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Capítulo 5:

 Fórmulas y operandos en Excel

Fórmulas

Una fórmula en Excel es una expresión que, tras ser evaluada por el programa, da un resultado. La fórmula más sencilla y conocida sería:

2+2 y su resultado es 4.

Puedes introducir cualquier formula en cualquier celda de Excel. Sin embargo, para que Excel reconozca la fórmula como tal (y no como texto o números) es necesario que utilices una sintaxis especial. Todas las fórmulas de Excel se construyen de la siguiente manera:

1.  En primer lugar, el signo igual (=). Este signo le dice a Excel que lo que viene a continuación es una fórmula.

2.  Luego, los operandos y los operadores. Los operandos son los datos con los que la fórmula va a trabajar y los operadores indican qué hay que hacer con esos datos. En el ejemplo, los dos 2 son los operandos (los datos) y el signo más (+) el operador.

3.  En lugar de los operandos y los operadores, o además de ellos, una fórmula también puede incluir funciones. Las funciones son unos elementos especiales que permiten realizar cálculos muy complejos con una extraordinaria facilidad. Las funciones pueden utilizar sus propios operandos. Las veremos más adelante.

4.  Otros elementos, como paréntesis para aclarar el orden de las operaciones, o espacios o tabuladores para que la fórmula sea más legible.

Para introducir una fórmula en una celda de Excel, como por ejemplo la fórmula 2+2, sólo tienes que teclearla tal cual aunque, eso sí, anteponiendo el signo igual para que Excel la reconozca como una fórmula. Por ejemplo, en una hoja de cálculo nueva introduce la fórmula en la celda B2: un signo igual, un dos, un signo más y un dos (en este caso los operandos son los dos 2 y el operador el signo más):

=2+2

Luego pulsa Intro. Fíjate en lo que ocurre:

ð En la celda aparece el resultado de la fórmula y no la fórmula en sí.

ð Pero la fórmula sigue estando ahí. Mira la barra de fórmulas y verás que en ella sí aparece la fórmula en lugar del resultado.

Por tanto, en la barra de fórmulas tienes la fórmula, mientras que en la celda tienes el resultado. En la figura 4.1 puedes ver la fórmula en la barra de fórmulas y el resultado en la celda B2.

EXCEL

Figura 4.1. La fórmula y su resultado

Si quisieras modificar la fórmula deberías pasar al modo Edición: pulsa F2. El contenido de la celda cambiará para mostrar la fórmula y no el resultado, y el punto de inserción aparece dentro de la celda. Ahora puedes modificarla. Cuando termines pulsa Intro.

Referencias en las fórmulas

Como has visto, crear una fórmula es muy sencillo. Sin embargo, la fórmula que hemos creado en el apartado anterior no es de mucha utilidad: no hace falta un programa como Excel para realizar una tarea que cualquier calculadora barata puede llevar a cabo con más facilidad. El interés de las fórmulas de Excel comienza cuando se utilizan referencias (direcciones de celdas) en ellas. Por ejemplo, introduce un 2 en la celda B4 y un 2 en la celda C4 (observa que estos números son los mismos que utilizamos antes en la fórmula). Ahora ve a la celda D4 y escribe esta fórmula:

=B4+C4

Mira lo que ocurre: en la celda D4 aparece un 4. Esto se debe a que en la fórmula que acabas de introducir (en la que los operandos son B4 y C4) le has dicho a Excel que sume el contenido de las celdas B4 y C4 (figura 4.2).

EXCEL

Figura 4.2. Una fórmula con referencias

Ahora cambia el 2 que hay en la celda B4 por un 6 y observa lo que ocurre: Excel recalcula automáticamente el resultado de la fórmula que hay en D4 (la fórmula que suma el contenido de las celdas B4 y C4) y muestra el resultado correcto según los datos que hay ahora en las celdas que tiene que sumar. Es decir, cuando se utilizan referencias en las fórmulas, Excel recalcula automáticamente el resultado de las mismas tan pronto como se modifica el contenido de cualquiera de las celdas a que haga referencia dicha fórmula (es decir, los operandos).

Operandos

Por tanto, los operandos pueden ser tanto números como celdas, aunque si son celdas éstas deben contener números u otras fórmulas (las fórmulas y funciones avanzadas de Excel permiten utilizar operandos que no se evalúan como números, pero eso está fuera del alcance de este libro).

Por ejemplo, ve a la celda B6 e introduce una fórmula que sume el resultado de las otras dos que ya has creado:

=B2+D4

El resultado será 12. Estamos utilizando como operandos celdas que contienen fórmulas. Evidentemente, si cambias alguno de los operandos, todas las fórmulas que hagan referencia a ellos (directa o indirectamente) se recalcularán. Por ejemplo, ve a la celda C4 y cambia el 2 por un 10. Inmediatamente cambiará el resultado de las celdas D4 (a 16) y B6 (a 20). También se pueden mezclar números con referencias. Por ejemplo, introduce la siguiente fórmula en la celda C8:

=B6+1000

El resultado será 1020, es decir, 1000 más el contenido de la celda B6.

Por tanto, y a modo de resumen, debes recordar que los operandos de una fórmula de Excel deben ser datos de tipo valor, es decir, números, fechas y otras fórmulas. Hay un caso especial en el que el texto se convierte en valor. Ese caso se da cuando se introduce una fórmula que contenga texto entre comillas. Por ejemplo, ve a la celda C10 e introduce la siguiente fórmula:

="El resultado de C8 es"

Aunque parezca que lo que aparece en la celda C10 es un texto, en realidad Excel lo considera un valor y, por tanto, se puede emplear como operando en otras fórmulas. Por ejemplo, ve a la celda C12 e introduce:

="El resultado de C8 es " & C8

En la celda C12 aparecerá el resultado de esta fórmula, es decir, el texto El resultado de C8 es seguido del contenido de la celda C8, es decir, 1020. El símbolo & que aparece en la fórmula es un operador que permite sumar valores de tipo texto con otros valores (figura 4.3).

EXCEL

Figura 4.3.  Los operandos pueden ser de distinto tipo: números, celdas, rangos, texto como valor, etcétera

Además de lo visto, muchas funciones usan rangos como operandos. Es decir, en lugar de usar la referencia a una sola celda, utilizan una referencia a un conjunto de celdas (por ejemplo, para calcular el promedio de los valores que contienen esas celdas). Más adelante trataremos de las funciones y de sus operandos. Cuando crees fórmulas debes tener cuidado de no crear referencias circulares, es decir, dos o más fórmulas cuyo resultado dependan unos de otros. Si lo haces, Excel no podrá calcular el resultado de ninguna fórmula y generará un mensaje de error. Por ejemplo, introduce en la celda F4 la fórmula =F6+200 y en la celda F6 la fórmula =F4+500. Para calcular el resultado de la fórmula que hay en F4, Excel necesita conocer el número que contiene la celda F6, pero éste, a su vez, depende del número que contenga F4. Por tanto, el resultado es imposible de hallar. El mensaje de error que muestra Excel lo puedes ver en la figura 4.4.

EXCEL

Figura 4.4.  Si creas referencias circulares, Excel mostrará este mensaje de error

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