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Capítulo 12:

 Plantillas en Word. Copiar estilos

Ya sabemos que todos los documentos de Word usan una plantilla. Ahora tienes dos documentos abiertos que se han creado con la plantilla Normal o Documento en blanco.

Nota

Cuando ejecutas Word, en la ventana aparece un documento en blanco llamado "Documento1" (sobre este documento comenzaste a escribir el que ahora se denomina "Documento de práctica"), que usa la plantilla Documentoen blanco.

Ejecuta el comando Estilos y formatos del menú Formato en el panel de tareas comprueba los estilos que tiene. Como ya dijimos, hay cuatro estilos en el nuevo documento, los cuales también están en el documento de práctica junto a los otros que ha creado Word y los que has ido creando tu mismo.

Centrándonos otra vez en las plantillas, debes saber que Word te permite realizar plantillas, pero como es de esperar, te proporciona otras que te pueden facilitar ­mucho tu trabajo.

Para poder seleccionar una de las plantillas de Word, utiliza la siguiente secuencia:

1.  Ejecuta en el menú Archivo el comando Nuevo.

2.  En el panel aparece la ficha Nuevo, en la sección Plantillas haz clic en En mi PC... y luego en una ficha que pueda contener una plantilla parecida a la que ­deseas crear (en nuestro caso Cartas y faxes).

3.  A continuación, haz clic sobre los distintos iconos para ver en la sección Vista previa cual es el que mejor se adapta a tus necesidades (en nuestro caso seleccionamos el icono Fax profesional).

4.  Haz clic sobre el icono Aceptar para que desaparezca el cuadro de diálogo y se cree en una nueva ventana el documento nuevo que utiliza la plantilla seleccionada.

Observa la ventana que presenta la plantilla Faxprofesional. Despliega ahora el cuadro desplegable Estilo de la barra de herramientas Formato y observa los numerosos estilos que tiene esa plantilla (figura 9.5).

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Figura 9.5. Ventana de la plantilla Fax profesional y sus estilos

Nota

¡Observa la plantilla! No es objetivo de este libro que seas ­capaz de hacer plantillas como ésta, pero no está de más que sepas que se pueden hacer cosas así.

Con plantillas así es muy fácil hacer un fax con una gran presentación. Además, la comodidad de hacer clic en los textos que están rodeados por corchetes y escribir directamente el texto, facilita enormemente el trabajo de cumplimentar el fax.

Lee el texto que aparece en la parte inferior, a la derecha de "comentario", y podrás saber cómo puedes utilizar esta plantilla para crear otra que te interese.

Nota

Las plantillas son documentos de Word que no tienen como ­extensión de su nombre DOC, sino DOT. Es una forma de ­diferenciarlos que además, te ayuda a no modificar  accidentalmente la plantilla cuando la uses.

Por ejemplo, puedes incluir en lugar de "Empresa" el nombre de la empresa en que trabajas, o incluso un dibujo o logotipo, y guardar la plantilla con el nombre de tu empresa; de esta forma, cada vez que tengas que hacer un fax solamente has de utilizar la secuencia anterior para abrir esta plantilla y cumplimentar los datos del fax que varíen en cada momento.

¿Has visto lo útil que pueden resultar las plantillas? Pues ten un poco de tranquilidad, que antes de crear plantillas debes familiarizarte con las otras características de Word que hemos visto y con las que todavía nos quedan por ver. En concreto, para habituarte a trabajar con Word te recomendamos que uses la plantilla Normaly cuando ya la domines lo suficiente, para que tus documentos tengan una presentación correcta, prueba con otras plantillas.

Documenta el texto de práctica con el concepto de plantilla:

Word siempre utiliza una plantilla cuando crea un documento. La plantilla Normal o Documento en blanco es sencilla, pero hay otras plantillas, ya ­diseñadas, que facilitan el formato complejo de los documentos.

No cierres aún los tres documentos que tienes abiertos, vamos a practicar con ellos la forma de copiar estilos entre documentos y plantillas.

Copiar estilos

Ahora tenemos abiertos los siguientes documentos:

ð Documento de práctica

ð Documento2

ð Documento3-Portada de Fax

Los cuales han utilizado, respectivamente, las siguientes plantillas:

ð Normal

ð Normal

ð Fax profesional

En este mismo capítulo, hemos creado dos estilos nuevos: "Apartado" y "Elemento", los cuales pertenecen al documento "Documento de práctica". Si, a partir de ahora, quisiéramos utilizar estos estilos en todos los documentos que se creen con la plantilla Normal, lo mejor sería que esos dos estilos formasen parte de esa plantilla. Para hacer que un estilo personal forme parte de una plantilla, utiliza la siguiente secuencia:

1.  Muestra en la ventana el documento que contiene los estilos (haz clic sobre el icono Documento de práctica en la barra inferior de la ventana).

2.  En el menú Herramientas, haz clic en Plantillas y complementos.

3.  En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en el comando Organizador.

4.  En el cuadro de diálogo Organizador que se muestra (figura 9.6), localiza en el cuadro desplegable izquierdo que comienza por En... el nombre de uno de los estilos que deseas copiar y haz clic sobre él.

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Figura 9.6. Cuadro de diálogo Organizador

5.  Haz clic en el botón que hay en medio del cuadro de dialogo llamado Copiar.

6.  Una vez veas el estilo en el cuadro desplegable derecho que comienza por A..., repite los dos pasos anteriores si deseas copiar otros estilos.

7.  Cuando hayas finalizado haz clic en el comando Cerrar del cuadro de diálogo Organizador.

Lo que has hecho ha sido copiar en la plantilla Normal los estilos que has creado tu mismo. En nuestro caso, el cuadro de diálogo Organizador muestra tanto los estilos del documento que tienes activo, como los estilos de la plantilla a partir de la cual se ha creado el documento. Observa que en el cuadro Estilos disponibles en que hay bajo los cuadros que comienzan por En... y por A..., se muestra el nombre del documento y la plantilla.

Tenemos un documento nuevo llamado "Documento2" y entre sus estilos no están ninguno de los que hemos copiado en la plantilla Normal. Esto se debe a que este documento ya existía antes de que se hubieran copiado en la plantilla Normal los dos estilos. Crea otro documento con la plantilla Normal (haz clic en el icono Nuevo documento en blanco de la barra de herramientas Estándar), y comprueba que en el cuadro desplegable Estilo ya aparecen los cinco estilos "tradicionales" de la plantilla Normal y los dos que has copiado.

Si quisieras que el documento "Documento2" tuviera estos dos estilos, ¿sabrías la forma de hacerlo? Para ello, puedes utilizar la anterior secuencia teniendo en cuenta lo siguiente:

ð Debes activar el documento "Documento2" en lugar del ­documento "Documento de práctica".

ð En el cuadro de diálogo Organizador deberás seleccionar los estilos en el cuadro de la derecha (observa como las palabras En... y A... que estaban a la izquierda y derecha respecti­vamente se intercambian, así como la flecha del comando Copiar).

ð Selecciona en el cuadro de la derecha (En Normal.dot) cada nombre de estilo y haz clic en Copiar para que se añadan a Documento2.doc)

Ahora ya tienes en "Documento de práctica", "Documento2" y en la plantilla "Normal" los estilos "Apartado" y "Elemento".

Hasta ahora has copiado estilos entre documentos y la plantilla Normal. Otra ­acción que te puede interesar hacer es copiar en un documento algún estilo que tenga otro documento como estilo propio.

En nuestro caso, vamos a copiar  "Documento de práctica" el estilo "Organización" del documento "Documento3-Portada de fax". El proceso es similar a la secuencia que vimos anteriormente, pero es necesario hacer algunas modificaciones, por lo que vamos a ver la secuencia completa aunque la mayoría de los pasos sean similares:

1.  Muestra en la ventana el documento que contiene los estilos (haz clic sobre el icono Documento3-Portada de Fax en la barra inferior de la ventana).

2.  Ejecuta el comando Estilo del menú Formato.

3.  Dentro de este cuadro de diálogo, haz clic en el comando Organizador.

4.  En el cuadro de diálogo Organizador que se muestra, haz clic en el comando Cerrar archivo de la parte derecha (para cerrar la plantilla Normal), y observa como ese comando se pasa a denominar Abrir archivo.

5.  Haz clic en el comando Abrir archivo para localizar el documento del que deseas copiar algún estilo.

6.  En el cuadro de diálogo Abrir que se muestra (figura 9.7) has de indicar, en el cuadro desplegable Tipos de archivo, la ­opción Documentos de Word, posteriormente, haz clic en el icono Mis documentos de la parte izquierda y cuando se muestre en la ventana el archivo "Documento de práctica", haz clic en él (se cierra el cuadro de dialogo Abrir y en Organizador se muestran los estilos de "Documento de ­práctica").

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Figura 9.7. Cuadro de diálogo Abrir

7.  Localiza en el cuadro desplegable izquierdo que comienza por En... el nombre de uno de los estilos que deseas copiar y haz clic sobre él (en nuestro caso "Organización").

8.  Haz clic en el botón que hay en medio del cuadro de dialogo llamado Copiar.

9.  Una vez veas el estilo en el cuadro desplegable derecho que ­comienza por A..., repite los dos pasos anteriores si deseas ­copiar otros estilos (en nuestro caso no copiaremos más estilos).

10.  Cuando hayas finalizado, haz clic en el comando Cerrar del cuadro de diálogo Organizador.

Si ahora activas el documento "Documento de práctica", podrás ver que ya ha copiado el estilo.

Conviene que tengas en cuenta lo que hemos hecho en el apartado 6 de la anterior secuencia:

ð Como queríamos copiar un estilo de un documento, hemos tenido que indicar que lo que deseábamos abrir era un documento, y no una plantilla.

ð Como el documento "Documento de práctica" lo hemos creado nosotros y, en su momento, no le hemos especificamos ningún sitio para que se guardara, Word lo ha hecho, por omisión, en la carpeta "Documentos" (o "Mis documentos").

ð Si el documento no hubiera estado en esa carpeta, hubiera sido necesario buscarla desplegando el cuadro desplegable superior, a partir de cual puedes acceder a otras carpetas de tus discos.

ð Si el estilo lo hubieras querido copiar directamente de una de las plantillas de Word, no tendrías que haber modificado el contenido del cuadro desplegable Tipo de archivo y localizar la plantilla en la carpeta situada en C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Templates\3082\ (una ruta bastante enrevesada)

Cierra los documentos que hemos creado, pero no hace falta que los grabes, cuando Word te pregunte si deseas grabarlos indícale que no. De esta forma, en la barra Iniciosólo has de tener el documento de práctica.

Hemos visto muchas cosas y quizás, un breve resumen pueda facilitarte la compresión de las mismas

ð Todo documento de Word utiliza una plantilla que, por omisión, es la plantilla Normal.

ð Cada plantilla tiene estilos propios, los cuales utilizan los ­documentos.

ð Los documentos, además de los estilos de la plantilla a partir de la que se crearon, utilizan otros que Word crea automáticamente al aplicar ciertos formatos y otros que el usuario puede crear en cualquier momento.

ð Los estilos pueden estar incluidos en las plantillas y/o en los documentos.

ð Si un estilo pertenece a una plantilla distinta a la que se está utilizando o a otro documento cualquiera, en lugar de crearlo nuevamente, se puede copiar.

Por último, hacemos mención a otras posibilidades que no hemos tratado en el este tema, pero que puedes practicar cuando tengas un dominio mayor de las plantillas y estilos:

ð Cuando creas un estilo, si activas la casilla de verificación Agregar a la plantilla, el estilo formará parte de la plantilla y no será propio del documento. Debes recurrir a esta posibilidad  si deseas utilizar ese estilo asiduamente.

ð En el cuadro de diálogo Estilo, puedes borrar estilos que no desees utilizar seleccionándolos y haciendo clic en el comando Eliminar. ¡Ten cuidado si los eliminas de una plantilla! Ya que en este caso, se eliminará para todos los documentos que hacen uso de esa plantilla.

ð En el cuadro de diálogo Organizador, puedes cambiar de nombre estilos, pero ten cuidado si lo haces en plantillas ya que afectará a todos los documentos que las utilicen.

ð Si lo deseas, desde el cuadro de diálogo Organizador también puedes copiar estilos entre plantillas; solo has de cerrar el documento y la plantilla que tengas abierta, y abrir las plantillas entre las que desees copiar los estilos.

ð Si deseas llevarte un documento a otro ordenador y dicho documento hace uso de una plantilla creada o modificada por ti, o en la que simplemente has añadido estilos nuevos, debes llevarte el archivo del documento y el archivo de la plantilla. Si la plantilla es una de las que proporciona Word y los nuevos estilos los has añadido al documento y no a la plantilla, solo sería necesario llevarte una copia del documento.

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