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Capítulo 1:

 Gestión de las hojas de cálculo

Un libro de trabajo está compuesto por hojas de cálculo. En concreto, los libros de trabajo nuevos que crees en Excel aparecerán con tres hojas de cálculo.

La mayor ventaja de tener varias hojas de cálculo en el mismo libro de trabajo es que se puede tener el trabajo agrupado en un solo archivo, pero a la vez organizado en distintas hojas de cálculo. En próximos capítulos veremos esta ventaja en la práctica.

Si quieres comprobar cuántas hojas de cálculo tiene tu libro de trabajo, mira la barra que hay justo encima de la barra de estado (figura 3.1).

excel

Figura 3.1. La barra de selección de las hojas del libro

En la figura 3.1 puedes ver que hay 3 pestañas y que en cada una de ellas pone un nombre (Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Cada una de esas pestañas es una hoja de cálculo. Por tanto, el libro de trabajo de la figura 3.1 contiene 3 hojas de cálculo.

Ahora mismo está seleccionada la pestaña en la que pone Hoja1 (lo sabes porque aparece en color inverso a las demás). Eso significa que estás trabajando en la Hoja1 del libro de trabajo. Si quieres pasar a cualquier otra hoja sólo tienes que hacer clic en su pestaña.

Para pasar de una hoja de cálculo a otra también puedes utilizar los botones que hay a la izquierda de las pestañas. La función de cada uno de ellos aparece en la tabla 3.1.

Tabla 3.1. Los botones para pasar de una hoja de cálculo a otra

Botón                          Sirve para

                                     Pasar a la primera hoja de cálculo del libro de trabajo.

                                     Pasar a la hoja de cálculo anterior del libro de trabajo.

                                     Pasar a la siguiente hoja de cálculo del libro de trabajo.

                                     Pasar a la última hoja de cálculo del libro de trabajo.

Cambiar el nombre de las hojas de cálculo

Los nombres que Excel da a las hojas de cálculo son bastante pobres (Hoja1, Hoja2, etcétera). Pero aparte de que sean más o menos bonitos, lo cierto es que los nombres de las hojas de cálculo deben ser descriptivos de lo que contienen, de manera que sea fácil reconocer la hoja que nos interesa en cada momento con sólo ver su nombre.

Cuando quieras cambiar el nombre de una hoja de cálculo pulsa dos veces sobre su pestaña. Excel seleccionará el nombre actual y el puntero del ratón se transformará en un punto de inserción. Escribe el nombre nuevo que le quieras dar y cuando termines pulsa Intro (figura 3.2). Si quieres realizar correcciones en el nombre a medida que lo escribes, hazlo igual que si se tratase del contenido de una celda.

excel

Figura 3.2. Cambiar el nombre a una hoja de cálculo

Insertar una hoja de cálculo

Si en algún momento no tienes suficiente con las tres hojas de cálculo que aparecen por omisión en un libro de trabajo (o con las que tengas en tu libro), necesitarás insertar una hoja de cálculo nueva en el libro.

Para lograrlo, pasa a la hoja delante de la que quieras que aparezca la nueva. Luego haz clic en la ficha-botón Insertar hoja de cálculo. Excel insertará una hoja de cálculo nueva con el nombre HojaX, donde X será el siguiente número correlativo de hojas de cálculo que tengas en tu libro de trabajo. A partir de ese momento ya puedes trabajar con ella como con cualquier otra hoja: introduce datos, cambia su nombre, etcétera.

Eliminar una hoja de cálculo

De la misma manera que puedes necesitar insertar una hoja nueva, también es posible que en algún momento quieras eliminar una de las que componen el libro. Cuando se suprime una hoja la eliminación es completa, incluyendo todo su contenido y, además, ésta es una acción que no se puede deshacer. Así pues, ten cuidado cuando elimines hojas del libro, asegurándote de que realmente quieres hacer desaparecer la hoja.

Una vez que has decidido eliminar una hoja, haz clic en su pestaña para pasar a ella y ejecuta en la cinta de opciones el comando Eliminar hoja, del grupo Celdas. Si la hoja que vas a eliminar contiene datos, Excel te pedirá una confirmación (figura 3.3); si se la das, Excel eliminará totalmente la hoja del libro de trabajo.

EXCEL

Figura 3.3. Excel te pide confirmación antes de eliminar una hoja de cálculo que contiene datos

Mover y copiar hojas de cálculo

Además de insertar y eliminar hojas de cálculo, también es posible copiar y mover las que ya tengas, es decir, que contengan datos (mover o copiar una hoja de cálculo en blanco no tiene sentido). Una hoja puede moverse o copiarse tanto dentro del mismo libro de trabajo como a otro libro. El procedimiento para mover o copiar una hoja es el siguiente:

1.  Abre el libro de trabajo que contenga la hoja de cálculo que quieras mover o copiar.

2.  Si quieres mover o copiar la hoja a un libro de trabajo distinto, abre también ese otro libro, y luego vuelve al que contiene la hoja que quieres mover o copiar (consulta el apartado«Abrir más de un libro de trabajo a la vez»).

3.  Haz clic secundario en la ficha de la hoja que quieras mover.

4.  En el menú contextual elige Mover o copiar... Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o copiar.

5.  En este cuadro de diálogo debes seleccionar en primer lugar el libro de trabajo al que quieras mover o copiar las hojas. Si se trata del mismo libro no tienes que hacer nada; si es otro libro, despliega la lista Al libro y selecciona el libro en cuestión. En la lista desplegable Al libro sólo aparecerán los libros de trabajo que tengas abiertos y una opción denominada (nuevo libro), que sirve para copiar o mover las hojas a un libro nuevo que Excel creará automáticamente.

6.  Luego elige la posición en el libro de trabajo a la que quieras mover o copiar la hoja de cálculo, seleccionando el nombre de una hoja en el cuadro Antes de la hoja. Excel moverá o copiará la hoja delante de la que selecciones en este cuadro, o al final del libro de trabajo si eliges la opción (mover al final).

7.  Por último, activa la casilla Crearuna copia si lo que quieres es copiar la hojas, o déjala en blanco si lo que deseas es moverla. Finalmente haz clic en Aceptar. Excel moverá o copiará la hoja seleccionada al libro de trabajo elegido y en la posición que hayas especificado.

Cambiar la posición de una hoja en el libro

También puedes utilizar un procedimiento más sencillo cuando quieras cambiar la posición de las hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo (es decir, moverlas dentro del mismo libro).

El procedimiento es el siguiente:

1.  Haz clic en la pestaña de la hoja cuya posición quieres cambiar y mantén pulsado el botón del ratón. Aparecerá el icono de una hoja de papel junto al puntero del ratón, así como la cabeza de una flecha que apunta al lugar donde se situará la hoja cuando sueltes el botón.

2.  Desplaza el ratón para mover la cabeza de flecha hasta la posición a la que quieres mover la hoja (una flechita nos indicará la posición para ayudarnos).

3.  Suelta el botón del ratón (observa la figura 3.4).

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Figura 3.4. Mover una hoja de cálculo dentro del mismo libro de trabajo

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