función que hay ahora. Seguidamente introduce el signo igual para comenzar a introducir la fórmula. Observa lo que ha ocurrido en la barra de fórmulas: en su extremo izquierdo ha aparecido un recuadro con el nombre de una función en su interior y una cabeza de flecha apuntando hacia abajo (figura 5.9).

Si haces clic en esa cabeza de flecha, se desplegará una lista con todas las funciones de la categoría Usadasrecientemente (figura 5.10).

EXCEL

Figura 5.9. Observa el recuadro de funciones de la barra de fórmulas

EXCEL

Figura 5.10. La lista de funciones desplegada

Si la función que necesitas aparece en esa lista, sólo tienes que hacer clic sobre su nombre. Si no aparece, entonces haz clic en en los iconos del grupo de comandos Biblioteca de funciones de la cinta de opciones y búscala fácilmente por categorías desplegables.

En nuestro caso, la función que nos interesa es SUMA y seguramente sí aparecerá en la lista. Haz clic sobre ella (si te fijas, en la figura 5.9 aparece el nombre de la función SUMA en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas antes de que desplegásemos la lista de funciones; en este caso podríamos haber hecho clic directamente sobre el nombre sin desplegar la lista). Entonces aparecerá el cuadro de diálogo de argumentos de la función que hemos visto en el apartado anterior y, a partir de aquí, el procedimiento es el mismo que antes.

Procedimientos aún más abreviados

Otro procedimiento todavía más abreviado es el que se emplea habitualmente cuando se conoce la función que se quiere utilizar, pero no se recuerdan bien los argumentos necesarios (o su orden en la función).

El procedimiento consiste en introducir en la celda el signo igual, el nombre de la función y un paréntesis abierto. Entonces se pulsa el botón Insertar función de la barra de fórmulas y directamente aparece el cuadro de diálogo de argumentos de la función en el que se pueden introducir los argumentos necesarios.

Por último, otro procedimiento aún más abreviado que puedes emplear consiste en introducir en la celda el signo igual y el nombre de la función. A continuación, pulsa la combinación de teclas Ctrl+Mayus+A. Excel introducirá los nombres de los argumentos que necesita la función para recordarnos cuáles son (observa la figura 5.11). Seguidamente, deberás sustituir esos nombres por los argumentos correctos.

EXCEL

Figura 5.11. Los nombres de los argumentos de la función CELDA aparecen automáticamente si se pulsa Ctrl+Mayus+A

Y un último apunte antes de finalizar el apartado. Si quieres utilizar el cuadro de diálogo de argumentos de la función para modificar los argumentos de una función que ya esté introducida en una celda, primero selecciona la celda que contiene la función y luego pulsa el botón Insertar función de la barra de fórmulas (o usa el comando en la cinta de opciones) y aparecerá el cuadro de diálogo de argumentos de la función en el que podrás modificar los argumentos.

Capítulo siguiente - Nombres de celdas y rangos
Capítulo anterior - Funciones en Excel

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:

Al presionar "Recibir" estás dándote de alta y aceptas las condiciones legales de mailxmail

Cursos similares a Técnicas de gestión del libro de trabajo en Excel. Fórmulas y funciones


  • Vídeo
  • Alumnos
  • Valoración
  • Cursos
1. Fórmulas y funciones. Excel
¡Hola! Sean bienvenidos a un curso más de ofimática en donde estaremos presentamos... [17/11/11]
415
Curso con video
2. Excel 2007. Fórmulas de auditoría
Aprende de forma rápida cómo corregir los errores en tus fórmulas de auditoría... [17/08/10]
7.939
Curso con video
3. Cómo elaborar un libro de trabajo en Excel 2003-2007
Este curso tiene como objetivo principal poder desarrollar, practicar la materia de... [19/01/12]
20  

¿Qué es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail


¿Quieres recibir más cursos de Ofimática? ¡Son gratis!