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Capítulo 11:

 Funciones en Excel

Una función es una fórmula compleja que Excel tiene empaquetada de manera que el usuario pueda utilizarla con facilidad. Hay cientos de funciones distintas que sirven para realizar todo tipo de operaciones. Todas se emplean de la misma manera, incorporándose a las fórmulas que creemos para aumentar su potencia.

Las partes de una función

Todas las funciones tienen dos partes:

ð Su nombre, que describe la operación que se va a realizar.

ð Los argumentos, que vienen a ser los operandos de la función. Los argumentos siempre aparecen entre paréntesis a continuación del nombre de la función. Normalmente son de dos tipos: referencias a celdas o rangos y valores.

En la tabla 5.1 puedes ver varios ejemplos de funciones, con sus nombres, sus argumentos y una explicación de su funcionamiento.

Tabla 5.1. Varios ejemplos de funciones

FunciónNombreArgumentoDescripción
SUMA(A1:A20)SUMA(A1:A20)Suma todas las celdas del rango A1:A20.
PROMEDIO(A1:A20)PROMEDIOA1:A20)Calcula la mediaaritmética de todas las celdasdel  rango A1:A20.
MAX(A1:A20)MAX(A1:A20)Halla la celda que contiene el valor máximo en el rango A1:A20 y devuelve ese valor.
SUMA(Clientes!A1:A20)SUMA(Clientes!A1:A20)Suma todas las celdas del rango A1:A20 de la hoja de cálculo Clientes.

Argumentos

Antes de continuar conviene hacer algunos comentarios sobre los argumentos de las funciones.

ð Algunas funciones no necesitan argumentos, como la función AHORA() que devuelve la fecha y hora actuales.

ð Otras funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Cuando necesitan varios, los argumentos se separan por punto y coma. Por ejemplo, la función SUMA(A1:A5;B1:B5) suma ­todos los números que haya en los rangos A1:A5 y B1:B5.

ð Algunas funciones tienen argumentos opcionales, es decir, que se pueden emplear o no. Por ejemplo, la función PAGO (que veremos más adelante en un ejemplo en este mismo capítulo) sirve para calcular las mensualidades de un préstamo y tiene cinco argumentos, tres obligatorios y dos opcionales. El último argumento es tipo, y es opcional. Si se omite, Excel realiza el cálculo de la cuota del préstamo suponiendo que los pagos se realizan al final de cada período (por ejemplo, a fin de mes); sin embargo, si se introduce un 1 Excel realiza el cálculo suponiendo que los pagos se realizan al comienzo de cada período.

ð En el caso de que una función contenga varios argumentos opcionales y sólo se quiera introducir alguno de ellos, los que no se introduzcan deben, en todo caso, estar separados por su correspondiente punto y coma. En el caso de la función PAGO, si se quiere introducir el argumento tipo pero no el anterior (que también es opcional), habría que escribir =PAGO(C8;C6;C4;;1) –en el ejemplo que se verá posteriormente en este mismo capítulo–. Observa que delante del último argumento (el 1) hay dos punto y coma. En medio de ellos iría el primer argumento opcional, pero como no queremos introducirlo simplemente no se escribe nada.

ð Hay funciones que pueden emplear argumentos de distinto tipo. Por ejemplo, la función CELDA(«formato»;A1) emplea como primer argumento una palabra clave y como segundo argumento la referencia a una celda. Esta función devuelve el tipo de formato de una celda.

ð Un argumento también puede ser una fórmula u otra función. El único requisito es que el resultado de la fórmula o función debe ser del mismo tipo que el argumento que espera la función. Por ejemplo, SUMA(A1; B7; ALEATORIO()*100) suma las celdas A1, B7 y el resultado de la función ALEATORIO() multiplicado por 100. La función ALEATORIO devuelve un número aleatorio entre 0 y 1, así que al multiplicarlo por 100 se obtiene un número aleatorio entre 0 y 100.

ð Si el argumento de una función es un rango y se insertan celdas en el mismo, el argumento se expande para dar cabida a las nuevas celdas insertadas. Si se eliminan celdas, entonces el argumento se contrae. Por ejemplo, si tenemos la función SUMA(A1:A5) e insertamos dos celdas en A2, el argumento de la función cambiará automáticamente a SUMA(A1:A7).

Introducir funciones

Todas las funciones aparecen siempre dentro de una fórmula. Una función puede ir sola en la fórmula o actuando como un operando más de la fórmula o de otra función.

Veámoslo en la práctica. Si vas a la hoja Totaldel libro de trabajo Ventas mensuales verás que todavía no hemos introducido el cálculo de los totales de cada mes. En las hojas Zona Norte y Zona Sur hemos utilizado una fórmula sencilla para calcular esos totales, pero en la hoja Totalvamos a utilizar la función SUMA (que sirve para sumar celdas) para realizar el cálculo.

Una vez en la celda C10, la función se introduce de la siguiente manera:

1.  Introduce el signo igual para comenzar la fórmula (recuerda que todas las funciones van dentro de una fórmula).

2.  Escribe a continuación el nombre de la función (en este caso, SUMA).

3.  Introduce un paréntesis abierto para escribir el argumento de la función.

4.  Introduce el rango de las celdas que quieres sumar (C5:C9). Observa que Excel muestra un recuadro coloreado alrededor de las celdas seleccionadas.

5.  Escribe un paréntesis cerrado para terminar la introducción del argumento.

6.  Pulsa Intro para validar la introducción de la fórmula en la celda (figura 5.1).

excel

Figura 5.1. La función que calcula la suma de las ventas totales en enero (observa la barra de fórmulas)

 

Seleccionar el argumento de la función con el ratón

Como sabes, los argumentos de las funciones vienen a ser los operandos de las mismas. Igual que se puede utilizar el ratón para seleccionar los operandos de una fórmula, también puedes usarlo para seleccionar los argumentos de una función. El procedimiento es el siguiente:

1.  Introduce el signo igual.    

2.  Escribe el nombre de la función y el abre el paréntesis que contendrá el argumento.               

3.  Usa el ratón para seleccionar el rango en la hoja de cálculo. Si el rango está en otra hoja, antes de seleccionarlo deberás hacer clic en la pestaña de la misma para pasar a ella. Si el rango pertenece a otro libro de trabajo, deberás abrirlo y pasar a la hoja en la que esté antes de seleccionarlo.

4.  Si la función consta de más de un argumento, introduce un punto y coma para separar el siguiente argumento. Luego pasa a la hoja de cálculo o libro de trabajo en el que quieras seleccionar el siguiente rango y repite el proceso.

5.  Cuando haya seleccionado todos los argumentos de la función, añade un paréntesis de cierre y pulsa Intro para introducir la función. Si has seleccionado un rango perteneciente a otra hoja de cálculo o a otro libro de trabajo, Excel te devolverá a la hoja de cálculo en la que estabas introduciendo la fórmula.

Vamos a utilizar este procedimiento para introducir la función que calcule las ventas de febrero de la hoja Total:

1.  Ve a la celda D10 e introduce un signo igual para comenzar la fórmula.

2.  Introduce el nombre de la función y un paréntesis abierto: SUMA(.

3.  Sitúa el puntero del ratón en la celda D5, haz clic y mantén pulsado el botón del ratón.

4.  Arrastra el ratón hacia abajo para seleccionar el rango D5:D9. A medida que desplaces el ratón, Excel irá poniendo un recuadro de línea móvil discontinua alrededor de las celdas por las que pases (figura 5.2).

5.  Cuando termines de seleccionar el rango escribe un paréntesis de cierre y pulsa Intro.

excel

Figura 5.2. Seleccionar el argumento con el ratón

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