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Capítulo 3:

 Gestionar hojas de gran tamaño en Excel

La mayoría de las hojas de cálculo con las que se trabaja en realidad se podrían calificar «de gran tamaño», es decir, hojas cuyos datos ocupan más de lo que se puede ver en una sola pantalla.

En estas situaciones resulta muy interesante contar con diversas técnicas que facilitan enormemente el trabajo.

Dividir

La técnica Dividir consiste en dividir la ventana del documento en dos o cuatro secciones. Una vez dividida, en una de las secciones puedes ver la parte de la hoja de cálculo que te interese. Así es posible tener a la vez en pantalla zonas muy distantes de la hoja de cálculo.

Para dividir la ventana ve a la ficha Vista de la cinta de opciones y ejecuta el comando Dividir dentro del grupo Ventana. Verás que aparecen dos barras cruzadas que dividen la ventana en cuatro secciones (figura 3.6). Si quieres cambiar el tamaño de las secciones, sólo tienes que arrastrar las barras, haciendo clic sobre ellas y manteniendo pulsado el botón del ratón mientras las desplazas a su nueva posición.

La sección activa es aquella en la que está el puntero de celda (en la figura 3.6 es la sección superior izquierda, puesto que el puntero de celda está en A1). Puedes decidir la parte de la hoja que ves en cada una de las secciones. Si te fijas, ahora hay dos barras de desplazamiento verticales y dos horizontales. Para desplazar lo que se ve en cualquier sección debes utilizar las barras de desplazamiento que le corresponden. Por ejemplo, para desplazar lo que se ve en la sección superior izquierda debes usar la barra de desplazamiento vertical superior y la barra horizontal izquierda.

EXCEL

Figura 3.6. La ventana dividida en cuatro secciones

En la figura 3.7 puedes ver un ejemplo de la utilidad de esta técnica. Desplazando las secciones hemos conseguido:

EXCEL

Figura 3.7. Ejemplo de la utilidad de la técnica Dividir

ð En la sección superior izquierda, ver el comienzo de los datos.

ð En la sección inferior izquierda, ver los datos de resumen que hay al final de la tabla de datos (observa que en la sección superior izquierda se ve hasta la fila 12, mientras que en la
inferior izquierda se ve desde la fila 101 hasta la 111).

ð En la sección superior derecha, ver la tabla de comisiones que hay a la derecha de la tabla de datos (de nuevo, en la sección superior izquierda se ve hasta la columna G y en la superior derecha se ve a partir de la columna L).

Para quitar las divisiones ejecuta de nuevo el comando Dividir.

Ya has visto que puedes utilizar el ratón para cambiar el tamaño de las divisiones, pero si quieres también puedes usarlo para crearlas. Si utilizas el ratón para crear divisiones, podrás elegir tener sólo dos secciones, en lugar de las cuatro que aparecen con el comando Dividir.

Fíjate en el botón que hay en el extremo superior de la barra de desplazamiento vertical y en el que hay en el extremo derecho de la horizontal. Si sitúas el puntero del ratón sobre cualquiera de ellos, verás que se transforma en una flecha de dos cabezas. Haz clic, mantén pulsado el botón del ratón y arrástralo para crear la división (observa la figura 3.8).

EXCEL

Figura 3.8. Crear divisiones con el ratón

Si quieres quitar las divisiones con el ratón:

ð Arrastra la barra de división horizontal al extremo superior de la ventana del documento (hasta que esté pegada a los nombres de las columnas).

ð Arrastra la barra de división vertical al extremo derecho de la ventana del documento (hasta que esté pegada a la barra de desplazamiento vertical).

Inmovilizar secciones

La hoja que aparece en la figura 3.8 es un ejemplo muy representativo del trabajo que muchas veces se realiza en Excel: una gran tabla de datos con los que se realizan cálculos. Normalmente se sitúan las cabeceras de las columnas en la fila superior (en este caso en las filas 5 y 6) para saber qué significa cada dato. El problema de estas tablas radica en que si te desplazas hacia abajo, las cabeceras de las columnas se pierden por la parte superior de la pantalla, de manera que pierdes la referencia de los datos que contiene cada columna. Por ejemplo, en la figura 3.9 nos hemos desplazado hasta la fila 50, con lo que ya no se ven las cabeceras de las columnas y, por tanto, es difícil recordar qué significan los datos de cada una de las columnas.

EXCEL

Figura 3.9. Al desplazar la hoja hacia abajo, las cabeceras de las columnas se pierden por la parte superior de la pantalla

Excel cuenta con el comando Inmovilizar paneles para solucionar este problema. Si lo ejecutas, verás un desplegable con tres opciones; la primera hace que la parte de la hoja que esté por encima y a la izquierda de la celda activa quede inmovilizada en la pantalla tal y como se vea en ese momento. Y las otras dos son más fáciles de usar, como explica su icono. Por ejemplo, ve a la celda A7 y ejecuta la primera opción del comando Inmovilizar paneles, conseguirás que todo lo que hay por encima se inmovilice en pantalla. De esta manera, aunque te desplaces a la celda A50, las cabeceras de las columnas seguirán estando en pantalla (figura 3.10).

EXCEL

Figura 3.10. Hemos inmovilizado las cabeceras de las columnas para tenerlas en pantalla aunque desplacemos la hoja

Observa que cuando utilizas el comando Inmovilizar paneles aparece una línea en pantalla que muestra qué parte de la misma está inmovilizada. Para quitar la inmovilización usar el mismo comando y elegir, Movilizar paneles.

Zoom

El zoom permite modificar la ampliación de la hoja de cálculo en pantalla: si amplías la hoja cabrán menos celdas en la pantalla, aunque se verán más grandes; por el contrario, cuando se reduce cabrán más celdas en la pantalla, aunque se verán más pequeñas.

Para modificar en nivel de ampliación puedes utilizar el comando Zoom en la ficha Vista de la cinta de opciones o, lo que es todavía más fácil, el control deslizable Zoom que está en el extremo derecho de la barra de Estado.

En la figura 3.11 puedes observar el aspecto de la hoja de cálculo si ejecutas el comando Zoom  situado en la barra de herramientas y seleccionas a continuación la opción 50%.

EXCEL

Figura 3.11. La hoja de cálculo con una ampliación (reducción en este caso) del 50%

Si quieres personalizar el nivel de ampliación, en lugar de seleccionar una de las opciones que te ofrece el cuadro desplegable Zoom puedes hacer clic en su interior y escribir directamente el nivel de ampliación que deseas.

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