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Tablas, formularios y expresiones en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
9/10 (1 opinión) |3110 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 8:

 Operaciones con controles

A la hora de modificar un formulario, lo más normal es realizar cambios en los controles. En los siguientes apartados vamos a ver las operaciones principales que se pueden llevar a cabo con estos elementos básicos de los formularios.

Seleccionar controles

La primera operación que vamos a ver para modificar un formulario consiste en seleccionar los controles. Como es normal, antes de poder realizar ninguna operación con un control (como eliminarlo o cambiarle el tamaño), es imprescindible indicar a Access a qué control queremos aplicar dichos cambios. La operación de selección de un control cumple con esta función.

Para seleccionar un control, sólo hay que seguir dos pasos:

1.  Asegúrate de que está activa la herramienta Seleccionar del grupo de comandos Controles (es la de la flecha blanca). Si no lo está, haz clic sobre ella.

2.  Haz clic sobre el control que desees seleccionar.

Se sabe que un control está seleccionado porque aparecen unos puntos a su alrededor que se llaman selectores. Si lo que aparece es un borde anaranjado, entonces has seleccionado un diseño, conteniendo a varios controles. Los diseños también tienen sus selectores. En la figura 6.2 hemos seleccionado el diseño Nombre.

Una vez que el control está seleccionado, podrás llevar a cabo la operación que quieras. Sin embargo, si quieres llevar a cabo la misma operación con varios controles a la vez, es mucho mejor agruparlos en diseños antes de utilizar el comando correspondiente.

Si quieres quitar de un diseño uno o varios controles para seleccionar luego cada control independientemente, sigue estos pasos:

1.  Haz clic en el primer control que quieras seleccionar.

2.  Mantén pulsada la tecla Mayúsy, sin soltarla, haz clic en el resto de controles.

3.  En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de control, haz clic en Quitar.

Consejo

Si vas a sacar bastantes controles de un diseño, este dejará de tener sentido y es mejor quitarlo por completo; para eso selecciónalo entero con un clic en el cuadro selector de diseños situado en la parte superior izquierda del diseño. Ya puedes ejecutar Quitar.

Operaciones básicas

Una vez seleccionado un control, puedes realizar con él todas las operaciones que desees: moverlo, borrarlo, cambiarle el tamaño, etcétera. Algunas son muy sencillas y las podemos explicar en un párrafo:

ð Para borrar un control, selecciónalo y pulsa la tecla Supr(o selecciona el comando Eliminar del menú contextual si haces clic secundario).

Otras de las operaciones básicas que se pueden llevar a cabo con los controles consisten en usar los comandos Copiar, Cortar y Pegar en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, al igual que en cualquier otra aplicación de Windows:

1.  Selecciona el control que quieras copiar (o cortar).

2.  Ejecuta el comando Copiar (o Cortar) en la cinta de opciones.

3.  Haz clic en la zona del formulario en la que quieras situar el control.

4.  Selecciona el comando Pegar del grupo Portapapeles.

Si utilizas Copiar, lograrás un duplicado del control, mientras que el comando Cortar sirve para «mover» un control de una parte a otra del formulario. El uso de los comandos Copiar, Cortar y Pegar es útil cuando se quiere mover un control de una sección a otra del formulario. Recuerda que las secciones las veremos con detenimiento al tratar los informes.

selección de controles a la vez

Figura 6.3. Selección de varios controles a la vez

Mover un control

Si quieres mover un control de una posición a otra dentro de la misma sección del formulario, no tienes que usar los comandos Cortar y Pegar. Es mucho más rápido moverlo de posición directamente con el ratón siguiendo estos pasos:

1.  Selecciona el control que quieras mover. Recuerda que aparecen los selectores a su alrededor para indicar que realmente se ­encuentra seleccionado.

2.  Una vez que esté seleccionado, sitúa el puntero del ratón en la línea que aparece alrededor del control. Sitúalo en cualquier punto de dicha línea menos en los selectores.

3.  Cuando el puntero se convierta en un icono con cuatro flechas, haz clic y arrastra el ratón hasta la posición en la que desees situar el control.

Nota

Recuerda que si seleccionas varios controles en el paso 1, puedes moverlos todos a la vez.

Ten en cuenta que en los controles dependientes, las etiquetas están adosadas a los controles. Por tanto, si mueves un control, moverás su etiqueta con él. Esto es útil en la mayoría de las ocasiones, ya que querrás que la etiqueta esté siempre cerca del control al que está adosada.

Si por algún motivo (y en nuestro ejemplo veremos alguno) quieres mover sólo el control, sigue estos pasos:

1.  Selecciona el control haciendo clic sobre él.

2.  Sitúa el puntero del ratón en la esquina superior izquierda de dicho control (justo en el recuadro negro grande).

3.  Cuando el puntero del ratón se convierta en un icono con cuatro flechas, haz clic y arrastra para mover sólo el control hasta la nueva posición.

Si lo que quieres es mover sólo la etiqueta, haz clic sobre la etiqueta para seleccio­narla (no selecciones el control) y utiliza la misma técnica: sitúa el puntero del ratón en la esquina superior izquierda y arrastra el ratón cuando se convierta en icono con cuatro flechas.

Nota

Si mueves un control más allá del tamaño del formulario, éste aumenta su tamaño automáticamente para que quepa el control completo. Es una forma sencilla de aumentar el tamaño del formulario.

Cambiar el tamaño de un control

Para cambiar el tamaño de un control se utilizan los selectores. Por eso se decía en el apartado anterior que para mover un control no se pueden arrastrar estos selectores, ya que en lugar de moverlo le cambiarías el tamaño.

Los pasos que aparecen a continuación indican cómo modificar el tamaño de un control:

1.  Selecciona el control al que quieras cambiar el tamaño.

2.  Sitúa el puntero del ratón sobre uno de los selectores del control (excepto el de arriba a la izquierda que ya sabemos que sirve para moverlo).

3.  Cuando el puntero del ratón se convierta en una doble flecha, pulsa el ratón y arrástralo sin soltarlo.

Dependiendo del selector usado, podrás modificar la altura o la anchura del control (o las dos a la vez).

La figura 6.4 muestra la utilidad de cada selector de un control seleccionado. Así, si utilizas los selectores de las esquinas, modificas a la vez el alto y el ancho del control.

selector usado

Figura 6.4. Dependiendo del selector usado, varía la operación realizada

Igualar tamaños

Con las técnicas para modificar el tamaño vistas en el apartado anterior, puede ocurrir que varios controles que desees que tengan el mismo tamaño terminen siendo más altos o más anchos unos que otros.

Buscando la mejor apariencia posible, Access proporciona una serie de comandos en la ficha Organizar de Herramientas de diseño de formulario pensados para igualar el tamaño de varios controles entre sí.

Los siguientes pasos muestran cómo usar estos comandos:

1.  Selecciona los controles que quieras que tengan la misma altura (o anchura).

2.  Observa el grupo de comandos Tamaño,de la ficha Organizaren la cinta de opciones.

3.  Selecciona el comando correspondiente según lo que quieras conseguir: Ajustar al más alto, Ajustar al más corto, Ajustar al más ancho, Ajustar al más estrecho, Ajustar a la cuadrícula o Ajustar al contenido.

Alinear los controles

Del mismo modo que puedes igualar el tamaño de los controles, también puedes alinearlos vertical u horizontalmente. Los pasos son similares a los vistos en el apartado anterior:

1.  Selecciona los controles que quieras alinear.

2.  Observa el grupo de comandos Alineación de controles, de la ficha Organizaren la cinta de opciones (figura 6.5).

3.  Selecciona el comando correspondiente según lo que quieras conseguir: A la cuadrícula (alinearlos a la cuadrícula de diseño), Izquierda (alinearlos según sus lados izquierdos), Derecha (alinearlos a la derecha), Arriba (alinearlos verticalmente por la parte superior) o Abajo (alinearlos verticalmente por la parte inferior).

Además, en el grupo de comandos Posición, de la ficha Organizarde Herramientas de diseño de formulario puedes controlar la separación entre los controles.

submenú alinear

Figura 6.5. El submenú Alinear permite alienar controles vertical y horizontalmente

Cambiar el contenido de una etiqueta

Como última modificación, por ahora, del contenido de un formulario, vamos a ver la forma de cambiar el contenido de una etiqueta.

Ya hemos comentado en varias ocasiones a lo largo del libro que las etiquetas de estos controles muestran el contenido de la propiedad Títulode los campos correspondientes.

Si se quiere modificar el contenido de una etiqueta, sólo hay que seguir estos pasos:

1.  Haz clic en la etiqueta para seleccionarla.

2.  Una vez que esté seleccionada, vuelve a hacer clic dentro de la etiqueta (o pulsa la tecla F2) para que aparezca el punto de inserción en el texto de la etiqueta.

3.  Cuando termines de cambiar el texto de la etiqueta, pulsa Intro.

Un poco de práctica

Ahora que ya sabemos cómo modificar un formulario, vamos a usar todo lo aprendido para lograr que nuestro formulario de la figura 6.1 se parezca al mostrado en la figura 6.6, que sin duda tiene mejor apariencia.

formulario modificado

Figura 6.6. El formulario modificado

Los cambios que hemos realizado son:

ð Se han cambiado las etiquetas de los controles llamados EdoOProv e IdAlumno, para poner, respectivamente, Provincia e Id. alumno.

ð Se ha reducido el tamaño del control IdAlumno, ya que al ser autonumérico no tiene que ser muy grande.

ð Se ha aumentado el tamaño del control Dirección, ya que en la figura 6.1 se ve que no caben las direcciones si son un poco largas. Lo mismo se ha hecho con el campo Apellidos.

ð Se ha aumentado el tamaño de la etiqueta Fechanacimiento con el fin de que se pueda leer completa. Para hacerlo, hemos creado un diseño apilado junto con los controles de Nombre, Apellidos, IdAlumno (seleccionas estos controles con sus etiquetas y ejecutas Apilado en el grupo de comandos Diseño de controles). Así hemos controlado además la separación entre ellos.

ð Se han movido muchos de los controles, de forma que el primer campo sea el identificador del alumno.

ð También se han movido los controles para «agrupar» los datos del alumno en distintos bloques con diseños apilados:

ð Los datos básicos, como el identificador, el nombre y los apellidos. Se ha incluido la fecha de nacimiento, pero se podía haber dejado en cualquier otra posición.

ð Por otra parte se han agrupado los datos de la dirección, con el código postal, la población y la provincia.

ð Los teléfonos también se encuentran unos junto a otros.

ð Por último, el control Notas queda inde­pen­diente.

ð Finalmente, se han usado los comandos del grupo Diseño de controles para aseguranos de que todos los controles están alineados entre sí.

Cambiar el orden de la tecla Tab

Vimos en el capítulo 5 que para rellenar datos en un formulario lo más cómodo era usar la tecla Tab para moverse de unos campos a otros de dicho formulario. Por omisión, Access va moviendo el punto de inserción de unos campos a otros de manera lógica: desde el primer control hacia abajo hasta llegar al último.

Sin embargo, cuando se utilizan las técnicas vistas aquí para mover controles en un formulario, Access mantiene el orden de los controles como estuvieran en el formulario original.

Por tanto, si ahora intentas usar la tecla Tab para moverte por el formulario, es fácil que te pierdas, ya que pasarás de unos controles a otros sin mucho sentido.

Los siguientes pasos indican cómo definir el orden de los controles cuando se pulsa la tecla Tab:

1.  Si es necesario, abre la vista de diseño del formulario.

2.  Ejecuta el comando Orden de tabulación del del grupo Diseño de controles para abrir el cuadro de diálogo de la figura 6.7.

orden de tabulación

Figura 6.7. Cuadro de diálogo Orden de tabulación

3.  Seleccióna Detalle si es necesario en el cuadro Sección. Recuer­da que veremos las secciones al tratar los informes. En la lista Ordenpersonalizado, aparece el orden en el que la tecla Tab se desplaza en este momento.

4.  Para mover un control de posición en el orden de tabulación, primero has de seleccionarlo haciendo clic en el botón gris que hay a su izquierda.

5.  Una vez seleccionado, vuelve a hacer clic en dicho botón y, sin soltar, arrastra el control hacia arriba o hacia abajo para indicar su posición en el orden de tabulación.

6.  Cuando termines de ordenar todos los controles, haz clic en el botón Aceptar.

Nota

El botón Orden automático organiza los controles automáticamente de arriba hacia abajo. No nos sirve en el ejemplo, ya que nosotros queremos que el tabulador se desplace por los grupos que hemos creado.

La figura 6.7 muestra el orden de tabulación idóneo para el formulario de ejemplo.

Formato de los controles

Además de las operaciones vistas hasta ahora para modificar los controles de un formulario, Access incluye una buena cantidad de opciones para modificar la apariencia de dichos controles.

De hecho, cuando seleccionas un control, observa que se activa el grupo de comandos Fuente (figura 6.8). Este grupo es similar al existente en otras aplicaciones, como Word y Excel, y sirve para cambiar el formato de un control de manera rápida.

barra de herramientas formato

Figura 6.8. Barra de herramientas Formato

La tabla 6.2 explica brevemente cada comando del grupo, pero la mejor forma de ver su función es seleccionar uno o varios controles e ir probando el resultado obtenido al seleccionar estos botones.

Tabla 6.2. Botones del grupo de comandos Fuente

Botón                                              Descripción

Fuente                                            Permite cambiar la fuente de texto del control o contro-                              les seleccionados.

Tamaño de fuente                         Permite modificar el tamaño del texto del control o con-                             troles seleccionados.

Negrita                                           Permite resaltar en negrita el texto de los controles                    seleccionados.

Cursiva                                          Permite resaltar en cursiva el texto de los controles                    seleccionados.

Subrayado                                      Permite subrayar el texto de los controles seleccionados.

Alinear a la izquierda                    Permite alinear a la izquierda el texto de los controles                    seleccionados.

Tabla 6.2. Botones del grupo de comandos Fuente (continuación)

Botón                                              Descripción

Centrar                                          Permite centrar el texto de los controles seleccionados.

Alinear a la derecha                    Permite alinear a la derecha el texto de los controles                  seleccionados.

Color de fondo o de relleno         Permite cambiar el color de fondo de los controles                       seleccionados.

Color de fuente o                          Permite cambiar el color del texto de los controles       de primer plano   seleccionados.

Color de fondo o de relleno         Permite cambiar el color del borde de los controles      alternativo            seleccionados.

Copiar formato                             Permite traspasar las características de formato de un                              control o valor a otro.

Formato condicional                    Permite cambiar la apariencia de los controles o su valor                              en función de una o varias condiciones. Por ejemplo,               mostrar los valores monetarios en rojo si son negativos.

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