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Capítulo 4:

 La gestión de las ventanas en Excel

Del curso 1 recordarás que Excel se ejecuta en una ventana que se denomina ventana de la aplicación, y que dentro de esta ventana aparece la ventana del documento, es decir, del libro de trabajo.

En lo que llevamos de libro hemos trabajado con la ventana de Excel maximizada (es decir, ocupando toda la pantalla) y con la ventana del documento también maximizada (es decir, ocupando todo el espacio disponible dentro de la ventana de Excel). Sin embargo, ya sabes que es posible restaurar cualquiera de las dos ventanas mediante sus respectivos botones Maximizar/Restaurar. También, hasta ahora hemos estado trabajando con un solo libro de trabajo.

Pues bien, Excel permite tener abiertas más de una ventana de documento a la vez. En cada una de las ventanas de documento que abras puedes decidir qué quieres tener: la misma hoja de cálculo, hojas de cálculo diferentes o libros de trabajo diferentes.

En los siguientes apartados veremos cómo hacer todo esto. Para que te resulte más fácil apreciar el resultado de cada opción, antes de nada restaura la ventana del documento.

Ver la misma hoja en ventanas diferentes

Si quieres tener la misma hoja de cálculo en dos ventanas diferentes, ejecuta el comando Nueva ventana en la ficha Vista. Como puedes ver en la figura 3.12, Excel abre una nueva ventana y muestra en ella la misma hoja que tenías abierta.

EXCEL

Figura 3.12. La misma hoja de cálculo en dos ventanas diferentes

Observa que al abrir la nueva ventana han ocurrido algunas cosas:

ð En la barra del título de cada una de las ventanas del documento aparece el nombre del libro de trabajo, como es habitual, pero ahora además del nombre aparecen dos puntos y un número (Ventas mensuales:1). Esto te indica que tienes abiertas más de una ventana para ese libro de trabajo. Lógicamente, la ventana activa es aquella en la que esté el puntero de celda.

ð Si despliegas el comando Cambiar ventana, verás que aparece en una lista una entrada por cada una de las ventanas que tengas abiertas, una marca junto a la ventana activa en cada momento.

Si quieres pasar de una ventana a otra, sólo tienes que hacer clic en aquella a la que quieras pasar en la lista del comando Cambiar ventana. También puedes usar la combinación de teclas Alt+Tab para pasar de una ventana a otra (esto es muy útil cuando tienes maximizadas las ventanas de documento).

En cada una de las ventanas puedes ver la hoja de cálculo como quieras y trabajar en ella. Así, y de forma similar al comando Dividir, puedes usar esta técnica para ver zonas distintas de la hoja de cálculo en cada ventana.

Si quieres cerrar una de las ventanas, haz clic en su botón Cerrar, que está a la derecha del botón Maximizar/Restaurar (tiene forma de aspa). Fíjate en que no es el comando Cerrar del Botón Office; si ejecutases este comando se cerrarían todas las ventanas que estuvieran abiertas que perteneciesen al mismo libro de trabajo.

Ver distintas hojas en distintas ventanas

Una vez que tienes abiertas más de una ventana, puedes decidir libremente lo que quieres ver en cada una de ellas. Puede ser, como en el apartado anterior, la misma hoja de cálculo, pero también pueden ser distintas. Pasa a la ventana en la que quieras ver la segunda hoja de cálculo y haz clic en su pestaña. Excel te mostrará la segunda hoja en esa pestaña.

Ahora puedes utilizar el comando Cambiar ventana, las teclas Ctrl+Tab o el ratón para pasar de una a otra, como en el caso anterior.

Abrir más de un libro de trabajo a la vez

Igual que puedes tener dos hojas de cálculo del mismo libro de trabajo abiertas en una ventana diferente cada una, también puedes abrir más de un libro de trabajo a la vez.

Cada libro de trabajo que abras aparecerá en su propia ventana, que se sumará a las que ya tuvieras abiertas.

Para abrir un segundo o sucesivos libros de trabajo usa el comando Botón Office, Abrir que ya conoces. En la figura 3.13 he abierto un segundo libro de trabajo que se suma a las dos ventanas de libro Ventas mensuales que ya tenía abierto (observa las respectivas barras del título).

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Figura 3.13. Dos libros de trabajo distintos en tres ventanas

Puedes seguir pasando de una ventana a otra como has visto en los apartados anteriores. Cuando quieras cerrar un libro de trabajo entero (es decir, con todas las ventanas que tenga abiertas), ejecuta el comando Cerrar del Botón Office.

Organizar las ventanas en pantalla

El problema de abrir varias ventanas a la vez que no estén maximizadas es que la pantalla se puede volver confusa. Puedes mover y cambiar el tamaño de las ventanas de documento de Excel como harías con cualquier otra ventana de Windows. Sin embargo, en ocasiones te resultará más fácil utilizar el comando Organizar todo de la ficha Vista para poner un poco de orden entre las ventanas.

Si ejecutas el comando Organizar todo, Excel mostrará el cuadro de diálogo Organizar ventanas (figura 3.14). Elige una de las opciones y pulsa Intro. Excel organizará las ventanas en la pantalla siguiendo el orden que le hayas indicado.

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Figura 3.14. El cuadro de diálogo Organizar ventanas

En la figura 3.15 he organizado las ventanas de la figura 3.13 con la opción Horizontal del cuadro de diálogo Organizar ventanas. Si activas la opción Ventanas del libro activo que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo Organizar ventanas, Excel sólo organizará las ventanas correspondientes al libro de trabajo que estuviese activo cuando ejecutaste el comando Organizar. Por ejemplo, si pasas a cualquiera de las ventanas del libro de trabajo Ventas mensuales y usas esta opción, Excel sólo organizará las dos.

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Figura 3.15. Las ventanas organizadas horizontalmente

Por último, cuando vayas a salir de Excel debes tener en cuenta dos detalles:

1.  Excel recuerda cuántas ventanas pertenecientes al mismo libro estaban abiertas al cerrar dicho libro. De esta manera, cuando se abre un libro de trabajo que se cerró teniendo dos ventanas abiertas, Excel vuelve a abrir las dos ventanas.

2.  Excel recuerda si la ventana del documento estaba maximizada al salir del programa o no. De esta manera, al volver a entrar en el programa Excel dispondrá la ventana del documento de la misma forma que tenía cuando salió de él.

Por tanto, antes de salir de Excel recuerda disponer las ventanas de la manera en la que quieras encontrarlas la próxima vez que abras ese libro de trabajo.

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