12.176 cursos gratis
8.739.479 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Técnica presupuestal en la empresa

Autor: miguel angel cabrera mir
Curso:
9,33/10 (6 opiniones) |49535 alumnos|Fecha publicación: 15/07/2008
Envía un mensaje al autor

Capítulo 8:

 Preparación de los presupuestos

A) Presupuesto de Ventas.

El primer paso en la implantación del programa presupuestal de empresas privadas es la determinación de los ingresos, los cuáles se obtienen a través de las ventas, pues éstas proporcionan los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la empresa. Con el fin de que sirvan como base para la elaboración de otros presupuestos, y se puedan llevar a cabo comparaciones conforme se vayan obteniendo resultados, es necesario que se cuantifiquen en unidades por cada artículo y después se proceda a su valuación.

Para poder llevar a cabo el presupuesto de ventas es necesario realizar un estudio sobre los principales factores que van a influir sobre éstas. Dichos factores son:

1. Factores Específicos de Ventas.

a) De Ajuste: Son aquellas situaciones que sucedieron por causas fortuitas o de fuerza mayor que van a influir en la predeterminación de las ventas. Esta influencia pudo ser favorable, porque afectaron en beneficio de las ventas del período anterior, o desfavorable, pues hicieron que disminuyeran. En ambos casos, como lo sucedido es circunstancial, se debe tomar en cuenta qué hubiera pasado en caso de que no se presentara dicha situación.

b) De Cambio: Modificaciones que influirán en las ventas, tales como:

- Cambio de materiales o de presentación de los productos.

- Cambio de producción, ya sea en los programas o en las instalaciones de la empresa.

- Cambio de mercados, haciendo estudios con el fin de conocer el gusto de los clientes, la moda, la actividad económica, etc.

- Cambio de métodos de venta, por ejemplo, a través de la publicidad, mejorando los precios.

c) Corrientes de Crecimiento: Estos factores se refieren a la superación en las ventas tomando en cuenta el crecimiento del mercado y su demanda.

2) Fuerzas Económicas Generales.

Son aquellos factores externos que van a influir en las ventas. Para determinarlos se deberán recopilar datos proporcionados por instituciones de crédito, dependencias gubernamentales y organismos particulares que preparan índices de las fuerzas económicas generales. Con base en dichos datos se podrá conocer la tendencia del ciclo económico que pueda darse en la empresa.

3) Influencias Administrativas.

Este factor es de carácter interno y se refiere a las decisiones que deben tomar los directivos de la empresa, después de considerar los factores específicos de ventas y las fuerzas económicas generales que repercuten en forma directa sobre las ventas, tales como cambiar la política de ventas, aplicar otra política de publicidad, la creación de un nuevo producto, dejar de producir un producto que está ocasionando disminución en las utilidades, etc.

La fórmula que se utiliza para poder obtener el presupuesto de ventas, es decir, determinar el volumen de ventas esperado para el año siguiente es:

PV = (( V+F)xE)xA

En donde: V = Ventas del año anterior

                  F = Factores específicos de ventas.

                  E = Fuerzas económicas generales.

                  A = Influencia administrativa.

A manera de ejemplo tenemos los siguientes datos:

Ventas del año anterior

        15,000,000

Factores específicos de ventas.

De ajuste

         (1,500,000)

De cambio

             900,000

De crecimiento

             500,000

Fuerzas económicas generales

               (5%)

Influencia administrativa

                10%

Sustituyendo los datos anteriores en la fórmula tenemos que las ventas más los factores específicos se multiplicaron por 0.95 porque las fuerzas económicas afectaron en un 5% a la empresa, por lo tanto, al 100% se le resta el 5%.

La influencia administrativa contribuyó a mejorar las ventas por lo que se les aumenta un 10%.

PV = ((15, 000,000+ (-1, 500,000+900,00+500,000) x 0.95) x 1.1

PV = ((14, 900,000) x 0.95)1.1 = $15, 570,500

Importe de ventas del nuevo ejercicio = $15, 570,500

No basta confiar en la fórmula para llevar a cabo el presupuesto de ventas, porque los factores externos no se pueden medir con exactitud pues no dependen de la empresa. El cálculo resulta teórico y por ello se recomienda también usar otros métodos como son:

a) Las proyecciones de Tendencias de Ventas: Este método se aplica en productos con demanda fácilmente predecible y comportamiento estable. Se analiza cuáles han sido las ventas establecidas en el transcurso de un periodo de años, y se hace un pronóstico de las ventas futuras tomando en cuenta los efectos de los factores externos.

b) Estudios de Campo: Este estudio es una investigación de mercados para conocer las razones de preferencias del consumidor, la existencia de hábitos de compra, pronosticar la demanda o bien otros factores del mercado. Estos estudios son realizados por agencias externas con base de consultoría, pero también pueden ser realizados por personal de la empresa, ya que los encargados de las ventas tienen un contacto más estrecho con la situación, conocen su producto, el mercado y al cliente.

c) Combinaciones de Métodos: Esto ayuda a que se lleve a cabo con mayor exactitud el presupuesto de ventas, evitando errores para así poder efectuar comparaciones con métodos alternativos explicados anteriormente, con lo cual se tendrá una base segura para la planificación presupuestaria.

B) Presupuesto de Inventarios.

Una vez predeterminadas las ventas es conveniente presupuestar la producción de artículos en cantidad suficiente para cubrir el volumen requerido. Sin embargo, se tendrá que estabilizar una producción balanceada y controlarla con el fin de mantener el inventario a su nivel más económico.

Es por ello que este presupuesto es otro punto importante dentro de la técnica presupuestal, ya que se debe encontrar el nivel óptimo de inventarios, lo cual no es una tarea fácil. La empresa debe asegurar la elaboración de productos en cantidades suficientes para cubrir las ventas presupuestadas, previniendo las posibles dificultades de abastecimiento de materia prima, a la vez que tendrá que cuidar que no se rebase del limite de inventarios, de acuerdo a las políticas que se establezcan, puesto que un inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios derivados del almacenamiento y de inversiones ociosas.

Tampoco debe pasar inadvertido que cuando un inventario es insuficiente da lugar a demoras en la entrega de pedidos y, por lo tanto, produce una baja en las ventas.

Es importante determinar el inventario adecuado tomando en cuenta varios factores, como lo son la duración del periodo de producción y la fluidez de la fabricación, a fin de obtener una situación de equilibrio, es decir, para mantener un ritmo determinado en la producción deben suministrarse las cantidades suficientes de inventarios, a fin de surtir de una manera correcta los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencias de mercancías en la época de poca demanda.

Para medir el tamaño del inventario se puede utilizar la razón financiera denominada "rotación de inventarios", que se, obtiene dividiendo las ventas entre el inventario anual promedio, medida de estudio que sirve para establecer las veces en que los inventarios en existencia han dado vuelta en relación con las ventas en un año.

Es importante conocer también el nivel de inventarios representado por un índice que señala la cantidad de meses de venta que tenemos en existencia en un momento determinado, el cual se obtiene restando al inventario el costo de ventas de cada uno de los meses siguientes.

Se puede decir que el presupuesto de inventarios debe satisfacer cuatro requisitos fundamentales:

- Mantener el inventario por encima del límite mínimo, el cuál será la cantidad de Inventarios que no puede disminuirse sin poner en peligro la entrega oportuna de pedidos al cliente.

- Mantener el inventario dentro de un máximo determinado para ciertos períodos del año, que será la cantidad que no debe rebasarse para evitar que la inversión esté ociosa.

- Estabilizar la producción de acuerdo con las instrucciones de la dirección.

- El nivel óptimo de inventarios se puede determinar de la siguiente manera: Ventas/Rotación

En el caso de los inventarios de materia prima es importante conocer también los máximos y mínimos establecidos por la empresa, tomando como límite inferior la cantidad más baja sin riesgo de que la producción se suspenda por falta de material; el límite superior será fijado atendiendo a la inversión necesaria, a las fuentes de financiamiento, al espacio disponible para el almacenamiento, y a la duración de los materiales.

C) Presupuesto de Producción

Cuando han sido aprobadas las ventas en forma preliminar, el siguiente paso del plan financiero es la determinación de la cantidad de productos terminados que deben proporcionarse al departamento de ventas para que éste cumpla con sus objetivos, tomado en consideración la cantidad de productos que se tienen al principio y los que se desean tener en existencia al terminar el periodo presupuestal.

El presupuesto de producción deberá tomar en cuenta ciertos factores como son la capacidad productiva de la planta; las limitaciones financieras; la suficiencia de la maquinaria, equipo e instalaciones; la disponibilidad de materia prima y de mano de obra; así como los requerimientos de inventarios.

Para que este presupuesto sea óptimo, la producción debe ser uniforme mediante el aprovechamiento de la capacidad productiva, procurando un mínimo cambio en el proceso. Para lograr este presupuesto es importante tomar en cuenta las ventas y el inventario óptimo de la siguiente manera:

Ventas Presupuestadas mas Inventario Optimo (Inventario Final) = Presupuesto de Producción

La determinación de este presupuesto debe hacerse en dos partes: primero en unidades y después en valores, lo cual será más sencillo si se tiene implantada una técnica de costos estándar o estimados.

El desarrollo de un presupuesto detallado de producción exige, además de los planes de producción, una planeación específica con respecto a las necesidades materiales y de mano de obra, adiciones de capital y políticas de inventario. Por lo tanto, la planificación de producción tiende a conocer las dificultades que pueden evitarse mediante la acción oportuna de los directivos.

D) Presupuesto de Compras .

El presupuesto de producción nos indica las cantidades de productos terminados que necesitamos durante el período presupuestal. El siguiente paso es determinar las cantidades de materias primas que se necesitarán para la producción.

El presupuesto de compras se refiere exclusivamente a las unidades materiales que se necesitan para producir los volúmenes indicados. Para su elaboración es necesario hacerlo primero en unidades y después en términos monetarios.

Una vez que las cantidades de material indispensables para mantener el ritmo de producción han sido precisadas, el siguiente paso es determinar la cantidad de materias primas que será necesario comprar. Antes de calcular las cantidades de materias primas a comprarse cada mes, hay que estimar diversos aspectos, como la relación entre pedidos hechos y materiales recibidos mensualmente.

El presupuesto de compras dependerá de las necesidades de producción de la empresa en relación con los inventarios que deben mantenerse en existencia. Si al máximo de inventario final autorizado le agregáramos las materias primas que se utilizarán en la producción, y le restamos el inventario inicial, obtendremos la cantidad máxima que debe recibirse en el período. Para obtener el mínimo que puede recibirse, bastará sumarle las materias primas que se utilizarán, restándole el inventario inicial.

Inventario Final mas Materia Prima utilizada menos Inventario Inicial = Materia Prima requerida en el periodo.

E) Presupuesto de Mano de Obra Directa .

El presupuesto de mano de obra directa va a indicar el costo esperado del trabajo que se requiere para la elaboración del producto. Este presupuesto se va a obtener multiplicando el número de productos por el costo promedio de mano de obra; o bien, el número de horas empleadas en la fabricación del producto por el costo promedio por hora de trabajo.

F) Presupuesto de Gastos de Producción .

Primero que nada cabe mencionar que gastos de producción son todas aquellas erogaciones indirectas indispensables para que se pueda llevar a cabo la fabricación del producto, las cuales no se pueden identificar claramente con un producto. Estos gastos pueden sintetizarse en tres grupos:

- Trabajo indirecto , que es el esfuerzo humano dedicado a la vigilancia, dirección y supervisión durante el proceso productivo.

- Material indirecto, Son todos aquellos recursos que no se pueden cargar directamente al producto ya que se utilizan en beneficio de la producción, como por ejemplo combustibles, lubricantes, etc.

- Gastos indirectos, aquellos servicios necesarios como la renta, la luz, el teléfono, etc.

Los gastos de producción pueden apreciarse tomando en cuenta su grado de variabilidad. Gastos fijos son aquellos que permanecen constantes, independientemente del volumen producido; los gastos variables son aquellos que aumentan o disminuyen en relación con dicho volumen. Como ya se mencionó anteriormente esta distinción de gastos tienen gran importancia desde el punto de vista del control, pues quien administra un negocio tendrá mayor interés y prestará más atención a los gastos variables, mismos que, como se acaba de decir, dependen de la cantidades de unidades producidas.

El presupuesto de gastos de producción representa el máximo que se puede gastar en relación a las actividades de la empresa que tienen que ver con la producción.

Como se ha visto, los presupuestos de materia prima directa, mano de obra y gastos de producción, integran los elementos que constituyen el Estado de Costo de Ventas de los productos que se espera vender durante el año y que se utilizará posteriormente para la elaboración del Estado de Pérdidas y Ganancias presupuestado.

G) Presupuesto de Gastos de Administración y Gastos de Venta

Los gastos de venta de un negocio incluyen todas las erogaciones relacionadas con la venta y distribución de los productos, siendo la mayoría de carácter fijo. Este presupuesto se llevará a cabo haciendo un análisis de los gastos.

Los gastos de administración incluyen aquellas erogaciones que derivan fundamentalmente de las funciones de dirección y control de las variadas actividades de una empresa; su contenido es tan amplio que la determinación de su origen depende de la organización interna y del medio en que se desarrolla cada negocio en particular, comprendiendo honorarios a consejeros, abogados, gastos de representación para los ejecutivos, sueldos del departamento de contabilidad, etc.

Para la preparación del presupuesto de gastos de administración es importante efectuar un examen de los gastos incurridos en el pasado, con la finalidad de aclarar cuáles serán los gastos fijos y cuáles los variables.

Estos presupuestos tienen por objeto saber en quién o quiénes recae la responsabilidad del control de las erogaciones. Debe tenerse en cuenta que podrán existir partidas no controlables nacidas de decisiones de alta gerencia, lo cual puede ser defecto de la organización; sin embargo, esta situación se controlará vigilando que los gastos reales no sean mayores que los presupuestados.

H) Presupuesto de Caja .

Se llama presupuesto de caja o financiero (cash flow) al que muestra un pronóstico del movimiento de fondos, es decir, hace referencia a entradas y salidas de dinero durante un período determinado. La estimación de las entradas comprende el cobro probable de las ventas y de otras entradas que provienen de posibles fuentes de financiamiento que se hayan planeado en el presupuesto.

Los desembolsos se basan en los supuestos de compras y gastos que previamente se han preparado, sin embargo, las salidas de caja no siempre coinciden con los gastos estimados, debido a las depreciaciones, pasivos acumulados, cuentas malas y gastos diferidos.

Se debe tener presente que los ingresos dependen de la política de crédito de la empresa y de los hábitos de pago de los clientes. No debe pasar inadvertido que el presupuesto de caja esta relacionado con el de gastos financieros, ya que por este medio se sabe si se va a necesitar financiamiento y cuál será el monto de los intereses que deban pagarse.

El presupuesto de caja está constituido por saldos disponibles en caja y bancos, por inversiones temporales de fácil realización y por la solvencia de la clientela para cubrir sus compromisos; en términos generales, este presupuesto comprende la aplicación de los recursos de toda la empresa.

Este presupuesto debe ser lo más preciso posible, pues en muchos casos la insuficiencia de capital ha sido y sigue siendo una de las causas del fracaso de las empresas, a pesar de que muchas veces estas circunstancias pudieron haberse previsto y corregido. Si la necesidad de capital es programada, se podrán hacer los planes necesarios para conseguir los fondos correspondientes.

Cuando el presupuesto de caja se elabora correctamente es una herramienta muy útil para la administración de una empresa, ya que proporciona una estimación del dinero que recibirá y de los desembolsos que deberá hacer como resultado de las operaciones presupuestadas, así como los saldos en caja que habrá disponibles periódicamente durante el año presupuestado. Y finalmente, permitirá preparar estados financieros estimados.

Debido a los beneficios derivados de este presupuesto, cada día es más aceptado, no obstante el trabajo que representa en virtud de la cantidad de datos que incluye.

I) Estados Financieros Presupuestados .

Los estados financieros presupuestados se preparan para presentar el resultado final al que llegará la empresa con el plan financiero.

Es importante que éstos sean iguales en cuanto a forma y método de preparación con el fin de que faciliten las comparaciones con los resultados que se vayan obteniendo durante el año presupuestado. La preparación de estados financieros presupuestados mensuales es indispensable para poder controlar las operaciones reales.

1) Presupuesto de Pérdidas y Ganancias.

Este presupuesto va a estar formado por el conjunto de presupuestos de ventas, costo de ventas, gastos de venta y gastos de administración. Se elaborará agrupando las estimaciones hechas para cada una de las actividades de la empresa, con el fin de obtener la utilidad bruta, la cual mostrará en términos porcentuales lo que gana la empresa en cada peso que venda arriba del volumen de ventas presupuestado, mediante la deducción a las ventas del costo de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los gastos de producción, lo cual se utilizará para cubrir todos los gastos de administracion, gastos de venta y gastos de financiamiento del negocio.

2) Presupuesto de Balance General.

Para preparar este presupuesto se debe partir del balance general al principio del año proyectado, y en base a éste se irán haciendo los asientos necesarios para ir construyendo mensualmente los balances necesarios para el control presupuestal.

El balance general presupuestado indica la situación financiera que se espera tenga la empresa en el año presupuestado. Si el balance refleja una situación poco conveniente, es necesario revisar y modificar las estimaciones y planes hechos en los presupuestos, con el objeto de obtener resultados satisfactorios.

3) Estado de Cambios en la Situación Financiera.

El estado de cambios en la situación financiera tiene por objeto mostrar las fuentes de recursos propios y ajenos de una empresa, mostrando en forma adecuada cómo se obtuvieron tales recursos, así como la aplicación que se hizo de ellos. No sólo incluye los movimientos de efectivo que modifican la situación financiera, sino también las partidas no monetarias.

Las comparaciones de los estados financieros son indispensables en el sistema de control presupuestal ya que la experiencia es una guía importante para poder pronosticar el fumo.

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:



MailxMail tratará tus datos para realizar acciones promocionales (vía email y/o teléfono).
En la política de privacidad conocerás tu derechos y gestionarás la baja.

Cursos similares a Técnica presupuestal en la empresa



  • Vídeo
  • Alumnos
  • Valoración
  • Cursos
1. Presupuesto de empresa. Características
Este curso explica uno de los componentes importantes del sistema de planificación... [27/01/12]
20  
2. Clasificación de las obligaciones de una empresa a corto plazo
Las obligaciones que posee una empresa para con terceras personas son una... [12/12/11]
15  
3. Qué es riesgo y cuál su importancia (empresa)
Riesgo es la probabilidad o incertidumbre que existe de la ocurrencia de un evento... [13/01/12]
15  

¿Qué es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail