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Tablas, formularios y expresiones en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
9/10 (1 opinión) |3110 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 7:

 Modificar formularios en Access

Objetivos del capítulo 7, 8 y 9

•   Introducir cambios en los formularios.

•   Vista de diseño del formulario.

•   Los controles.

En el capítulo 5 vimos cómo crear un formulario mediante el asistente, pero en algunas ocasiones el resultado que nos ofrece no será del todo de nuestro agrado.

En este capítulo aprenderás a: modificar un formulario, identificar los controles, realizar operaciones básicas sobre los controles, ver las propiedades e incluir nuevos controles en el formulario.

También aprenderás a distinguir entre las vistas de Formulario, de Diseño y de Presentación de formularios.

 

Modificar un formulario

En el capítulo 5 vimos cómo se crean los formularios. Ahora vamos a ver cómo modificar un formulario que hayamos creado con el Asistente para formularios o con el comando Formulario.

Cuando hablamos de modificar un formulario, nos referimos a cambiar el diseño del formulario y no su contenido. Ya hemos visto cómo cambiar el contenido de las tablas usando formularios y no lo vamos a repetir.

Hay muchos motivos para modificar un formulario, entre los que destacan los siguientes:

ð Puede ser que el formulario creado con un asistente tenga problemas porque no se vean bien los nombres de las etiquetas de los campos o el contenido de los mismos. Esto ocurre con el formulario de la figura 6.1, que es el que obtuvimos al usar el Asistente para formularios con la tabla Alumnos.

formulario creado con asistente access

Figura 6.1. Ejemplo del formulario creado con el asistente

ð También puede pasar que se quieran incluir nuevos elementos en un formulario, como el logotipo de una empresa o un recuadro para destacar algunos campos del formulario.

ð Finalmente, otro motivo típico es incluir elementos del formulario que permitan realizar operaciones aritméticas, como sumar, restar o multiplicar.

Vamos a aprovechar el formulario de la figura 6.1 como ejemplo para aprender a modificar formularios.

Al igual que ocurría con las tablas, hay varias vistas en las que se pueden ver los formularios.

Las tres principales son:

ð La Vista Formulario. Esla que se utiliza para ver, introducir y modificar datos en las tablas usando los formularios.

ð La Vista Presentación. Unavez creado el formulario, se muestra esta vista para ajustar fácilmente su diseño. La ventaja es que se ven los datos reales del formulario como referencia, y puedes reorganizar los controles y ajustar su tamaño.

ð La Vista Diseño se utiliza para modificar el diseño o apariencia de los formularios al detalle. No muestra dato alguno, solo la cuadrícula de diseño puro y duro.

Como es evidente, necesitamos abrir la vista de diseño de nuestro formulario de ejemplo para modificarlo. Para abrir esta vista, sigue estos pasos:

ð Selecciona el formulario que quieres modificar.

ð En la cinta de opciones, haz clic en el comando Ver en la ficha Inicio o en la ficha Diseño de Herramientas de... y elige el modo Vista Diseño.

ð Otra opción es hacer clic en el botón de vista correspondiente en la barra de estado.

La figura 6.2 nos muestra la vista de diseño del formulario Formulario para alumnos.

Vista de diseño de formularios

Ya hemos visto cómo llegar a la ventana de diseño de un formulario, tanto desde la ventana de la base de datos como desde la ventana de presentación de dicho formulario. Una vez en ella (figura 6.2), verás que esta ventana tiene los siguientes elementos principales:

ð El Herramientas de controles. Este grupo de comandos sirve para crear nuevos controles y para seleccionar los ya existentes.

ð La Lista de campos. Muestra los campos de la tabla en la que está basado el formulario. Si no aparece por defecto, pulsa en el comando Agregar campos existentes en la cinta de opciones.

ð Las secciones. La vista de diseño de los formularios y de los informes están divididas en secciones. Las veremos en el capítulo de informes, ya que tienen mucha más importancia a la hora de imprimir (objetivo de los informes) que cuando se trabaja en pantalla.

ð Los controles. Son los elementos principales de los formularios (e informes), los objetos que lo forman. Cuando Access crea de forma automática el formulario, los agrupa en diseños. Un diseño, indicado por una cuadrícula anaranjada en torno a los controles, ayuda a alinear los controles.

Tipos de controles

Como hemos indicado, los elementos más importantes de esta vista de diseño son los controles. Hay varias formas de clasificar los controles de los formularios, según su origen o según el elemento de Windows que lo representa.

Según el origen de un control, hay tres tipos principales de controles:

ð      Los controles dependientes. Son controles que tienen relación directa con los valores de los campos. De hecho, muestran dichos valores. Por ejemplo, en la figura 6.2, el control CódPostal muestra el contenido del campo del mismo nombre de la tabla Alumnos. Por tanto, se dice que es un control «dependiente» del contenido de dicho campo.

ventana de diseño

Figura 6.2. Ventana de diseño

ð Los controles independientes son los que no tienen relación con los valores de los campos. Por ejemplo, las etiquetas que aparecen junto a los controles de los campos no son dependientes de ningún campo, ya que su valor no se almacena en ningún campo de la tabla.

ð Los controles calculados. Son los controles cuyo valor se obtie­ne de alguna operación aritmética realizada con otros controles. Por ejemplo, se puede crear un control que calcule la edad de un alumno basándose en la fecha de nacimiento.

Además de por su origen, los campos también se pueden clasificar por el elemento de Windows que los representa. En la figura 6.2 sólo hay dos tipos de controles:

ð Los campos están representados por controles del tipo cuadro de texto que contienen el valor de estos campos.

ð A su lado, aparece un texto explicativo que es un control del tipo etiqueta. Estos controles muestran el valor de la propiedad Títulode los campos correspondientes.

En el grupo de comandos Controles puedes ver los otros tipos de controles que pueden existir en un formulario, en la tabla 6.1 resumimos los más importantes.

Tabla 6.1. Tipos de controles según el elemento que los representa

Tipo de control                     Uso

Etiqueta                                 Se utilizan para incluir textos explicativos. Aparece una eti-                              queta por cada control que representa un campo.

Cuadro de texto                    Se usan para mostrar los datos de los campos y para modifi-                               carlos, si así se desea. Es el tipo de control utilizado por                  omisión para representar a la mayoría de los campos (excepto                               a los del tipo Sí/No).

Botón de alternar                Se usan para representar campos que contienen valores                      excluyentes o valores de tipo Sí/No.

Casilla de verificación       Igual que el anterior, pero más común.

Cuadro combinado              Estos controles muestran los posibles valores de un campo                                 en forma de lista desplegable.

Cuadro de lista                    Igual que el anterior, pero la lista se muestra sin necesidad                               de desplegar ningún cuadro.

Botón de comando               Sirve para ejecutar instrucciones al hacer clic sobre él. En                                los formularios están muy ligados al uso de macros y de
                                                módulos.

Imagen                                  Los controles de tipo Imagen están pensados para almace-                  nar imágenes gráficas en los formularios, como logotipos o                              fotografías.

Objeto independiente          Los objetos independientes representan elementos creados                                con otras aplicaciones informáticas distintas de Access.                                También lo veremos al tratar los objetos.

Objeto dependiente             Los objetos dependientes son elementos cuyo contenido                       está vinculado con archivos externos a las bases de datos.

Subformularios                   Estos controles especiales permiten incluir un formulario                 dentro de otro. Ya vimos un par de ejemplos en el capítulo 5                al crear nuestros primeros formularios.

Subinformes                         Estos controles permiten incluir un informe dentro de un                      formulario. Es muy parecido a incluir un formulario dentro                             de otro.

Tabla 6.1. Tipos de controles según el elemento que los representa (continuación)

Tipo de control                     Uso

Línea                                     Este tipo de control permite incluir líneas rectas como ele-                 mentos decorativos en los formularios.

Rectángulo                           Este control permite incluir un rectángulo como elemento                     decorativo dentro de un formulario.

Capítulo siguiente - Operaciones con controles

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