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Tablas, formularios y expresiones en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
9/10 (1 opiniýn) |3110 alumnos|Fecha publicaciýn: 23/06/2010
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Capýtulo 5:

 Utilizar un formulario en Access

Una vez creado el formulario, vamos a ver cómo usarlo para introducir datos de las tablas. Puede ocurrir que el formulario esté vacío (porque no se haya introducido ningún registro en la tabla en la que se basa dicho formulario, como ocurre en nuestro ejemplo de Alumnos) o que ya tenga datos, como veremos más adelante.

Para introducir nuevos datos, hay que seguir unos pasos similares a los vistos al usar la hoja de datos de la tabla:

1.  Escribe el dato del primer campo del nuevo registro.

2.  Pulsa la tecla Tab para ir al segundo campo del registro.

3.  Repite los pasos 2 y 3 hasta llegar al final del primer registro.

4.  Cuando pulses la tecla Tab al final del primer registro, pasarás al primer campo del registro nuevo.

También se pueden rellenar los campos utilizando el ratón. Sólo hay que hacer clic dentro de cada control que representa a un campo e introducir su valor.

Por ejemplo, en nuestro formulario de Alumnos (figura 5.3), haz clic en el control Nombre del primer registro del formulario y escribe el nombre del alumno: Francisco. Vuelve a hacer clic en el campo Apellidos y escribe Lucas Cordero. Sigue este método para el resto de campos.

Sin embargo, suele ser más cómodo usar la tecla Tab como se ha indicado en los pasos anteriores y no tener que usar el ratón continuamente. Pulsa ahora Tab y observa cómo se pasa al campo Dirección.

Rellena ahora los campos de los seis primeros alumnos siguiendo los datos de la tabla 5.1.

Tabla 5.1. Datos de la tabla Alumnos

Nombre    Apellidos     Dirección       Población   Código Provincia  Teléfono      Fecha                                                                                  postal                   móvil            nacim.

Francisco Lucas           Avda. Juan     Badajoz      06001   Badajoz     606 606606              17/04/69
                   Cordero       Carlos I, 11                                      

José          Gómez         C/ Almen-      Mérida       06800   Badajoz     626 626626              11/05/72
                   Gómez         dralejo, 2       

Pedro        Yuste           Av. Antonio    Cáceres     10002   Cáceres    616 616616              17/12/75
                   Luengo        Hurtado, 5

Joaquín    Suárez         Paseo              Cáceres     10003   Cáceres    636 636636              17/11/74
                   Delgado       Cánovas, 2

Sandra      Gómez         C/ Zurbarán,                      Badajoz 06002       Badajoz       646 646646        1/12/72
                   Aranaz        23                   

Cristina     Alonso        Paseo Roma,  Mérida        06800     Badajoz     606 000000  25/8/73
                   Franco         s/n                  

Moverse por un formulario

Para moverte por los registros de un formulario, utiliza los botones situados en la parte inferior de la ventana del formulario. La figura 5.4 explica la función de cada uno de esos botones.

botones para desplazarse por registros

Figura 5.4. Botones para desplazarse por los registros

Si además de ver los registros, quieres modificarlos, primero sitúate en el registro en cuestión usando los botones de la figura 5.4 y, una vez en el registro, haz clic con el ratón en el campo que quieras modificar.

Dentro de cada campo, las teclas funcionan igual que en la hoja de datos de las tablas, incluidas las teclas Supr y Retroceso.

Consejo

Al igual que en la hoja de datos de la tabla, al mover la tecla Tabpara ir de un campo a otro, seleccionas el contenido de los campos enteros (modo Desplazamiento). Si pulsas Supr o Retroceso, borrarás todo el registro. La tecla F2 te permite editar sólo parte del contenido de un campo.

Cerrar y abrir un formulario

Al terminar de trabajar con un formulario, sólo tienes que cerrarlo para haciendo clic en el botón Cerrar de dicho formulario.

Tras cerrarlo, lo puedes volver a abrir en cualquier momento realizando estos dos pasos:

1.  En el panel de exploración, haz clic en el menú y elige la categoría Formulariospara saber los formularios que hay creados en la base de datos.

2.  Haz doble clic en el nombre del formulario, o clic secundario con el ratón para elegir la opción Abrir.

Crear Formularios sin usar el asistente

Hemos querido que vieras primero cómo crear un formulario con el Asistente para que sepas cómo controlar elementos del mismo, como el fondo o el efecto de sombra de los campos.

Ahora que ya sabes hacerlo, vamos a ver cómo crear un formulario de un único paso. Access crea los formularios de manera automática con sólo decirle de qué tabla queremos crear el formulario.

Los pasos que tienes que seguir son:

1.  En panel de exploración, asegúrate de que muestra todos los objetos. Verás las cuatro tablas creadas en el capítulo anterior.

2.  Selecciona la tabla Alumnos y en la cinta de opciones, haz clic en la ficha Crear.

3.  Ejecuta el comando Formulario.

Como hemos dicho, Access crea automáticamente un nuevo formulario. En nuestro ejemplo, al usar la tabla Profesores, muestra el formulario de la figura 5.5. Observa que en esta figura aparecen los datos del primer profesor que introdujimos en el capítulo anterior. Recuerda que Access ordena los registros por el campo clave, y en este caso este campo es autonumérico y, por tanto, se mantiene el orden de introducción de los registros.

nuevo formulario

Figura 5.5. El nuevo formulario en modo de vista Presentación

Este formulario es muy parecido al creado antes, pero tiene tres diferencias que merece la pena destacar:

ð El fondo y el estilo del formulario son distintos a los empleados en el ejemplo de los alumnos. Access ha seleccionado las opciones por omisión.

ð El modo de vista es Presentación, uno nuevo modo que permite realizar cambios en el diseño, pero no introducir datos. De hecho, tiene sus propias fichas nuevas en la cinta de opciones, con comandos para añadir título al formulario, un logotipo o cambiar el fondo y el estilo con el comando Autoformatos. Si quisieras comenzar a trabajar ya con el formulario e introducir los datos, tendrías que cambiar a la vista Formulario, con el comando Ver en la cinta de opciones o con el botón de la barra de estado.

ð Como habíamos introducido datos en la tabla Profesores, el formulario muestra los datos del primer registro. Esto significa que para introducir nuevos datos, hay que usar el botón para crear un nuevo registro de la figura 5.4.

ð La diferencia más importante es que Access ha incluido en la parte inferior los datos de los cursos que ha impartido o va a impartir el profesor.

Por tanto, Access ha creado un formulario que contiene datos de dos tablas distintas relacionadas entre sí. Por un lado, están los datos completos del profesor y, por otro, los datos de los cursos que tiene asignados o ya ha impartido.

Ten en cuenta que Access lo ha hecho porque hemos definido las relaciones en el capítulo anterior. De ahí la importancia de crear dichas relaciones cuanto antes, para que el trabajo futuro sea mucho más sencillo.

Prueba ahora a crear un autoformulario con la tabla Alumnos y llámalo Formulario automático para alumnos (figura 5.6). Observa que Access incluye también el código del curso en la parte inferior, relacionando a los alumnos con los cursos que han recibido (aunque esté vacío por ahora).

formulario automático

Figura 5.6. El formulario automático de la tabla Alumnos

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