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Capýtulo 10:

 Estilos y plantillas para Word 2003

¿Has pensado alguna vez por qué los maquetadores de los libros no se equivocan al dar formato a todos los párrafos que tienen los mismos formatos y que están tan dispersos por el libro? Es lógico pensar que lo normal sería que se les olvidase dar formato a algún párrafo, pero no es así.

Supón que los nombres de los apartados de este libro que tienes en tus manos tuvieran, por ejemplo, los siguientes formatos de caracteres y párrafos: fuente Arial, tamaño 18, espacio anterior 20, espacio posterior 14, interlineado exacto de 12 puntos, etcétera, ¿no crees que sería un rollo repetir lo mismo para cada nombre de apartado?

Imagínate también que el formato de página que Word utiliza cuando creas un documento, no te resulta válido para tus necesidades y que, por ejemplo, tienes que cambiar todos los márgenes e incluir el mismo encabezado y pie de página.

Sería un rollo, y una pérdida de tiempo importante, dar el mismo formato de página y controlar y asignar los formatos a cada uno de los párrafos del ­documento.

¿Quieres un ejemplo real? ¡Este libro! Puedes ver que la página sólo se parece al documento que Word utiliza por omisión en la orientación de la página, porque todo lo demás varía: tamaño de página, márgenes, etc. ¿Y los formatos de los párrafos? Controlar que todos los títulos de apartados sean iguales; que el texto normal tenga el mismo aspecto; que las viñetas y numeraciones sean también iguales, etcétera, supondría una labor de gran envergadura y seguro que daría lugar a diferentes errores.

Word te ayuda a solucionar este problema mediante los estilos y plantillas y, de hecho, aunque no lo sepas, cuando trabajas con Word, estás utilizando un documento que tiene una plantilla y también el texto que escribes tiene unos estilos determinados.

Ahora, cuando los conozcas, verás la ventaja de utilizarlos.

Los estilos y plantillas para Word

Word no sabe trabajar sin plantilla ni estilos. Cada vez que crees un documento podrás indicar qué plantilla deseas utilizar, y si no lo haces o Word no te pregunta, estarás utilizando la plantilla Normal. En concreto, esta plantilla tiene los formatos de documento que, cuando vimos el capítulo 6, aparecían por omisión en los cuadros de diálogo, así como los estilos que veremos a continuación.

La plantilla Normal tiene incluidos unos estilos, que son los siguientes: Normal, Título 1, Título 2 y Título 3. Estos son los estilos básicos que incorpora la plantilla Normal, pero como es obvio, tú puedes crear tantos como vayas necesitando para tus documentos.

Haz clic en el cuadro de texto desplegable Estilo de la barra de herramientas Formato (el que está situado más a la izquierda de la misma) ¡Cada uno de esos nombres es un estilo! En concreto, el que muestra el cuadro y que aparece resaltado en la lista desplegada es el que tiene aplicado el párrafo en el que tienes el punto de inserción.

Puedes observar que hay otros estilos además de los que hemos indicado. Estos los crea Word directamente cuando, por ejemplo, aplicas un encabezado y pie de página o creas esquemas numerados, etcétera. ¡No te preocupes! Vamos a ver todo lo referente a los estilos, y si Word crea alguno, no te preocupes y sigue adelante.

Por el momento solo es necesario que sepas que las plantillas tienen estilos, que cuando Word lo estima necesario crea estilos por su cuenta y que tú también puedes crear estilos. En el primer caso, ya hemos indicado que los estilos pertenecen a la plantilla que estás utilizando y por tanto serán utilizados por todos aquellos documentos que utilicen esa plantilla; en los otros casos, los estilos pertenecen al documento, si bien, como ya veremos después, los podrás pasar a otros documentos y/o otras plantillas.

Por el momento, vamos a continuar trabajando con nuestro documento de práctica y luego veremos cómo trabajar con otros documentos y cómo puedes pasar estilos de unos a otros.

Estilos y formatos

En nuestro ejemplo de práctica, hemos intentado mantener siempre unos párrafos con la misma apariencia, en concreto, los que reflejan el nombre de cada capítulo de este libro.

Ahora deberías añadir al final del documento de práctica el nombre de este capítulo también ("Estilos y plantillas") y darle el mismo formato que los anteriores, pero no lo vas a hacer manualmente, vamos a utilizar los estilos.

Lo que vamos a hacer ahora será crear un estilo. Como un estilo es la forma de recoger bajo un nombre las características de un texto, en nuestro caso vamos a crear un estilo que se llamará "Apartado" y que tendrá las características ­siguientes: fuente Arial, tamaño 18, sin sangrías, con espaciado anterior 18 y posterior 12, así como un interlineado de 1,5 (por si encontramos algunos títulos de capítulos que ocupen más de una línea).

Para crear un estilo utiliza la siguiente secuencia:

1.  Selecciona o sitúa el punto de inserción en un párrafo que deba tener el estilo a crear (en nuestro caso puede ser en el párrafo "Estilos y plantillas" ).

2.  Ejecuta el comando Estilos y formatos del menú Formato. En el panel de tareas saldrán todas las opciones.

3.  Haz clic en el botón Nuevo estilo... (aparece el cuadro de diálogo Nuevo estilo, que se muestra en la figura 9.1).

WORD

Figura 9.1. Cuadro de diálogo Nuevo estilo

4.  Escribe, en el cuadro de texto Nombre, el nombre que ­deseas aplicar al estilo (en nuestro caso, "Apartado")

5.  En el cuadro desplegable Tipo de estilo selecciona a qué tipo de elemento se lo vas a aplicar (en nuestro caso es un párrafo).

6.  El cuadro Basado en indica el nombre del estilo a partir del cual estás creando el nuevo estilo (en nuestro caso fue a partir del estilo Normal de la plantilla).

7.  En el cuadro Estilo del párrafo siguiente debes indicar el estilo que tendrá el siguiente párrafo cuando pulses la tecla Intro (en nuestro caso deberá ser un estilo Normal).

8.  Haz clic en el botón desplegable Formato y selecciona el tipo de elemento al que debes especificar con más detalle su formato (en nuestro caso, Párrafo; hazlo y pon espaciado anterior 18, posterior 12, un interlineado de 1,5 líneas y haz clic en el botón Aceptar.

9.  Repite el paso anterior si deseas especificar el formato de otro elemento (en nuestro caso Fuente para indicar que es Arial de tamaño 18)

10.  Haz clic en el botón Aceptar para grabar el estilo con los formatos especificados.

Vamos a analizar con detalle algunos de los pasos anteriores:

ð En el cuadro de texto Nombre procura utilizar un nombre que identifique al estilo.

ð El cuadro desplegable Tipo de estilo permite aplicar estilos a párrafos, pero podría tratarse de un carácter. Lo normal es este caso, pero veremos como crear otro estilo para un carac­ter.

ð En el cuadro Basado en aparece el estilo que Word tiene definido en su plantilla, a partir del cual modificaste los formatos, aunque puede especificar algún estilo que tú mismo hayas creado anteriormente.

ð El cuadro Estilo del párrafo siguiente te permite indicar el estilo que quieras aplicar al siguiente párrafo cuando pulses la tecla Intro. Tras el título de un capítulo, siempre vas a escribir texto Normal, aunque luego le cambies el estilo. Si se trata de un formato del tipo Numeración o Viñeta, lo mejor será indicar que el siguiente estilo será también Numeración o Viñeta para que no tengas que volver a especificárselo; cuando finalice ese formato, ya le aplicarás manualmente al párrafo siguiente el estilo que le corresponda. (Observa que aparecen muchos estilos, los cuales contienen otras plantillas y documentos de Word).

ð El botón desplegable Formato te permite acceder a los cuadros de diálogo, que vimos en anteriores capítulos, para aplicar formatos con todo detalle. Puedes utilizarlo hasta para poner bordes y viñetas o numeraciones.

Ahora que tienes creado el estilo, has de localizar todos los nombres de capítulo en el documento de práctica para aplicar a todos ellos el estilo que has creado.

Para aplicar un estilo a un párrafo, utiliza la siguiente secuencia:

1.  Sitúa el punto de inserción o selecciona el párrafo al que ­deseas aplicar un estilo (en nuestro caso, en uno de los párrafos que contenga el título de otro capítulo).

2.  Haz clic en el botón desplegable Estilo de la barra de herramientasFormato, localiza y haz clic sobre el estilo que ­deseas aplicarle al párrafo (en nuestro caso, el estilo "Apartado") y, tras plegarse la lista de estilo, observa que el texto cambia de apariencia y que el nombre del estilo se muestra en el cuadro Estilo.

Como puedes ver, no es difícil, sólo te hace falta entender la utilidad de los estilos, y cuando veas y practiques las ventajas que te ofrece, seguro que trabajarás con ellos.

Documenta lo que has hecho en el texto de práctica; escribe el párrafo:

          Todos los títulos de capítulos tienen el estilo "Apartado".

Pero antes de nada debemos ver lo que te puede suponer activar las casillas inferiores del cuadro de diálogo Nuevo:

ð Casilla de verificación Agregar a la plantilla: si activas esta casilla, el estilo que estás creando se incorpora a la plantilla que estás utilizando. Así, cuando crees otro documento con esa plantilla, como el estilo ya estará incluido en ella, podrás utilizarlo. ¡La decisión es tuya! Piensa que a lo mejor con los estilos Título 1, Título 2 y Título 3 puedes tener tus necesidades cubiertas para otros documentos, pero si realmente crees que vas a desear utilizar este nuevo estilo asiduamente, te interesa tenerlo disponible.

ð Casilla de verificación Actualizar automáticamente: esta casi­lla de verificación hace que cada vez que modifiques el estilo, éste se modifique automáticamente. ¡Cuidado con hacerlo! Si la activas, y modificas el formato de un texto que lo tiene aplicado, estarás modificando el estilo. Esto quiere decir que todo texto que tenga este estilo modificará automáticamente su formato tomando el que hayas adoptado la última vez; y cuando decimos todo texto nos estamos refiriendo incluso al que está incluido en otros documentos que hacen uso del esti­lo si ese estilo pertenece a la plantilla que está utilizando y no al propio documento. Te recomendamos que no la actives mientras no estés habituado a trabajar con los estilos.

Nota

Un estilo que no está añadido a la plantilla pertenece al documento. Si utilizas posteriormente la plantilla para trabajar con otro documento, no encontrarás los estilos que no estén incluidos en ella.

Supongamos que ahora deseas cambiar el estilo porque deseas modificar alguno de sus formatos. En nuestro caso, vamos a aplicar el formato Negrita.

Para modificar un estilo utiliza la siguiente secuencia:

1.  Ejecuta el comando Estilos y formatos del menú Formato (aparece, si no se estaba mostrando, el panel de tareas).

2.  Localiza el estilo que deseas modificar y haz clic sobre él.

3.  Haz clic sobre el comando Modificar...

4.  Aparece el cuadro de diálogo Modificar el estilo, que es igual al cuadro de diálogo Nuevo que vimos anteriormente.

5.  Especifica los formatos adecuados al estilo (en nuestro caso, en Fuente, seleccionamos Negrita) y pulsa el botón Aceptar sucesivamente para cerrar los cuadros de diá­logo.

Ahora, todos los títulos de capítulos del documento de práctica tendrán además el estilo negrita. Haz clic en cualquiera de ellos y verás que el botón Negrita de la barra de herramientas Estándar está activo.

Conviene que tengas en cuenta lo que supone modificar un estilo:

ð Las modificaciones aplicadas a un estilo que hayas creado tú mismo se aplican al texto que tiene aplicado ese estilo, el cual se incluirá o no en la plantilla según lo hayas decidido anteriormente.

ð De igual forma puedes modificar cualquiera de los estilos que proporciona la plantilla, pero intenta no hacerlo para evitar problemas de formato si abres el documento en otro ordenador distinto al tuyo.

ð En el caso de que el estilo que estás modificando esté incluido en la plantilla (tanto si es uno que tú has creado e incluido en la plantilla como si se trata de uno de los que la plantilla ya tenía en un principio), ese estilo se modifica en todos los documentos que utilizan esa plantilla.

Si deseas eliminar un estilo de la plantilla utiliza la siguiente secuencia:

1.  Ejecuta el comando Estilos y formatos del menú Formato.

2.  Localiza el estilo que deseas eliminar, haz clic sobre él y, a continuación, sobre el comando Eliminar.

3.  En el cuadro de diálogo que aparece, pulsa el botón .

Debes tener en cuenta que si eliminas un estilo, Word hará que todo el texto que tenga ese estilo tome como formato otro de los estilos (puede que uno que tenga una apariencia parecida), y que obviamente, hará que el aspecto de ese texto pueda ser impredecible (figura 9.2).

WORD

Figura 9.2. La barra de herramientas muestra el nuevo estilo automático creado

Nota

El estilo Normal no se puede borrar, únicamente modificar. Es el único estilo que tienen todas las plantillas.

Si realizas modificaciones a un texto que afecta al estilo que tiene aplicado, Word creará un nuevo estilo temporal al que nombrará como al modificado con la coletilla el signo más + y una descripción del nuevo formato que apliquemos. Por ejemplo, si a nuestro estilo recién creado Apartado, le diéramos un estilo de cursiva, en la lista de estilos se crerá automáticamente este otro, Apartado + Cursiva. Decimos que es temporal porque si quitamos la modificación y Word encuentra que nuestro estilo ya posee todas las características que buscamos, este sobra y desaparecerá de la lista de estilos.

Con este sistema no podemos alterar por error los estilos que creemos, ya que sería muy fácil aplicar un cambio a lo que solo pensamos que afecta a una pequeña selección que hagamos cuando en realidad estaríamos modificando un estilo que se aplica en otras partes del documento o, incluso peor, en otros archivos si se trata de un estilo de plantilla.

Puedes controlar todos los estilos de tu documento en el panel de tareas, teniendo activas las opciones de Estilos y formatos. En la parte inferior, en Mostrar puedes filtrar la lista de estilos para ver cuántos tienes creados, y de ellos, cuáles en uso.

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