Capýtulo 6:

 Usar un formulario de dos tablas

La figura 5.5 muestra el formulario de profesores con dos tablas: la tabla Profesores y la tabla Cursos. Para llenar datos en este tipo de formularios, se hace igual que en el caso de un formulario de una tabla (aunque como ya contiene datos, primero hay que situarse en un registro nuevo): utiliza la tecla Tab para ir pasando de un campo a otro hasta llegar al final del mismo.

Sin embargo, al llegar al último campo de un registro de profesores y pulsar Tab, observa que el punto de inserción pasa al primer registro de la tabla Cursos (concretamente al campo IdCurso, que es el que identifica al curso). Estos formularios existentes dentro de un formulario mayor reciben el nombre de subformularios (y al formulario mayor se le llama formulario principal).

Nota

En concreto, este subformulario funciona de manera idéntica a la hoja de datos y por tanto no vamos a repetir cómo usarlo.

Introduce ahora los datos de un nuevo profesor con un curso, como muestra la figura 5.7.

Figura 5.7. El formulario de dos tablas con un nuevo registro

Ya veremos cómo modificar los formularios en el siguiente capítulo de forma que se vea todo el contenido del subformulario.

Los datos usados son:

ð Nombre curso: Internet

ð Fecha de inicio: 4/11/09

ð Fecha de fin: 29/11/09

ð Hora de inicio: 5:00 pm

ð Hora de fin: 7:00 pm

ð Precio: 130,00 €

Formularios de varios elementos

Tanto el formulario de alumnos creado por nosotros como los formularios automáticos son formularios del tipo «columna simple». Estos formularios se caracterizan porque muestran cada registro de la tabla en un pantalla del formulario.

Al usar los botones para desplazarte de la figura 5.6 para pasar al siguiente registro, éste aparece en una nueva ventana del formulario.

Access también dispone de otros tipos de formularios, entre los que destacan dos:

ð El formulario de hoja de datos. Es idéntico a una hoja de datos y hemos visto un ejemplo en el subformulario de cursos de la figura 5.5.

ð El formulario de tablas. En estos formularios, los registros se muestran uno encima del otro, de forma que en una misma pantalla se pueden ver varios registros de la tabla.

Vamos a crear ahora un formulario de tablas para que veas cómo es:

1.  En la panel de exploración, haz clic en el menú y elige la categoría Formularios. Observa que en el espacio en blanco del panel aparecen los formularios ya creados.

2.  Haz clic en la opción Másformularios y luego en la opción Asistente para formularios para abrir la primera ventana del asistente.

3.  Primero, selecciona la tabla de la que quieras crear un formulario en la lista desplegable Tablas/Consultas. En el ejemplo, seleccio­na Cursos.

4.  En la lista Camposdisponibles, selecciona cada uno de los campos que quieras incluir en el formulario y haz clic en el botón >. Si quieres añadir todos los campos, haz clic en el botón >> (hazlo ahora para el ejemplo).

5.  En la segunda ventana del asistente, selecciona la opción Tabular y haz clic en Siguiente.

6.  Termina los pasos del asistente como ya vimos anteriormente al crear el formulario de profesores. Nosotros hemos seleccionado el estilo Estándar y hemos titulado el formulario Formulario para cursos.

La forma de introducir datos en los formularios tabulares es similar a la utilizada en los formularios de columna simple, pero al crear un nuevo registro, éste aparecerá debajo del anterior, y no en una nueva ventana.

La verdad es que el resultado obtenido con el Asistente para formularios tabulares no es el mejor posible (figura 5.8). Como ves, las etiquetas no se ven completas.

Figura 5.8. El formulario tabular original

En el capítulo siguiente veremos cómo modificar los formularios para conseguir que este formulario se vea correctamente.

Nota

Una vía más rápida de crear formularios tabulares es seleccionar la tabla en el panel de exploración y, en la cinta de opciones, ficha Crear, ejecuta el comando Varios elementos.

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